Documente utilizate în procesul de implementare a sistemului de control intern managerial

Conform Standardului 12 – Informarea și Comunicarea, în cadrul entităților publice se stabilesc tipurile de informații, conținutul, frecvența, sursele și destinatarii acestora precum și un sistem eficient de comunicare internă și externă.

Astfel, în cadrul Instrumentarului sistemului de control intern managerial, o componentă de bază a Sistemului informațional o reprezintă documentele specifice cu care operează sistemul de control intern managerial.

Întregul proces de implementare, dezvoltare, evaluare și raportare a sistemului de control intern managerial este însoțit de o serie de documente cu caracter administrativ, operațional (cu referire la anumite activități sau acțiuni, precum, managementul riscului), procedural, de evaluare, informare și raportare.

Documente SCIM cu caracter administrativ

Decizia de constituire a Comisiei de Monitorizare sau după caz, ordin de ministru, act administrativ de decizie, etc;
Decizia de constituire a Echipei de Gestionare a Riscurilor (idem, după caz);
Ordinea de zi a ședințelor Comisiei de Monitorizare;
Ordinea de zi a ședințelor Echipei de Gestionare a Riscurilor;
Minute ale ședințelor Comisiei de Monitorizare, ce pot include după caz și hotărârile luate în cadrul ședințelor;
Procese verbale ale ședințelor Echipei de Gestionare a Riscurilor;
Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial;

Documente SCIM cu caracter organizatoric

Organigrama entităţii publice;
Regulament de Organizare și Funcționare (ROF) ;
Regulament de organizare și funcționarea a Comisiei de Monitorizare;
Regulament de organizare și funcționarea a Echipei de Gestionare a Riscurilor;
Fişe de post;
Program de pregătire profesională a personalului în domeniul sistemului de control intern managerial;

Documente specifice domeniului managementului riscului

Formular de alertă la risc (FAR);
Registru de riscuri la nivelul compartimentului;
Profilul de risc și limita de toleranță la risc la nivelul entității;
Registru de riscuri la nivelul entității;
Plan de implementare a măsurilor de control la nivelul entității publice;
Fișa de urmărire a riscului (FUR);
Raport privind procesul de gestionare a riscurilor la nivelul compartimentului;
Informare privind procesul de gestionare a riscurilor la nivelul entității publice;

Documente SCIM specifice etapelor de implementare

Lista obiectivelor generale, specifice și activităților sau după caz, alt document de management, planificare strategică instituţională, program, etc;
Lista obiectivelor, activităților și riscurilor;
Lista activităților procedurabile;
Lista procedurilor (codificare);
Inventarierea documentelor (registru, condică, etc);
Sistem de monitorizare a desfășurării activităților;
Autoevaluarea realizării obiectivelor și activităților;

Proceduri SCIM

Proceduri de sistem;
Proceduri operaționale;

Documente SCIM de evaluare internă și raportare

Raport anual privind monitorizarea performanțelor la nivelul compartimentului;
Informare privind monitorizarea performanțelor la nivelul entității publice;
Chestionar de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial la nivelul compartimentului;
Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării la nivelul entității publice;
Situații centralizatoare privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial, Cap. I Informații generale; (semestrial și anual)
Situația centralizatoare privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial la data 12.20.. – Cap. II Stadiul implementării standardelor de control intern managerial, conform rezultatelor autoevalurii la data de 31.12.20.. ; (anual)
Raport asupra sistemului de control intern managerial la data de 31.12.20..;