Conform Standardului 12 – Informarea și Comunicarea, în cadrul entităților publice se stabilesc tipurile de informații, conținutul, frecvența, sursele și destinatarii acestora precum și un sistem eficient de comunicare internă și externă.

Astfel, în cadrul Instrumentarului sistemului de control intern managerial, o componentă de bază a Sistemului informațional o reprezintă documentele specifice cu care operează sistemul de control intern managerial.

Întregul proces de implementare, dezvoltare, evaluare și raportare a sistemului de control intern managerial este însoțit de o serie de documente cu caracter administrativ, operațional (cu referire la anumite activități sau acțiuni, precum, managementul riscului), procedural, de evaluare, informare și raportare.

Documente SCIM cu caracter administrativ

• Decizia de constituire a Comisiei de Monitorizare sau după caz, ordin de ministru, act administrativ de decizie, etc
• Decizia de constituire a Echipei de Gestionare a Riscurilor (idem, după caz)
• Ordinea de zi a ședințelor Comisiei de Monitorizare
• Ordinea de zi a ședințelor Echipei de Gestionare a Riscurilor
• Minute ale ședințelor Comisiei de Monitorizare, ce pot include după caz și hotărârile luate în cadrul ședințelor
• Procese verbale ale ședințelor Echipei de Gestionare a Riscurilor
• Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial

Documente SCIM cu caracter organizatoric

• Organigrama entităţii publice
• Regulament de Organizare și Funcționare (ROF)
• Regulament de organizare și funcționarea a Comisiei de Monitorizare
• Regulament de organizare și funcționarea a Echipei de Gestionare a Riscurilor
• Fişe de post
• Program de pregătire profesională a personalului în domeniul sistemului de control intern managerial

Documente specifice domeniului managementului riscului

• Formular de alertă la risc (FAR)
• Registru de riscuri la nivelul compartimentului
• Profilul de risc și limita de toleranță la risc la nivelul entității
• Registru de riscuri la nivelul entității
• Plan de implementare a măsurilor de control la nivelul entității publice
• Fișa de urmărire a riscului (FUR)
• Raport privind procesul de gestionare a riscurilor la nivelul compartimentului
• Informare privind procesul de gestionare a riscurilor la nivelul entității publice

Documente SCIM specifice etapelor de implementare

• Lista obiectivelor generale, specifice și activităților sau după caz, alt document de management, planificare strategică instituţională, program, etc
• Lista obiectivelor, activităților și riscurilor
• Lista activităților procedurabile
• Lista procedurilor (codificare)
• Inventarierea documentelor (registru, condică, etc)
• Sistem de monitorizare a desfășurării activităților
• Autoevaluarea realizării obiectivelor și activităților

Proceduri SCIM

• Proceduri de sistem
• Proceduri operaționale

Documente SCIM de evaluare internă și raportare

• Raport anual privind monitorizarea performanțelor la nivelul compartimentului
• Informare privind monitorizarea performanțelor la nivelul entității publice
• Chestionar de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial la nivelul compartimentului
• Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării la nivelul entității publice
• Situații centralizatoare privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial, Cap. I Informații generale; (semestrial și anual)
• Situația centralizatoare privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial la data 12.20.. – Cap. II Stadiul implementării standardelor de control intern managerial, conform rezultatelor autoevalurii la data de 31.12.20.. ; (anual)
• Raport asupra sistemului de control intern managerial la data de 31.12.20..

Ce conține dosarul SCIM

Dosarul SCIM (Sistemul de Control Intern Managerial) reprezintă structura organizată a documentelor esențiale ce atestă conformitatea entității publice cu cerințele stabilite prin cadrul normativ și metodologic aplicabil. Acesta nu este un simplu set de fișiere, ci o arhivă logică și coerentă care reflectă implementarea efectivă a standardelor de control intern managerial.

În general, dosarul SCIM conține:

• Documente justificative privind desemnarea responsabililor, constituirea structurilor implicate și validarea etapelor procesului de implementare

• Materiale suport utilizate în procesul de formare/informare a personalului cu privire la responsabilitățile ce decurg din aplicarea SCIM

• Dovezi ale urmăririi progresului în implementarea sistemului, precum tabele de status, grafice de evoluție sau sinteze comparative

• Documente interne de lucru, rezultate în urma activităților de analiză, planificare și ajustare a mecanismelor SCIM

• Fișiere digitale sau registre fizice în care sunt păstrate versiunile aprobate ale documentației oficiale, accesibile în mod centralizat și controlat

• Note de control intern elaborate de către persoanele cu atribuții de monitorizare, care reflectă concluzii, constatări și recomandări punctuale

• Calendarul SCIM: un plan cronologic cu acțiunile desfășurate și termenele corespunzătoare fiecărei etape de implementare și evaluare

Un dosar SCIM bine organizat este esențial atât pentru audituri interne sau externe, cât și pentru asigurarea unei bune guvernanțe administrative.

Registrul procedurilor SCIM

Registrul procedurilor SCIM este un instrument esențial pentru gestionarea coerentă și transparentă a proceselor operaționale și de sistem din cadrul unei entități publice. Acest registru nu este doar o listă formală, ci o arhivă vie a mecanismelor procedurale prin care se aplică în mod practic principiile controlului intern managerial.

Elementele cheie care definesc un registru eficient al procedurilor SCIM includ:

• Codificarea unitară a procedurilor, astfel încât fiecare document să fie ușor identificabil și accesibil în funcție de domeniul de aplicare și data emiterii

• Data aprobării și revizuirii, cu indicarea versiunii curente, pentru a asigura trasabilitatea modificărilor și respectarea ciclului de actualizare periodică

• Responsabilul de procedură, persoana sau compartimentul care deține autoritatea de elaborare, implementare și revizuire

• Stadiul de implementare, care reflectă dacă procedura este în vigoare, în curs de testare sau supusă unui proces de revizuire

• Corelarea cu obiectivele și riscurile identificate, astfel încât fiecare procedură să susțină în mod direct eficiența și eficacitatea activităților

• Indicatori de performanță asociați, acolo unde este aplicabil, pentru a evalua impactul implementării fiecărei proceduri

• Observații sau neconformități sesizate, însoțite de propuneri de optimizare.

Registrul procedurilor este un document dinamic care trebuie revizuit periodic și utilizat ca referință în procesul de audit intern, autoevaluare și planificare strategică.

Mai multe detalii aici.