Expresia “control intern” provine din termenul englezesc “internal control”, care pentru anglosaxoni “to control”, înseamnă, în primul rând, “a deţine controlul/a ţine sub control”, primind astfel o traducere improprie şi abia în al doilea rând “a verifica”, pe când în ţările de limbă latină, sensul acestei expresii este exact contrar, provenind din alăturarea cuvintelor: „contra“ și „rolus“ utilizate în mediul militar roman se înțelege, în sensul larg „verificarea unui act dupã original“.

Controlul intern, în cadrul entităților publice, are un impact considerabil asupra credibilităţii unui guvern şi a operaţiunilor pe care le derulează.

1992 În Statele Unite ale Americii, a fost publicat Cadrul COSO care, la început, se referea doar la societățile private, în prezent fiind aplicat pe scară largă, la nivel mondial, atât în sectorul public cât și în cel privat.

1996 Parlamentul European a inițiat formarea unei comisii de experți independenți în vederea analizării modului în care acest organism descoperă și tratează frauda, practicile de acordare a contractelor financiare, gestionarea defectuoasă și practicarea nepotismului.

1999 Astfel, prin raportul emis de experții independenți în martie 1999, Comisia Santer (la nivelul UE) este demisă și se va numi o nouă comisie Comisia Prodi care introduce o seamă de reforme.

2000 Se publică Cartea Albă a reformelor manageriale în cadrul serviciilor Comisiei Europene; odată cu intrarea în Uniunea Europeană a noilor țări membre și cu atribuirea fondurilor către acestea, s-a dorit respectarea principiilor stabilite de Cartea Albă și punerea în practică a unui cadru unitar de control intern, în toate entitățile publice, în vederea analizării modului în care aceste fonduri sunt administrate.

2001 Actualizarea Liniilor directoare INTOSAI pentru standardele de control intern în sectorul public, emise inițial în anul 1992, s-a decis în anul 2001, la Congresul Organizației Internaționale a Instituțiilor Supreme de Audit (INCOSAI), prin introducerea în document a tuturor aspectelor de evoluţie recentă, din domeniul controlului intern şi pentru a îngloba o serie de componente ale modelului COSO (Controlul Intern – Cadru integrat) – activitate realizată de către grupul operativ al Comitetului Standardelor de Control Intern al INTOSAI.

Utilizarea unor linii directoare comune pentru dezvoltarea unor standarde de control intern puternice, permit naţiunilor să înțeleagă în mod unitar şi să comunice acest nivel de asigurare și încredere altor naţiuni, afaceri şi organizaţii. Astfel, s-a încercat dobândirea unei percepții unitare a modului în care funcționează noul sistem de control intern, de către reprezentanții Instituţiilor Supreme de Audit.

”Liniile directoare INTOSAI pentru standardele de control intern în sectorul public”, fac parte din categoria INTOSAI GOV (ghid/îndrumar pentru buna guvernanță) și sunt apreciate ca fiind extrem de folositoare atât managerilor din entitățile publice care trebuie să implementeze sistemul de control intern, cât și auditorilor publici externi, care trebuie să cunoască acest sistem și să îl evalueze

2001 Comisia Europeană a introdus 24 de standarde de control[1], completate de un set de cerințe de bază ce definesc acțiunile practice specifice care ar trebui să stea la baza sistemului de control intern al fiecarui serviciu.

2007 Comisia Europeană și-a revizuit cadrul de control intern, reducând numărul standardelor la 16.

2013 Cadrul COSO din 2013 a introdus 17 principii care sunt necesare pentru eficacitatea controlului intern.

Noul cadru COSO se bazează pe conceptele de guvernanță, inclusiv pe necesitatea de a atribui responsabilități în materie de supraveghere consiliului și comitetelor acestuia pentru fiecare componentă a controlului intern.

2016 Comisia Europeană intenționează să își actualizeze cadrul de control intern, pentru a-l alinia la Cadrul COSO 2013.

În ultimele decenii, managementul tuturor entităţilor publice a realizat nevoia existenţei unui cadru de control de bază care să constituie suportul pentru contruirea sistemelor proprii de control intern și a devenit, tot mai preocupat de modul de organizare şi funcţionare a controlului intern, căutand în permanenţă soluţii practice.

România a acceptat acquis-ul comunitar în domeniul controlului financiar prin capitolul 28 al Acordului de aderare „Controlul financiar”, care trebuia implementat până la data aderării.

În anul 2003, în cadrul Strategiei dezvoltării controlului public în România, au fost adoptate următoarele obiective generale:

Realizarea la un nivel corespunzător de calitate, a atribuțiilor instituțiilor publice, stabilite în concordanță cu propria lor misiune, în condiții de regularitate, eficacitate, economicitate și eficiență;
Protejarea fondurilor publice împotriva pierderilor cauzate de erori, risipă, abuz sau fraudă;
Respectarea legii, a reglementărilor și deciziilor conducerii;
Dezvoltarea și întreținerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare și difuzare a datelor și informațiilor financiare și de conducere, precum și a unor sisteme și proceduri de informare publică adecvată prin rapoarte periodice.

Deși încă din anul 1999, prin publicarea OUG nr. 119/1999, s-a început reglementarea controlului intern la nivelul entităților publice din țara noastră, abia în anul 2005 odată cu intrarea în vigoare a OMFP nr. 946/2005, implementarea standardelor de control intern managerial la nivelul entităţilor publice din România a devenit obligatorie.

În anul 2005 au fost stabilite „25 de standarde de management” aplicabile entităților publice, ca ulterior, în anul 2015 să apară sub inițiativa Secretariatului General al Guvernului prin Direcția Control Intern Managerial și Relații Interinstituționale, Codul controlui intern managerial al entităților publice, ce stabiliște 16 standarde de control intern managerial.

În urma concluziilor desprinse din misiunile de verificare și îndrumare metodologică de către Direcția Control Intern Managerial și Relații Interinstituționale din cadrul Secretariatului General al Guvernului, privind stadiul implementării controlului intern managerial la nivelul entităților publice, s-a constatat necesitatea elaborării unui manual în domeniul sistemului de control intern managerial, care să vină în sprijinul nevoii de implementare și dezvoltare a acestuia.

De aceea, prin intermediul acestui manual se dorește o înțelegere clară, unitară și facilă privind aplicarea mecanismelor și noțiunilor necesare implementării și dezvoltării controlului intern managerial în entitățile publice centrale și locale.

1.2. Ce este sistemul de control intern managerial ?

Pe plan internaţional sunt recunoscute câteva cadre de control, care au fost elaborate pentru a coordona sistemul de control astfel încât să răspundă cerinţelor managemenului riscurilor, pe lângă altele specifice unor domenii, şi anume:

Modelul COSO – SUA

În anul 1985, se constitue de către senatorul american Treadway „Comisia Treadway” cunoscută și sub numele de „Comisia națională împotriva raportării financiare frauduloase”, ce a iniţiat o cercetare asupra controlului intern şi a rolului său în viaţa organizaţiilor.

La recomandările acestei comisii s-a creat un comitet intitulat „Comitetul de sponsorizare al organizatiilor – COSO”, organizaţie independentă din sectorul privat care a reunit competenţele unui număr mare de membri ai Institutului auditorilor interni , profesionişti în domeniu, cabinete de audit extern şi mari întreprinderi americane.

Această organizație se dedică studierii împrejurărilor care conduc la producerea fraudelor financiare şi îmbunătăţirii calităţii raportării financiare prin: etică în afaceri, controale interne eficiente, guvernare corporatistă.

COSO – definește controlul intern ca un proces implementat de managementul entității publice, care intenționează să furnizeze o asigurare rezonabilă cu privire la atingerea obiectivelor, grupate în următoarele categorii: eficacitatea și eficiența funcționării; fiabilitatea informațiilor financiare; respectarea legilor și regulamentelor.

Modelul COCO – Canada

În anul 1995, Institutul Canadian al Contabililor Autorizați, elaborează modelul COCO,

pe baza acelorași componente ca ale modelului COSO, dar grupate altfel.

În concepția modelului COCO, controlul intern managerial este definit ca ansamblul elementelor unei organizații (inclusiv resursele, sistemele, procesele, cultura, structura și sarcinile) care, în mod colectiv, îi ajută pe oameni să realizeze obiectivele entității publice, grupate în trei categorii: eficacitatea și eficiența funcționării; fiabilitatea informației interne și externe; respectarea legilor, regulamentelor și politicilor interne.

INTOSAI

Conform INTOSAI (Organizația Internațională a Instituțiilor Supreme de Audit), controlul intern este un instrument managerial utilizat pentru a furniza o asigurare rezonabilă că obiectivele managementului sunt indeplinite.

ROMÂNIA

În legislația română prin Ordonanța nr.119/1999 privind controlul intern managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, controlul intern managerial și ulterior prin Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 400/2015, controlul intern managerial este definit ca reprezentând ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entității publice, stabilite de conducere în concordanță cu obiectivele acesteia și cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor publice în mod economic, eficient și eficace.

Prin control intern managerial se înțelege o monitorizare periodică sau permanentă cu un ansamblu de reguli de management, care trebuie să fie aplicate pentru orice activitate, în oricare compartiment dintr-o structură la nivelul tuturor entităților publice, ca raspuns la „Ce se poate face pentru a deține un control cât mai eficient asupra activităților unei entități publice?”.

Sistemul de controlul intern managerial reprezintă un control al performanțelor obținute, în stare să corespundă cel mai bine intereselor urmărite de către entitatea publică, în atingerea obiectivelor.

Privit și perceput ca o funcție managerială și nu ca una de verificare, sistemul de controlul intern managerial, este în responsabilitatea conducătorilor de a-l sistematiza continuu și de a-l implementa în scopul funcționării eficiente a entității.

1.3. Beneficiile și limitele sistemului de control intern managerial

Pe baza informațiilor furnizate de controlul intern, conducerea are posibilitatea să-şi consolideze deciziile manageriale referitoare la planul de activitate, la organizarea şi coordonarea structurilor entităţii, la stabilirea cu exactitate a responsabilităţilor pe structuri şi pe persoanele implicate în aria activităților entității.

Construirea și buna funcționare a acestui proces, de durată, presupune eforturi colective și individuale, astfel încât să poată fi adaptat cât mai bine specificului și dimensiunii entității publice, dar cu respectarea prevederilor legale și principiilor generale ale controlui intern managerial, care să producă efectele scontate.

Controlul intern managerial prin politicile sale și prin procedurile concepute și implementate de management și personalul entității, urmărește să asigure o protejare și o bună folosire a resurselor financiare, umane și corelarea lor cu obiectivele entității publice, îmbunătățirea fluxului informațional și creșterea inteligibilității, gestionarea riscurilor, prevenirea și depistarea fraudelor și calitatea documentelor.
Sistemul de control intern managerial trebuie privit ca o activitate de prevenire a erorilor și neregulilor, de înlăturare a cauzelor care le determină și de perfecționare a activităților controlate.

Faptul că resursele de care poate dispune o entitate publică sunt întotdeauna limitate, obligă la efectuarea unei comparaţii între costurile suplimentare şi avantajele relative ale noului sistem de control intern, înainte ca acesta să fie implementat și dezvoltat.

Din moment ce fiecare instrument de control intern, fie el general sau specific, presupune atât anumite costuri de implementare, cât şi efecte aşteptate, legate de evitarea producerii unui risc, membrii grupului de lucru se află în situaţia de a analiza, din perspectiva eficienţei şi a aprecia daca implementarea instrumentului de control intern respectiv este justificată sau nu.

Controlul intern oferă o asigurare rezonabilă, dar nu absolută că entitatea publică își îndeplinește obiectivele propuse.

Controlul intern poate oferi managementului date privind progresul sau regresul acestuia în atingerea obiectivelor propuse.

Asigurarea rezonabilă presupune atingerea unui nivel de încredere satisfăcător din punct de vedere al costurilor, beneficiilor, care se stabilește prin evaluare.

Astfel, costurile controlului intern trebuie să fie inferioare beneficiului realizat, acesta măsurându-se prin gradul de reducere a riscurilor în realizarea obiectivelor.

Conducerea entității publice trebuie să proiecteze sistemul de control intern astfel încât să fie eficace și să se reducă riscurile la un nivel acceptabil.

Având în vedere o serie de factori interni sau externi (care nu au putut fi luați în considerare la conceperea controlului intern), probabilitatea de realizare a obiectivelor entității publice este prejudiciată de limitele controlului intern cum ar fi:

schimbări curente intervenite în mediul intern și cel extern al entității publice;
erorile umane: interpretări inexacte, greșeli de raționament, neglijență, inadvertență etc;
abuz de autoritate demonstrat de unele persoane cu rol de conducere, coordonare sau supervizare;
limitare a independenței în exercitarea atribuțiilor de serviciu;
proceduri de control neadecvate;
proceduri de control neadaptate sau adaptate și neaplicate;
costurile controlului intern.

Controlul intern trebuie să fie eficient, să nu genereze costuri suplimentare, să conducă la economisirea resurselor materiale, financiare și umane.

Deși o entitate publică își poate defini un sistem de control intern bun, acesta poate fi implementat sau tratat subiectiv de către personalul din cadrul acesteia, ca urmare a lipsei de pregătire profesională.

Controlul intern managerial nu este doar o noțiune generală, o doctrină sau o multitudine de rapoarte şi tabele de completat, ci un ansamblu de metode, prin care poate fi condusă o entitate publică, valorificând cele mai indicate posibilităţi de organizare a activităţilor desfăşurate.

În conformitate cu legislația în domeniu, controlul intern managerial este în responsabilitatea conducătorilor entităţilor publice, care au obligaţia proiectării, implementării şi dezvoltării continue a acestuia.

Astfel, entitatea publică își organizează propriul sistem de control intern managerial adaptat la specificul și demensiunea acesteia, în funcție de particularităţile cadrului legal de organizare şi de funcţionare, precum şi de standardele de control intern managerial, măsurile de control necesare pentru implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial, inclusiv pentru actualizarea registrelor de riscuri şi a procedurilor pe procese sau activităţi, care pot fi proceduri de sistem şi proceduri operaţionale.[2]

Implementarea sistemului de control intern managerial cu sprijinul propriilor resurse umane asigură concomitent atât dezvoltarea resursei umane din cadrul entităților publice prin pregătirea profesională a persoanelor implicate în procesul de implementarea a sistemului de control intern managerial, cât și eliminarea unor cheltuieli suplimentare de consiliere generală în domeniu.

Prin prisma beneficiilor menționate anterior, se consideră că încredinţarea unor terţi a realizării activităţilor privind implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial al entităţii publice nu este oportună pentru îndeplinirea misiunii entității publice.

1.4. Cerințele sistemului de control intern managerial

Conform Ordinului Secretarului General al Guvernului nr. 400/2015, proiectarea, implementarea și dezvoltarea continuă a unui sistem de control intern viabil sunt posibile numai cu condiția ca sistemul să respecte următoarele cerințe:

să fie adaptat dimensiunii, complexităţii şi mediului specific entităţii: – mărimea organizaţiei, obiectul său de activitate;
să vizeze toate nivelurile de conducere şi toate activităţile/operaţiunile: modul de organizare, regulamentele interne aplicate: – sistemul de management, structura personalului, relaţiile stabilite şi recunoscute pe diferite trepte organizaţionale;
să fie construit cu acelaşi „instrumentar” în toate entităţile publice: obiective, mijloace, sistem informaţional, organizare, proceduri, control;
să ofere asigurări rezonabile că obiectivele entităţii vor fi atinse – proiectarea tuturor activităților prin prisma obiectivelor, stabilirea resurselor, a responsabilităţilor şi a mijloacelor de realizare;
costurile aplicării sistemului de control intern să fie inferioare beneficiilor rezultate din acesta;
să fie guvernat de regulile minimale de management cuprinse în standardele de control intern managerial.

Pe lângă aceste cerințe generale, implementarea sistemului de control intern managerial solicită și cerințe specifice precum:

Personalul de conducere și execuție are obligația să răspundă solicitărilor conducătorului entității publice și să sprijine la implementarea controlului intern, prin asigurarea unui comportament cooperant.
Susținerea în totalitate a personalului de conducere și execuție de a înțelege însemnătatea și scopul controlului intern managerial.
Obiectivele specifice controlului intern managerial să răspundă misiunii entității publice și obiectivelor generale.
Dezvoltarea cadrului procedural pentru activitățile importante desfășurate.
Dezvoltarea și întreținerea unui sistem de conducere.
Reflectarea în documente scrise a organizării sistemului de control intern managerial (Regulament de organizare și funcționare, Program de dezvoltare, Proceduri, Rapoarte, etc.).
Implementarea celor 16 standarde.
Raportarea stadiului de implementare a sistemului de control intern managerial.

1.5. Legislație

Legea nr. 174/2015 pentru aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare la nivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative.
Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
Ordinul Secretarului General al Guvernului 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare;
Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 201/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice privind coordonarea, îndrumarea metodologică şi supravegherea stadiului implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial la entităţile publice;
Hotărârea de guvern nr. 1066/2008 pentru aprobarea normelor privind formarea profesională a funcţionarilor publici;
Ordin al Ministerului Afacerilor Interne nr. 137/2013 privind aprobarea Normelor metodologice pentru aplicarea unor dispoziții ale Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996;

1.6. Definiții

Activitate – totalitatea atribuțiilor de o anumită natură care determină procese de muncă cu un grad de omogenitate și similiritate ridicat.

Activitate procedurabilă – totalitatea atribuţiilor de o anumită natură care determină procese de muncă cu un grad de complexitate şi omogenitate ridicat, pentru care se pot stabili reguli şi modalităţi de lucru, general valabile, în vederea îndeplinirii, în condiţii de regularitate, eficacitate, economicitate şi eficienţă, a obiectivelor compartimentului/entităţii publice.

Atribuție – un ansamblu de sarcini de acelaşi tip, necesare pentru realizarea unei anumite activităţi sau unei părţi a acesteia, care se execută periodic sau continuu şi care implică cunoştinţe specializate pentru realizarea unui obiectiv specific.

Autoevaluarea controlului intern – un proces în care eficacitatea controlului intern este examinată şi evaluată în scopul furnizării unei asigurări rezonabile că toate obiectivele entităţii publice vor fi realizate.

Competenţa – capacitatea de a lua decizii, în limite definite, pentru realizarea sarcinii.

Competenţa profesională – capacitatea de a aplica, a transfera şi a combina cunoştinţe şi deprinderi în situaţii şi medii de muncă diverse, pentru a realiza activităţile cerute la locul de muncă, la nivelul calitativ specificat în standardul ocupaţional.

Comunicare – transmiterea şi schimbul de informaţii (mesaje) între persoane; proces prin care un emiţător transmite o informaţie receptorului prin intermediul unui canal, cu scopul de a produce asupra receptorului anumite efecte.

Coordonare – armonizarea deciziilor şi a acţiunilor componentelor structurale ale organizaţiei, pentru a se asigura realizarea obiectivelor acesteia.

Diagrama de descompunere a lucrărilor – tehnică de descompunere a lucrărilor, într-o structură tip diagramă arborescentă (punct de plecare fiind un obiectiv și arborescența activitățile respectiv acțiunile necesare pentru realizarea obiectivului);

Diagrama Gantt – metodă de planificare prin care este prezentată succesiunea activităților din cadrul unui proiect, în funcție de rezultatele acestora și timpul necesar desfășurării lor; informațiile obținute în urma aplicării metodei sunt cuprinse într-o schemă.

Deficienţă – o situaţie care afectează capacitatea instituţiei de a-şi atinge obiectivele generale. Conform documentului „Liniile directoare privind standardele de control intern în sectorul public”, emise de INTOSAI, o deficienţă poate fi un defect perceput, potenţial sau real ori o oportunitate de a consolida controlul intern pentru a spori probabilitatea că obiectivele generale ale instituţiei vor fi atinse.

Delegare – procesul de atribuire de către un manager, pe o perioadă limitată, a unora dintre sarcinile sale unui subordonat, împreună cu competenţele şi responsabilităţile aferente.

Disfuncționalitate – orice lipsă de funcționalitate sau nerespectare în implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern managerial.

Document – act prin care se adeverește, se constată sau se preconizează un fapt, se conferă un drept, se recunoaște o obligație respectiv text scris sau tipărit inscripție sau altă mărturie servind la cunoașterea unui fapt real actual sau din trecut.

Documentație – totalitatea mijloacelor de informare la o problemă anumită sau la un domeniu de activitate;

Economicitate – minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzătoare a acestor rezultate.

Eficacitate – gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al activităţii respective.

Eficienţa – maximizarea rezultatelor unei activităţi în relaţie cu resursele utilizate.

Entitate publică – autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională, regie autonomă, societate comercială la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este acţionar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri publice şi/sau patrimoniu public.

Etică – etica în sectorul public acoperă patru mari domenii: stabilirea rolului şi a valorilor serviciului public, precum şi a răspunderii şi nivelului de autoritate şi responsabilitate; măsuri de prevenire a conflictelor de interese şi modalităţi de rezolvare a acestora; stabilirea regulilor (standarde) de conduită a funcţionarilor publici; stabilirea regulilor care se referă la neregularităţi grave şi fraudă.

Evaluare – funcţie managerială care constă în compararea rezultatelor cu obiectivele, depistarea cauzală a principalelor abateri (pozitive şi negative) şi luarea unor măsuri cu caracter corectiv sau preventiv.

Evaluarea riscului – Evaluarea consecinţelor materializării riscului, în combinaţie cu evaluarea probabilităţii de materializare a riscului. Evaluarea riscului reprezintă evaluarea expunerii la risc.

Expunere la risc – Consecinţele, ca o combinaţie de probabilitate şi impact, pe care le poate resimţi o entitate publică în raport cu obiectivele prestabilite, în cazul în care riscul se materializează.

Fișa postului – document care defineşte locul şi contribuţia postului în atingerea obiectivelor individuale şi organizaţionale, caracteristic atât individului, cât şi entităţii şi care precizează sarcinile şi responsabilităţile care îi revin titularului unui post. În general, fişa postului cuprinde: denumirea postului, obiectivele individuale, sarcinile, competenţele, responsabilităţile, relaţiile cu alte posturi, cerinţele specifice privind pregătirea, calităţile, aptitudinile şi deprinderile necesare realizării obiectivelor individuale stabilite pentru postul respectiv.

Flux informațional- totalitatea tipurilor de informaţii transmise într-un interval de timp determinat, asamblate într-un circuit logic pe care datele îl parcurg din momentul colectării lor de la sursa de informare şi până în momentul furnizării la un receptor sub formă de informaţii, prin canale informaţionale adecvate destinaţiei acestora.

Formular de alertă la risc (FAR) – formular care centralizează caracteristice unui risc în faza de identificare a acestuia.

Fișă de urmărire a riscului (FUR) – formular care centralizează caracteristice unui risc în faza de urmărire (monitorizare) a acestuia conform măsurilor de control propuse.

Funcție publică – ansamblul atribuţiilor şi responsabilităţilor stabilite în temeiul legii în scopul realizării prerogativelor de putere publică de către administraţia publică centrală, administraţia publică locală şi autorităţile administrative autonome.

Gestionarea documentelor – procesul de administrare a documentelor unei entităţi publice, pentru a servi intereselor acesteia, pe parcursul întregii lor durate de viaţă, de la început, prin procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, partajare, identificare, arhivare, şi până la distrugerea lor.

Gestionarea riscurilor – Măsurile întreprinse pentru diminuarea probabilităţii (posibilităţii) de apariţie a riscului sau/şi de diminuare a consecinţelor (impactului) asupra rezultatelor (obiectivelor), dacă riscul s-ar materializa. Gestionarea riscului reprezintă diminuarea expunerii la risc, dacă acesta este o ameninţare.

Hartă mentală – tehnică de reprezentare vizuală a unui concept într-o structură tip “pânză de păianjen” (obiectiv, activități, acțiuni și a legăturilor dintre acestea; în centru se află obiectivul de la care pleacă legăturile sub formă de raze către activități și din care se ramifică la rândul lor acțiunile).

INTOSAI – Organizație profesională a Instituțiilor Supreme de Audit (SAI) din țările care aparțin Organizației Națiunilor Unite sau a agențiilor specializate.

Instituţie publică – Parlamentul, Administraţia Prezidenţială, Ministerele, celelalte organe de specialitate ale administraţiei publice, alte autorităţi publice, instituţiile publice autonome, precum şi instituţiile din subordinea/coordonarea acestora, finanţate din bugetele prevăzute la art.1 alin.2 din Legea nr. 500/2002 privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare.

Managementul riscului – Vizează toate procesele privind identificarea, evaluarea, gestionarea (inclusiv tratarea) și constituirea unui plan de măsuri de atenuare sau anticipare a acestora, revizuirea periodică, monitorizarea și stabilirea responsabilităţilor.

Măsuri de control – stabilirea unor acţiuni în vederea monitorizării şi verificării permanente sau periodice a unei activităţi, a unei situaţii ş.a., pentru a evidenţia progresele şi pentru a asigura îmbunătăţirea activităţii.

Monitorizare – activitatea continuă de colectare a informaţiilor relevante despre modul de desfăşurare a procesului sau a activităţii.

Monitorizarea performanțelor – supravegherea, urmărirea de către conducerea entităţii publice, prin intermediul unor indicatori relevanţi, a performanţelor activităţilor aflate în coordonare.

Neregulă – orice abatere de la legalitate, regularitate şi conformitate în raport cu dispoziţiile naţionale şi/sau europene, precum şi cu prevederile contractelor ori ale altor angajamente legale încheiate în baza acestor dispoziţii, ce rezultă dintr-o acţiune sau inacţiune a beneficiarului ori a autorităţii cu competenţe în gestionarea fondurilor europene, care a prejudiciat sau care poate prejudicia bugetul Uniunii Europene/bugetele donatorilor publici internaţionali şi/sau fondurile publice naţionale aferente acestora printr-o sumă plătită necuvenit.

Obiective – efectele pozitive pe care conducerea entităţii publice încearcă să le realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care conducerea încearcă să le evite.

Obiective generale – ţinte exprimate sub formă de efect, fixate pe termen mediu sau lung, la nivelul global al entităţii publice şi/sau al funcţiunilor acesteia, enunţate în actul normativ de organizare şi funcţionare al entităţii sau stabilite de conducere în planul strategic şi documentele de politici publice.

Obiective specifice – obiective rezultate prin derivare din obiectivele generale şi care constituie, de regulă, ţinte intermediare ale unor activităţi care trebuie atinse pentru ca obiectivul general corespunzător să fie îndeplinit.

Planificare – ansamblul proceselor de muncă prin care se stabilesc principalele obiective ale organizaţiei şi ale componentelor sale, resursele şi mijloacele necesare realizării obiectivelor.

Procedură – totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea executării activităţii, atribuţiei sau sarcinii.

Procedură operaţională – procedură care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate publică.

Procedură de sistem – procedură care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul tuturor compartimentelor/structurilor dintr-o entitate publică.

Proces – un flux de activităţi sau o succesiune de activităţi logic structurate, organizate în scopul atingerii unor obiective definite, care utilizează resurse, adăugându-le valoare.

Registru de riscuri – Document în care se consemnează informațiile privind riscurile identificate.

Responsabilitate managerială – raport juridic de obligaţie a îndeplinirii sarcinilor de către managerul entităţii publice sau al unei structuri organizatorice a acesteia, care presupune să exercite managementul în limitele unor determinări interne şi externe, în scopul realizării eficace, eficiente şi în conformitate cu dispoziţiile legale a obiectivelor stabilite, să comunice şi să răspundă pentru neîndeplinirea obligaţiilor manageriale în conformitate cu răspunderea juridică. Răspunderea managerială derivă din responsabilitatea managerului pentru toate cele cinci componente ale controlului intern managerial în sectorul public: mediul de control; performanţe şi managementul riscului; activităţi de control; informarea şi comunicarea; evaluare şi audit.-

Responsabil cu riscurile – Persoană desemnată de către conducătorul unui compartiment, care colectează informațiile privind riscurile din cadrul compartimentului, elaborează şi actualizează registrul de riscuri la nivelul acestuia.

Resurse – totalitatea elementelor de natură fizică, umană, informaţională şi financiară, necesare ca input pentru ca strategiile să fie operaţionale.

Risc – O situaţie, un eveniment, care nu a apărut încă, dar care poate să apară în viitor, caz în care, obţinerea rezultatelor în prealabil fixate este ameninţată sau potenţată. Astfel, riscul poate reprezenta fie o ameninţare, sau o oportunitate și trebuie abordat ca fiind o combinaţie între probabilitate şi impact.

Sarcina – cea mai mică unitate de muncă individuală şi care reprezintă acţiunea ce trebuie efectuată pentru realizarea unui obiectiv primar asociat acesteia; realizarea unei sarcini fără atribuirea de competenţe adecvate nu este posibilă; atribuirea de sarcini presupune fixarea de responsabilităţi.

Strategie – ansamblul obiectivelor majore ale organizaţiei pe termen lung, principalele modalităţi de realizare, împreună cu resursele alocate, în vederea obţinerii avantajului competitiv potrivit misiunii organizaţiei. Strategia presupune stabilirea obiectivelor şi priorităţilor organizaţionale (pe baza previziunilor privind mediul extern şi capacităţile organizaţiei) şi desemnarea planurilor operaţionale prin intermediul cărora aceste obiective pot fi atinse.

Strategie de risc – abordarea generală pe care o are organizaţia în privinţa riscurilor. Aceasta trebuie să fie documentată şi uşor accesibilă în organizaţie. În cadrul strategiei de risc se defineşte toleranţa la risc.

Supervizare – o activitate care transferă cunoştinţe, abilităţi şi atitudini de la o persoană cu mai multă experienţă într-o anumită profesie către una cu mai puţină experienţă în profesia respectivă. Această relaţie este evaluativă, se întinde în timp şi are, în principal, scopul de a îmbunătăţi funcţia profesională a persoanei supervizate.

Toleranţa la risc – cantitatea de risc pe care organizaţia este pregătită să o tolereze sau la care este dispusă să se expună la un moment dat.

CAPITOLUL 2 – ORGANIZAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERN MANAGERIAL ÎN ENTITĂȚILE PUBLICE

2.1 Obiectivele sistemului de control intern managerial

Implementarea sistemului de control intern managerial în cadrul entităţilor publice la nivel central și local are în vedere realizarea a trei obiective generale cu caracter permanent.

1) Eficacitatea şi eficienţa funcţionării entității publice

Obiective specifice

Îndeplinirea funcțiilor și atribuțiilor aferente scopului pentru care respectiva entitate funcționează;
Utilizarea în condiţii de economicitate, eficacitate şi eficienţă a resurselor materiale, financiare și umane;
Protejarea resurselor entităţii publice, de utilizare inadecvată sau de înregistrarea pierderilor;
Identificarea şi gestionarea pasivelor;

2) Fiabilitatea informaţiilor externe şi interne

Obiective specifice

Ținerea unei contabilităţi adecvate;
Calitatea informaţiilor utilizate în entitatea publică sau difuzate către terţi;
Protejarea documentelor împotriva a două categorii de fraude: disimularea fraudei şi distorsionarea rezultatelor;

3) Conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne ale entității publice

Obiective specifice

Asigurarea că activităţile entităţii se desfăşoară în conformitate cu obligaţiile impuse de legi şi de regulamente;
Respectarea politicilor interne ale entității publice.

Relația dintre obiectivele controlului intern managerial, componentele acestuia și structura organizatorică a entității publice

Conform prescripțiilor COSO din anul 1992 menținute și în cadrul revizuit COSO din 2013, preluate inclusiv de Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 400/2015, standardele de control intern sunt grupate în cinci componente (elemente – cheie), respectiv:

Mediul de control – etică și integritate; atribuții, funcții, sarcini; competența și performanță; structura organizatorică;
Performanțe și managementul riscurilor – obiective; planificare; monitorizarea performanțelor; managementul riscului;
Activități de control – proceduri; supraveghere; continuitatea activității;
Informare și comunicarea – informarea și comunicarea, gestionarea documentelor; raportarea contabilă și financiară;
Evaluare și audit – evaluarea sistemului de control intern managerial; auditul intern.

În acest sens, există o legătură directă între obiectivele permanente ale sistemului de control intern, componentele acestuia și structura organizatorică a entității publice, cunoscută și sub denumirea de cubul COSO, conform căreia cele trei categorii de obiective permanente ale sistemului de control intern managerial cu privire la eficacitatea și eficiența funcționarii entităților publice, fiabilitatea informațiilor și conformitatea cu legile regulamentele și politice interne, se aplica celor cinci componente ale controlului intern managerial, la toate nivelele organizatorice ale entități publice (departamente, direcții, servicii, birouri inclusiv posturi de lucru).

2.2 Structura necesară implementării sistemului de control intern managerial

În vederea implementării sistemului de control intern managerial în cadrul entităţilor publice la nivel central și local, conducătorul entității publice dispune, ţinând cont de particularităţile cadrului legal de organizare şi de funcţionare, precum şi de standardele de control intern managerial, măsurile necesare pentru constituirea a două structuri interne[3], prin emiterea de decizii, ordine, hotărâri, după caz, precum urmează:

Comisia de Monitorizare – pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică a implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial;
Echipa de Gestionare a Riscurilor – în vederea gestionării riscurilor la nivelul entităţii publice;

Baza normativă și atribuțiile celor două structuri sunt precizate în Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările și completările ulterioare.

Pentru entitățile publice a căror dimensiune și structură organizatorică nu permite constituirea Echipei de Gestionare a Riscurilor, procesul de management al riscurilor se poate realiza la nivelul Comisiei de Monitorizare.[4]

2.3 Responsabili şi atributii în domeniul SCIM

Implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern managerial în orice entitate publică implică o serie de procese, activități și acțiuni care necesită asumarea de responsabilități, nominalizarea persoanalului responsabil și nu în ultimul rând stabilirea termenelor de realizare a activităților.

Modul cum sunt tratate toate aceste procese complexe este prezentat în Metodologia de management al riscurilor și Ghidul de realizare a procedurilor de sistem și procedurilor operaționale, documente elaborate de Secretariatul General al Guvernului în cadrul proiectului „Consolidarea implementarii standardelor de control intern managerial la nivel central și local„ – cod SIPOCA 34.

Responsabilii cu implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern managerial precum și distribuția principalelor responsabilități, sunt:

1) Conducătorul entităţii publice

Aspecte administrative

Stabilește obiectivele generale ale entității publice;
Emite Decizia de constituire a Comisiei de Monitorizare;
Emite Decizia de constituire a Echipei de Gestionare a Riscurilor;
Aprobă Programul de dezvoltare al sistemului de control intern managerial la nivelul entității; (anual)
Aprobă Raportul anual asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie;

Managementul riscului

Aprobă Profilul de risc și limita de toleranță a riscurilor;
Aprobă Planul de implementare a măsurilor de control;
Aprobă Informarea privind desfășurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul entității publice;

Proceduri

Aprobă Procedurile de sistem și operaționale, după caz;

2) Preşedintele Comisiei de Monitorizare

Aspecte administrative

Emite Ordinea de zi ședințelor Comisiei de Monitorizare;
Aprobă ROF-ul Comisiei de Monitorizare;
Conduce ședințele Comisiei de Monitorizare;
Aprobă Minutele ședințelor Comisiei de Monitorizare și Hotărârile luate;
Avizează Programul de dezvoltare al sistemului de control intern managerial la nivelul entității;
Aprobă Situațiile centralizatoare, semestriale și anuale, privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial;

Proceduri

Avizează procedurile de sistem și operaționale;

3) Secretarul/secretariatul Comisiei de Monitorizare

Aspecte administrative

Organizează desfășurarea ședințelor Comisiei de Monitorizare;
Elaborează ROF-ul Comisiei de Monitorizare;
Elaborează și distribuie documentele ce sunt în atribuția Comisiei de Monitorizare;
Elaborează Programul de dezvoltare al sistemului de control intern managerial la nivelul entității;
Elaborează Raportările centralizatoare, semestriale și anuale, privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial;

Centralizează la nivelul entității publice Rapoartele privind monitorizarea performanțelor de la nivelul compartimentelor;
Elaborează Informarea privind monitorizarea performanțelor la nivelul entității.

Proceduri

Centralizează Listele de activități procedurabile de la nivelul compartimentelor;
Elaborează Lista de activități procedurabile la nivelul entității publice;
Ține evidența și înregistreză procedurile de sistem și operaționale ;
Alocă codul procedurilor de sistem;
Verifică dacă procedurile respectă formatul aprobat;
Transmite spre analiză procedurile de sistem membrilor Comisiei de Monitorizare;
Îndosariază originalul procedurilor de sistem;
Distribuie copii după procedurile de sistem compartimentelor;
Arhivează originalul procedurii de sistem;

4) Înlocuitorul Secretarului Comisiei de Monitorizare

Aspecte administrative și proceduri

Acordă sprijin Secretarului Comisiei de Monitorizare pentru îndeplinirea atribuțiilor acestuia;
Preia toate atribuțiile Secretarului Comisiei de Monitorizare în cazul indisponibilității acestuia;

5) Membrii Comisiei de Monitorizare

Aspecte administrative

Avizează Minutele ședințelor Comisiei de Monitorizare și Hotărârile luate;
Coordonează procesul de actualizare a obiectivelor și a activităților;
Avizează Lista de activități procedurabile la nivelul entității publice;

Analizează și avizează Informarea privind monitorizarea performanțelor la nivelul entității.

Managementul riscului

Analizeză Profilul de risc și limita de toleranță la risc;
Analizează Informarea privind desfășurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul entității;

Proceduri

Analizează Procedurile de sistem;
Hotărăsc actualizarea procedurilor de sistem;

6) Președintele Echipei de Gestionare a Riscurilor

Aspecte administrative

Aprobă ROF-ul Echipei de Gestionare a Riscurilor;
Conduce ședințele Echipei de Gestionare a Riscurilor;
Emite Ordinea de zi a ședințelor;
Aprobă Procesele verbale ale ședintelor;

Managementul riscului

Aprobă Registrul de riscuri pe entitate;
Avizează Profilul de risc și Limita de toleranță a riscurilor;
Avizează Planul de implementare a măsurilor de control;
Avizează Informarea privind desfășurarea procesului de gestionare a riscurilor;

7) Secretarul/secretariatul Echipei de Gestionare a Riscurilor

Aspecte administrative

Organizează desfășurarea ședințelor Echipei de Gestionare a Riscurilor;
Elaborează ROF-ul Echipei de Gestionare a Riscurilor;
Centralizează, elaborează și distribuie documentele necesare, ce sunt în atribuția Echipei de Gestionare a Riscurilor, pentru buna desfășurare a ședintelor acesteia;

Managementul riscului

Elaborează documentele ce sunt în atribuția Echipei de Gestionare a Riscurilor;
Întocmește Procesele verbale ale ședintelor;
Analizează Registrele de riscuri pe compartimente;
Elaborează Registrul de riscuri pe entitate;
Propune Profilul de risc și limita de toleranță a riscurilor;
Elaborează Planul de implementare a măsurilor de control și îl transmite la compartimente în vederea aplicării acestuia;
Elaborează Informarea privind desfășurarea procesului de gestionare a riscurilor;

8) Înlocuitorul Secretarului Echipei de Gestionare a Riscurilor

Managementul riscului

Acordă sprijin Secretarului Echipei de Gestionare a Riscurilor pentru îndeplinirea atribuțiilor acestuia;
Preia toate atribuțiile Secretarului Echipei de Gestionare a Riscurilor în cazul indisponibilității acestuia;

9) Membrii Echipei de Gestionare a Riscurilor

Aspecte administrative

Avizează Procesele verbale ale ședințelor Echipei de Gestionare a Riscurilor;

Managementul riscului

Analizează Registrul de riscuri pe entitate;
Analizează Profilul de risc și limita de toleranță a riscurilor la nivelul entității;
Analizează Informarea privind desfășurarea procesului de gestionare a riscurilor;

10) Conducătorul compartimentului

Aspecte administrative

Desemnează responsabilul cu riscurile la nivelul compartimentului;
Elaborează Chestionarul de autoevaluare a stadiului de implementare a sistemului de control intern managerial;
Elaborează Raportul privind monitorizarea performanțelor la nivelul compartimentului;

Managementul riscului

Decide asupra riscului identificat în Formularul de alertă la risc și aprobă FAR-ul;
Aprobă Registrul riscurilor la nivelul compartimentului;
Analizează și avizează Fișa de urmărire a riscului (FUR);
Analizează și aprobă Raportul privind procesul de gestionare a riscurilor pe compartiment;

Proceduri

Stabilește Obiectivele specifice ale compartimentului;
Elaborează Listele de activități procedurabile de sistem și operaționale la nivelul compartimentului;
Stabilește persoanele responsabile cu elaborarea procedurilor de sistem și a procedurilor operaționale;
Verifică Diagrama de proces a procedurilor de sistem și operaționale;
Verifică și semnează Procedurile de sistem și operaționale;
Inițiază măsuri pentru actualizarea Procedurilor;

11) Responsabilul cu riscurile de la nivelul compartimentului

Managementul riscului

Consiliază personalul din cadrul compartimentului pe probleme de managementul riscurilor;
Analizează Formularele de alertă la risc;
Elaborează Registrul riscurilor la nivelul compartimentului;
Asistă persoana care identifică riscul la elaborarea Fișei de urmărire a riscului;
Urmărește implementarea măsurilor de control din Planul de măsuri;
Elaborează Raportul anual privind procesul de gestionare a riscurilor pe compartiment;

12) Persoana care identifică riscul

Managementul riscului

Completează Formularul de alertă la risc (FAR);
Elaborează Fișa de urmărire a riscului (FUR);
Contribuie la implementarea măsurilor de control din Planul de măsuri;

13) Persoanele responsabile cu elaborarea procedurilor de sistem și operaționale

Proceduri

Elaborează Diagrama de proces a procedurii;
Elaborează Procedurile de sistem respectiv operaționale;
Actualizează Procedurile;
Îndosariază originalul procedurilor operaționale;
Distribuie copii după procedurile operaționale;
Arhivează originalul procedurilor operaționale;

Sistemul de Control Intern Managerial este un proces desfăşurat de toţi angajaţii entității publice, este coordonat de conducătorii tuturor compartimentelor şi se află în răspunderea conducătorului entității publice.[5]

Similar se precizează și în INTOSAI GOV 9100 – Linii directoare privind Standardele de Control Intern în Sectorul Public respectiv faptul că întreg personalul entității contribuie la controlul intern.

Controlul intern face parte explicit sau implicit din sarcinile fiecăruia. Toţi membrii personalului contribuie la realizarea controlului şi trebuie să aibă responsabilitatea de a raporta problemele de activitate, nerespectarea codului de conduită sau încălcarea politicii entității publice prin semnalarea neregularităților de care direct sau indirect au cunoștință, conform Standardului 1 – Etică și integritate.

2.4 Documente specifice utilizate în procesul de implementare, dezvoltare și evaluare a sistemului de control intern managerial

Conform Standardului 12 – Informarea și Comunicarea, în cadrul entităților publice se stabilesc tipurile de informații, conținutul, frecvența, sursele și destinatarii acestora precum și un sistem eficient de comunicare internă și externă.

Astfel, în cadrul Instrumentarului sistemului de control intern managerial, o componentă de bază a Sistemului informațional o reprezintă documentele specifice cu care operează sistemul de control intern managerial.

Întregul proces de implementare, dezvoltare, evaluare și raportare a sistemului de control intern managerial este însoțit de o serie de documente cu caracter administrativ, operațional (cu referire la anumite activități sau acțiuni, precum, managementul riscului), procedural, de evaluare, informare și raportare.

Principalele documente specifice utilizate în cadrul sistemului de control intern managerial.

Documente cu caracter administrativ

Decizia de constituire a Comisiei de Monitorizare sau după caz, ordin de ministru, act administrativ de decizie, etc;
Decizia de constituire a Echipei de Gestionare a Riscurilor (idem, după caz);
Ordinea de zi a ședințelor Comisiei de Monitorizare;
Ordinea de zi a ședințelor Echipei de Gestionare a Riscurilor;
Minute ale ședințelor Comisiei de Monitorizare, ce pot include după caz și hotărârile luate în cadrul ședințelor;
Procese verbale ale ședințelor Echipei de Gestionare a Riscurilor;
Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial;

Documente cu caracter organizatoric[6]

Organigrama entităţii publice;
Regulament de Organizare și Funcționare (ROF) la nivelul administrației publice centrale (APC) și a administrației publice locale (APL);
Regulament de organizare și funcționarea a Comisiei de Monitorizare;
Regulament de organizare și funcționarea a Echipei de Gestionare a Riscurilor;
Fişe de post;
Program de pregătire profesională a personalului în domeniul sistemului de control intern managerial;

Documente specifice domeniului managementului riscului

Formular de alertă la risc (FAR);
Registru de riscuri la nivelul compartimentului;
Profilul de risc și limita de toleranță la risc la nivelul entității;
Registru de riscuri la nivelul entității;
Plan de implementare a măsurilor de control la nivelul entității publice;
Fișa de urmărire a riscului (FUR);
Raport privind procesul de gestionare a riscurilor la nivelul compartimentului;
Informare privind procesul de gestionare a riscurilor la nivelul entității publice;

Documente specifice etapelor de implementare și dezvoltare a sistemului de control intern managerial

Lista obiectivelor generale, specifice și activităților sau după caz, alt document de management, planificare strategică instituţională, program, etc;
Lista obiectivelor, activităților și riscurilor;
Lista activităților procedurabile;
Lista procedurilor (codificare);
Inventarierea documentelor (registru, condică, etc);
Sistem de monitorizare a desfășurării activităților;
Autoevaluarea realizării obiectivelor și activităților;

Proceduri

Proceduri de sistem;
Proceduri operaționale;

Documente de evaluare internă și raportare

Raport anual privind monitorizarea performanțelor la nivelul compartimentului;
Informare privind monitorizarea performanțelor la nivelul entității publice;
Chestionar de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial la nivelul compartimentului;
Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării la nivelul entității publice;
Situații centralizatoare privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial, Cap. I Informații generale; (semestrial și anual)
Situația centralizatoare privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial la data 12.20.. – Cap. II Stadiul implementării standardelor de control intern managerial, conform rezultatelor autoevalurii la data de 31.12.20.. ; (anual)
Raport asupra sistemului de control intern managerial la data de 31.12.20..;

Documente de evaluare externă, specifice misiunilor de verificare și îndrumare metodologică[7], utilizate de Secretaritul General al Guvernului

Plan de activitate;
Ordin de misiune a echipei de verificare și îndrumare metodologică;
Notificare către entitatea publică ce urmează a fi verificată;
Chestionare pentru evaluarea stadiului implementării sistemului de control intern managerial;
Note de relații pentru clarificarea informațiilor din chestioanare, dacă este cazul;
Foaie de lucru;
Minuta ședinței de analiză;
Notă de constatare sau Notă unilaterală, după caz;
Notă de prezentare;
Plan pentru implementarea recomandărilor, elaborat de entitatea publică verificată.

Modele ale principalelor documente menționate anterior se regăsesc la Capitolul 6 – Machete completate.

2.5 Diagrama de proces a organizării și implementării sistemului de control intern managerial

Comisia de Monitorizare (CM)

Echipa de Gestionare a Riscurilor (EGR)

2.6 Instrumentar specific sistemului de control intern managerial

În conformitate cu Ordinul Secretarului General al Guvernului nr.400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice, cu modificările și completările ulterioare, ”Sistemul de control intern managerial al oricărei entităţi publice operează cu o diversitate de procedee, mijloace, acţiuni, dispoziţii, care privesc toate aspectele legate de activităţile entităţii”.

Acest ansamblu de elemente este stabilit şi implementat de conducerea entităţii, pentru a-i permite acesteia deţinerea unui bun control asupra funcţionării entităţii în ansamblul ei și reprezintă Instrumentarul de control intern managerial.

Entitatea publică:

pe baza obiectivelor generale și specifice;
utilizând mijloace materiale, financiare și umane;
utilizând date primare care presupun înregistrare, prelucrare, centralizare și transmitere la destinatar;
integrând aceste elemente în diverse procese, pe baza unei organizări structurale;
pe baza unor activități bine definite, care pot deveni activități procedurabile;

obține în final rezultate pentru care s-au stabilit inițial obiectivele specifice, obiective care sunt analizate pe baza indicatorilor de rezultat și de performanță.

Compararea rezultatelor cu obiectivele stabilite în faza inițiala, se realizează pe baza unui ansamblu de forme de control exercitate la nivelul entităţii publice și stabilite de conducere[8] în vederea asigurării administrării fondurilor publice în mod economic, eficient şi eficace.

Astfel, Instrumentarul de control intern managerial este identificat a fi alcătuit din șase grupe mari precum: obiective, mijloace, sistem informaţional, organizare, proceduri și control.

Schematic, putem reprezenta acest instrumentar conform figurii de mai jos.

Instrumentarul de control intern managerial

2.7 Mecanisme de lucru la nivelul entităților publice centrale și locale

Mecanismul de implementare a sistemului de control intern managerial la nivelul entităților publice centrale sau locale cuprinde o serie de structuri, documente cu caracter organizatoric și instrumente utilizate, precum:

Ordinul sau decizia de înființare a Comisiei de Monitorizare (CM) la nivelul APC/APL (vezi model în capitolul 6, Machete);
Regulamentul de organizare și funcționare a Comisiei de Monitorizare;
Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial;
Minute și Decizii ale Comisiei de Monitorizare;
Raportări privind gradul de implementare a sistemului de control intern managerial;
Metodologii de lucru și proceduri pentru implementarea sistemului de control intern managerial.

Abordarea integrată și interconectarea tuturor acestor componente menționate anterior, conduc la o derulare a activităților entităților publice într-un mod eficient, economic și eficace – conform ”Regulii celor 3 E”, care guvernează în esență sistemul de control intern managerial.

2.7.1 Mecanisme la nivel central

La nivelul administrației publice centrale, punerea în practică a mecanismului de implementare și dezvoltare a sistemului de control intern managerial se realizează având la bază un regulament de organizare și funcționare a Comisiei de Monitorizare.

Un model orientativ al acestui regulament se regăsește mai jos:

Regulament de organizare și funcţionare al Comisiei de Monitorizare și al subgrupurilor de lucru ale acesteia

Dispoziţii generale

Art. 1 – Scopul Comisiei de Monitorizare îl constituie crearea şi implementarea unui sistem integrat de control intern managerial în cadru [se precizează denumirea entității publice], precum şi elaborarea, implementarea şi evaluarea Planului Strategic Instituţional pe termen mediu sau un alt document de management, astfel încât să se asigure atingerea obiectivelor entității publice într-un mod eficient, eficace şi economic.

Conducerea Comisiei de Monitorizare

Art. 2 – (1) Conducerea Comisiei de Monitorizare este asigurată de preşedinte sau de către înlocuitorul acestuia.

(2) În cazul neparticipării, din motive întemeiate, a preşedintelui și înlocuitorului acestuia, şedinţa Comisiei de Monitorizare se reprogramează în termen de maxim 5 zile lucrătoare.

III. Secretarul / Secretariatul Comisiei de Monitorizare

Art. 3 – Secretarul / Secretariatul Comisiei de Monitorizare, denumit în continuare Secretarul / Secretariatul, se constituie în cadrul [se va specifica denumirea compartimentului care asigură secretariatul] şi asigură continuitatea lucrărilor Comisiei de Monitorizare.

Subgrupurile de lucru ale Comisiei de Monitorizare^[9]

Art. 4 – (1) În subordinea Comisiei de Monitorizare, se constituie Subgrupuri de lucru, corespunzătoare direcţiilor strategice de activitate ale entității publice, după cum urmează: a)………, b)……., c) ………, etc.

(2) Fiecare membru al Comisiei de Monitorizare desemnează, prin adresă către Secretarul / Secretariatul Comisiei de Monitorizare, cel puţin o persoană din direcţia generală/direcţia/serviciul sau unitatea pe care o conduce, pentru a face parte din Subgrupul de lucru al Comisiei de Monitorizare corespunzător, precum şi un înlocuitor pentru situaţiile în care, din motive obiective, membrul titular nu îşi poate îndeplini obligaţiile care îi revin.

Atribuţiile Preşedintelui Comisiei de Monitorizare

Art. 5 – Preşedintele Comisiei de Monitorizare are următoarele atribuţii principale:

convoacă membrii Comisiei de Monitorizare, prin intermediul Secretarului / Secretariatului, în scris, cu cel puţin trei zile înainte de şedinţă;
propune ordinea de zi şi acordă cuvântul în şedinţe, moderând și coordonând buna desfăşurare a şedinţelor;
decide asupra participării la şedinţele Comisiei de Monitorizare a altor reprezentanţi din cadrul sau din afara entității publice, a căror prezenţă este necesară pentru clarificarea aspectelor aflate pe ordinea de zi a şedinţei;
semnează minutele şedinţelor, rapoartele şi deciziile Comisiei de Monitorizare;
supervizează activităţile specifice din cadrul Comisiei de Monitorizare;
urmăreşte respectarea deciziilor adoptate de către Comisia de Monitorizare şi decide asupra măsurilor care se impun pentru respectarea lor;
solicită Secretarului / Secretariatului comisiei realizarea de lucrări, în limita competenţelor acestuia;
avizează Programul de dezvotare a sistemului ce control intern managerial la nivelul entității publice;
avizează procedurile de sistem;
aprobă situațiile centralizatoare, semestriale și anuale, privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial;
reprezintă Comisia de Monitorizare în relaţia cu Direcția de Control Intern Managerial și Relații Interinstituționale din cadrul Secretariatului General al Guvernului, cu organisme similare din alte entități publice şi cu organisme guvernamentale şi non-guvernamentale, din ţară sau din străinătate, în vederea îndeplinirii scopului pentru care a fost înfiinţată Comisia de Monitorizare.

Atribuţiile Comisiei de monitorizare

Art. 6 – Comisia de Monitorizare are următoarele atribuţii principale:

(1) În domeniul managementului organizaţional

analizează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al [se va menționa denumirea entității publice], care cuprinde obiective, acţiuni, termene, responsabili, precum şi unele măsuri necesare dezvoltării acestuia; la elaborarea programului se vor avea în vedere regulile minimale de management, conţinute în standardele de control intern managerial, atribuţiile, particularităţile organizatorice şi funcţionale ale ministerului, personalul şi structura acestuia, alte reglementări şi condiţii specifice;
supune aprobării conducătorului [se va menționa denumirea entității publice] Programul anual de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al entității publice;
urmăreşte realizarea şi asigură, ori de câte ori este necesar, actualizarea Programului de dezvoltare a sistemului de control intern managerial;
urmăreşte ca termenele prevăzute în Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al entității publice să fie respectate şi decide măsurile care se impun în cazul nerespectării acestora;
urmăreşte şi îndrumă direcţiile generale, direcţiile, serviciile și unităţile din cadrul entității publice, în vederea implementării activităților aferente programului de dezvoltare a sistemului de control intern managerial;
răspunde de implementarea standardelor de control intern managerial în cadrul entității publice;
analizează capacitatea internă de a finaliza implementarea standardelor de control intern managerial ţinând seama de complexitatea procesului şi dacă situaţia o impune, propune contractarea de servicii externe;
primeşte semestrial, de la direcţiile generale, direcţiile, serviciile, unităţile şi instituţiile din subordinea entității publice, prin intermediul Secretarului / Secretariatului comisiei, raportări referitoare la progresele înregistrate în dezvoltarea sistemelor proprii de control intern managerial, în raport cu programele adoptate, precum şi referiri la situaţiile deosebite observate şi la acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare, întreprinse în cadrul acestora;
prezintă conducătorului [se precizează denumirea entității publice], cel puţin o dată pe semestru, raportări referitoare la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea sistemului de control intern managerial, în raport cu programul adoptat, la acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică întreprinse, precum şi la alte probleme apărute în legătură cu acest domeniu;

(2) În domeniul planificării strategice

supervizează întregul proces de elaborare a Planului strategic instituţional pe termen mediu sau a altui document de management organizațional;
identifică şi adoptă direcţiile strategice de activitate din cadrul Planului strategic instituţional pe termen mediu sau a altui document de management;
identifică şi adoptă priorităţile pe termen mediu din cadrul Planului strategic instituţional pe termen mediu sau a altui document de management;
adoptă planul de acţiune pentru implementarea Planului strategic instituţional pe termen mediu sau a altui document de management;
adoptă varianta finală a Planului strategic instituţional pe termen mediu sau a altui document de management, care urmează să fie înaintată conducătorului;
răspunde pentru implementarea şi actualizarea Planului strategic instituţional pe termen mediu sau a documentului de management organizațional;
primeşte cel puțin o dată pe an, de la direcţiile generale, direcţiile, serviciile, unităţile din compunerea entității publice, prin intermediul Secretarului / Secretariatului comisiei, informări referitoare la progresele înregistrate în implementarea Planului strategic instituţional pe termen mediu sau a documentului de management organizațional, la solicitarea Preşedintelui Comisiei de Monitorizare şi/sau a conducătorului entității publice;
analizează situaţia atingerii obiectivelor prevăzute în Planul strategic instituţional pe termen mediu sau a documentului de management organizațional şi adoptă măsurile corective care se impun;
prezintă conducătorului [se va preciza denumirea entității publice], ori de câte ori consideră necesar, dar cel puţin o dată pe an, informări referitoare la progresele înregistrate în implementarea Planului strategic instituţional pe termen mediu sau a documentului de management organizațional;
repartizează sarcinile de lucru pe Subgrupurile de lucru ale Comisiei de Monitorizare;
asigură aducerea la îndeplinire a deciziilor Comisiei de Monitorizare în cadrul direcţiei generale/direcţiei/serviciului/ unităţii pe care o conduc.

VII. Atribuţiile Secretarului/Secretariatului Comisiei de Monitorizare

Art. 7 – (1) Secretarul / Secretariatul Comisiei de Monitorizare are următoarele atribuţii principale:

asigură sprijin metodologic pentru implementarea și/sau dezvoltarea sistemului de control intern managerial, după caz şi asigură sprijin metodologic în procesul de elaborare a Planului strategic instituţional pe termen mediu, a Strategiei de management organizațional a instituției sau a altui document de management organizațional;
elaborează Programul de dezvoltare al sistemului de control intern managerial la nivelul entității publice;
contribuie, împreună cu factorii vizați, la procesul de monitorizare a stadiului implementării sistemului de control intern managerial şi a Planului strategic instituţional pe termen mediu / Strategiei instituției;
alocă codul procedurilor de sistem;
verifică dacă procedurile respectă formatul aprobat;
întocmeşte rapoarte în baza dispoziţiilor Preşedintelui Comisiei de Monitorizare şi le supune spre aprobare Comisiei de Monitorizare;
asigură diseminarea dispoziţiilor Comisiei de Monitorizare şi serveşte drept punct de legătură, în vederea bunei comunicări dintre direcţiile generale/ direcţiile/ serviciile și unitățile din cadrul ministerului, Subgrupurile de lucru ale Comisiei de Monitorizare şi comisie;
semnalează Comisiei de Monitorizare situaţiile de nerespectare a deciziilor acesteia şi propune măsurile de corectare care se impun;
convoacă, la cererea Preşedintelui Comisiei de Monitorizare sau a înlocuitorului acestuia, şedinţele Comisiei de Monitorizare și participă la acestea, în calitate de Secretar/Secretariat al acesteia;
organizează, participă şi coordonează desfăşurarea şedinţelor Subgrupurilor de lucru ale Comisiei de Monitorizare;
pregăteşte documentele necesare desfăşurării şedinţei Comisiei de Monitorizare şi ale şedinţelor Subgrupurilor de lucru ale Comisiei de Monitorizare şi le transmite în format electronic membrilor cu cel puţin 3 zile lucrătoare înaintea şedinţei;
întocmeşte minutele şedinţelor Comisiei de Monitorizare şi ale şedinţelor Subgrupurilor de lucru ale Comisiei de Monitorizare, pe care le transmite în format electronic membrilor;
centralizează, analizează, sintetizează şi emite opinii de specialitate în domeniile de competenţă, cu privire la materialele elaborate de către Subgrupurile de lucru ale Comisiei de Monitorizare, în procesul de planificare strategică instituțională, sau în implementarea sistemului de control intern managerial şi le supune aprobării comisiei;
duce la îndeplinire, transmite sau monitorizează, după caz, deciziile de lucru ale Comisiei de Monitorizare şi dispoziţiile Preşedintelui acestuia;
acordă sprijin Subgrupurilor de lucru ale Comisiei de Mmonitorizare cu privire la metodologia elaborării, implementării, monitorizării şi evaluării Planului strategic instituţional pe termen mediu / Strategiei instituției, precum şi cu privire la implementarea şi monitorizarea sistemului de control intern managerial;
înaintează Comisiei de Monitorizare propuneri pentru eficientizarea sistemului de control intern managerial şi a planificării strategice la nivelul entității publice dacă se constată necesitatea îmbunătățirii procesului de planificare strategică și/sau a procesului de implementare a standardelor de management aferente sistemului de control intern managerial;
elaborează Informarea privind monitorizarea performanțelor la nivelul entității publice;
propune Preşedintelui Comisiei de Monitorizare participarea la şedinţele comisiei a altor reprezentanţi din cadrul sau din afara entității publice, a căror prezenţă este necesară pentru clarificarea aspectelor aflate pe ordinea de zi a şedinţei;

(2) Pentru îndeplinirea atribuţiilor care îi revin, Secretarul / Secretariatul Comisiei va beneficia de sprijinul membrilor Comisiei de Monitorizare, a Subgrupurilor de lucru ale Comisiei de Monitorizare şi al tuturor direcţiilor generale/direcţiilor/serviciilor și unităţilor din cadrul entității publice.

VIII. Atribuţiile Subgrupurilor de lucru ale Comisiei de Monitorizare

Art. 8 – Subgrupurile de lucru ale Comisiei de Monitorizare au următoarele atribuţii principale:

asigură îndeplinirea obiectivelor cuprinse în Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al entității publice pe domeniile de competență gestionate;
elaborează planuri şi/sau rapoarte de implementare pentru standardele de control intern managerial corespunzătoare direcţiei de activitate proprii, funcţie de situaţie;
elaborează şi actualizează Planul strategic instituţional pe termen mediu sau a altui document de management organizațional, precum şi analizele care stau la baza acestuia, corespunzătoare direcţiei de activitate proprii;
elaborează planul de acţiune pentru implementarea Planului strategic instituţional pe termen mediu sau a altui document de management organizațional corespunzător direcţiei de activitate proprii;
urmăresc implementarea Planului strategic instituţional pe termen mediu sau a altui document de management organizațional pe direcţia de activitate proprie;
elaborează cel puțin o dată pe an rapoarte de monitorizare şi evaluare a implementării Planului strategic instituţional pe termen mediu sau a altui document de management organizațional, corespunzătoare direcţiei de activitate proprii, pe care le înaintează Secretarului / Secretariatului Comisiei de Monitorizare.

Art. 9 – (1) Membrii Subgrupurilor de lucru ale Comisiei de Monitorizare au obligaţia de a asigura informarea permanentă a conducătorului direcţiei generale/direcţiei/serviciului sau al unităţii, cu privire la totalitatea activităţilor desfăşurate şi de a obţine avizul acestuia cu privire la documentele şi punctele de vedere prezentate în cadrul Subgrupului de lucru.

(2) Membrii Subgrupurilor de lucru ale Comisiei de Monitorizare au obligaţia de a elabora şi de a transmite Secretarului / Secretariatului comisiei, în conformitate cu calendarul aprobat de Comisia de Monitorizare, documentele solicitate, aferente proceselor de implementare, monitorizare şi evaluare a Planului strategic instituţional pe termen mediu sau a altui document de management organizațional, precum şi cele aferente dezvoltării sistemului de control intern managerial.

Organizarea şedinţelor şi mecanismul de luare a deciziilor

Art. 10 – (1) Comisia de Monitorizare se întruneşte ori de câte ori se consideră necesar pentru atingerea scopului pentru care a fost înfiinţat.

(2) Deciziile Comisiei de Monitorizare se adoptă prin votul majorităţii simple şi se semnează de către Preşedinte sau înlocuitorul acestuia, după caz, care prezidează reuniunea.

(3) În cazul în care se constată egalitate de voturi, votul Preşedintelui sau al înlocuitorilui acestuia, după caz, care prezidează reuniunea, este hotărâtor.

(4) În situaţiile în care un membru titular nu poate participa la o ședință sau nu își poate îndeplini pe o perioadă mai îndelungată, din motive obiective, obligaţiile care îi revin, acesta va delega un înlocuitor, persoană cu funcţie de conducere sau manager public, înştiinţând în scris (prin adresa sau prin email) Secretarului / Secretariatul comisiei în termen de două zile de la desemnarea acestuia.

(5) La solicitarea membrilor Comisiei de Monitorizare sau a Secretarului / Secretariatului comisiei şi cu aprobarea Preşedintelui Comisiei de Monitorizare, la şedinţe pot participa şi alte persoane din cadrul sau din afara entității publice, a căror prezenţă este necesară pentru clarificarea aspectelor aflate pe ordinea de zi.

(6) Desfăşurarea şedinţei Comisiei de Monitorizare se consemnează în minută.

Art. 11 – (1) Subgrupurile de lucru ale Comisiei de Monitorizare se întrunesc ori de câte ori este necesar, pentru a asigura îndeplinirea scopului pentru care au fost create.

(2) Deciziile Subgrupurilor de lucru ale Comisiei de Monitorizare se adoptă prin consens.

(3) În cazul în care nu se ajunge la un acord, Secretarul / Secretariatul comisiei va înainta problema spre soluţionare Comisiei de Monitorizare.

(4) În situaţiile în care un membru titular nu poate participa, din motive obiective, la reuniunea Subgrupului de lucru din care face parte, va anunța în timp util Secretarul / Secretariatul comisiei și va nominaliza înlocuitorul care va duce la îndeplinire atribuțiile acestuia.

(5) Desfăşurarea şedinţelor se consemnează în minută.

Sfera relaţională a Comisiei de monitorizare

Art. 12 – (1) Comisia de monitorizare este subordonată conducătorului [se va menționa funcția și denumirea entității publice].

(2) Comisia de Monitorizare cooperează cu direcţiile generale, direcţiile, serviciile, unitățile şi responsabilii de implementarea sistemelor de control intern managerial din cadrul instituţiilor care funcţionează în subordinea / sub autoritatea [denumirea entității publice], pentru atingerea scopului pentru care a fost creată.

(3) Comisia de Monitorizare are în subordine Subgrupurile de lucru ale acesteia.

(4) Comisia de Monitorizare dezvoltă relaţii funcţionale cu Direcția de Control Intern Managerial și Relații Interinstituționale din cadrul Secretariatului General al Guvernului, cu organisme similare din alte entități publice şi poate dezvolta relaţii de cooperare cu organisme guvernamentale şi non-guvernamentale, din ţară sau din străinătate, în vederea îndeplinirii scopului pentru care a fost înfiinţată.

Dispoziţii finale

Art. 13 – (1) Calitatea de membru al Comisiei de Monitorizare încetează în următoarele situaţii:

prin încetarea raporturilor de serviciu în condiţiile Legii nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările şi completările ulterioare sau prin încetarea contractului individual de muncă în conformitate cu prevederile legale în vigoare, precum şi în orice alte situaţii în care membrul respectiv, nu mai îndeplineşte funcţia de conducător al direcţiei generale/direcţiei/serviciului sau unităţii din cadrulentității publice;
la solicitarea conducătorului [se va preciza funcția și denumirea entității publice].

(2) În situaţia în care un membru al Comisiei de Monitorizare absentează nemotivat de la trei şedinţe consecutive, Comisia de Monitorizare propune prin vot revocarea sa.

(3) În cazul în care unul dintre membrii Comisiei de Monitorizare pierde această calitate, în condiţiile prevăzute la alin. (1) şi (2), direcţia generală, direcţia, serviciul sau unitatea din cadrul entității publice propun un nou membru al Comisiei de Monitorizare în termen de două zile lucrătoare şi comunică prin adresă numele persoanei desemnate Secretarului / Secretariatului comisiei.

Art. 14 – (1) Calitatea de membru al Subgrupului de lucru al Comisiei de Monitorizare încetează în următoarele situaţii:

încetarea raporturilor de serviciu în condiţiile Legii nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, sau prin încetarea contractului individual de muncă, în conformitate cu prevederile legale în vigoare;
revocarea motivată a sa de către conducătorul direcţiei generale, direcţiei, serviciului sau al unităţii din cadrul entității publice care l-a desemnat.

(2) În situaţia în care un membru al Subgrupului de lucru al Comisiei de Monitorizare absentează nemotivat de la cinci şedinţe consecutive, Secretarul / Secretariatul comisiei va solicita în scris înlocuirea sa.

(3) În cazul în care unul dintre membrii Subgrupului de lucru al Comisiei de Monitorizare pierde această calitate, în condiţiile prevăzute la alin. (1) şi (2), conducătorul direcţiei generale, direcţiei, serviciului sau al unităţii din cadrul entității publice va desemna un nou membru al Subgrupului de lucru, în termen de două zile lucrătoare, prin adresă către Secretarul / Secretariatul comisiei.

2.7.2 Mecanisme la nivel local

La nivelul administrației publice locale, punerea în practică a mecanismului de implementare și dezvoltare a sistemului de control intern managerial se realizează având la bază un regulament de organizare și funcționare al Comisiei de Monitorizare.

Un model orientativ al acestui regulament se regăsește mai jos:

Regulament de organizare şi funcţionare al Comisiei de Monitorizare, responsabilă cu implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern managerial

Dispoziţii generale

Art. 1 – Scopul Comisiei de Monitorizare îl constituie crearea şi implementarea unui sistem integrat de control intern managerial în cadrul Primăriei Municipiului/Orașului/Comunei [se precizează denumirea entității publice], care să asigure atingerea obiectivelor Primăriei Municipiului/Orașului/Comunei [se precizează denumirea entității publice] într-un mod eficient, eficace şi economic.

Structura organizatorică a Comisiei de Monitorizare

Art. 2 – (1) Comisia de Monitorizare este formată din preşedinte, înlocuitorul acestuia şi membrii comisiei.

(2) Secretarul / Secretariatul se constituie în cadrul compartimentului [se precizează denumirea compartimentului din cadrul entității publice] şi asigură continuitatea lucrărilor Comisiei de Monitorizare, fiind asigurat de [se precizează numele și prenumele persoanelor] sau de înlocuitorul / înlocuitorii acesteia/acestuia/acestora.

III. Conducerea Comisiei de Monitorizare

Art. 3 – (1) Conducerea comisiei este asigurată de preşedinte.

(2) Preşedintele conduce şedinţele Comisiei de Monitorizare, supervizează activităţile specifice din cadrul acesteia şi solicită Secretarului / Secretariatului Comisiei realizarea de lucrări în limita competenţelor acestuia.

(3) În lipsa preşedintelui, atribuţiile sunt asigurate de către o altă persoană cu funcție de conducere, desemnată de Președintele Comisiei de Monitorizare.

Nota:

Persoana care poate primi atribuții de conducere a ședinței, în locul Primarului este Viceprimarul sau o altă persoană cu funcție de conducere, desemnată de acesta.

(4) În cazul neparticipării, din motive întemeiate, a Preşedintelui sau a înlocuitorului acestuia, şedinţa Comisiei de Monitorizare se reprogramează în termen de maxim 5 zile lucrătoare.

Atribuţiile Comisiei de Monitorizare

Art. 4 – (1) Elaborează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al primăriei, program care cuprinde obiective, acţiuni, termene, responsabili, precum şi unele măsuri necesare dezvoltării acestuia. La elaborarea programului se vor avea în vedere regulile minimale de management, conţinute în standardele de control intern managerial, atribuţiile, particularităţile organizatorice şi funcţionale ale primăriei, personalul şi structura acesteia, alte reglementări şi condiţii specifice.

(2) Supune aprobării Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al primăriei.

(3) Urmăreşte realizarea şi asigură actualizarea Programului de dezvoltare a sistemului de control intern managerial, ori de câte ori este necesar.

(4) Urmăreşte ca termenele prevăzute în Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al primăriei să fie respectate şi decide măsurile care se impun în cazul nerespectării acestora.

(5) Urmăreşte şi îndrumă direcţiile, serviciile, compartimentele şi structurile din subordinea Primăriei Municipiului/Orașului/Comunei [se precizează denumirea Municipiului /Orașului /Comunei din care face parte entitatea publică] în vederea elaborării Programelor de dezvoltare a subsistemelor de control managerial.

(6) Primeşte, semestrial și anual, de la structurile primăriei, rapoarte referitoare la stadiul sistemului de control intern managerial, conform prevederilor legislative în domeniu.

(7) Prezintă conducerii primăriei, ori de câte ori se consideră necesar, dar cel puţin o dată pe semestru și o dată pe an, rapoarte referitoare la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea sistemului de control intern managerial, în raport cu programul adoptat, la acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică întreprinse, precum şi la alte probleme apărute în legătură cu acest domeniu.

(8) Analizează capacitatea internă de a finaliza implementarea standardelor de control intern managerial, ţinând seama de complexitatea procesului şi dacă situaţia o impune, poate apela la consultanță externă.

(9) Participă la procesul de consultare electronică al conținutului Minutelor, înaintate de Secretarul /Secretariatul Comisiei de Monitorizare, rezultate în urma ședințelor membrilor comisiei și emit puncte de vedere, după caz, pe care le înaintează pe e-mail Secretarului /Secretariatului Comisiei de Monitorizare, în vederea integrării în documentul final.

(10) Coordonează procesul de actualizare a obiectivelor și a activităților entității publice.

(11) Avizează lista de activități procedurabile la nivelul entității publice.

(12) Analizează și avizează Informarea privind monitorizarea performanțelor la nivelul entității.

(13) Analizează Profilul de risc și limita de toleranță la risc.

(14) Analizează Informarea privind desfășurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul entității publice.

(15) Analizează procedurile de sistem.

(16) Hotărăsc actualizarea procedurilor de sistem.

Atribuţiile Preşedintelui Comisiei de Monitorizare

Art. 5 – (1) Conduce şi coordonează şedinţele Comisiei de Monitorizare şi activitatea Secretarului / Secretariatului Comisiei de Monitorizare.

(2) Urmăreşte respectarea termenelor stabilite de către Comisia de Monitorizare şi decide asupra măsurilor care se impun pentru respectarea lor.

(3) Propune ordinea de zi şi acordă cuvântul în şedinţe, veghind la disciplina şi buna desfăşurare a şedinţelor.

(4) Decide asupra participării la şedinţele Comisiei de Monitorizare a altor persoane a căror participare este necesară pentru clarificarea aspectelor aflate pe ordinea de zi a şedinţei.

(5) Aprobă minutele şedinţelor, rapoartele şi deciziile Comisiei de Monitorizare.

(6) Convoacă membrii Comisiei de Monitorizare, prin intermediul Secretarului / Secretariatului Comisiei de Monitorizare, în scris sau prin e-mail, cu cel puţin 3 zile înainte de şedinţă.

(7) Reprezintă Comisia de Monitorizare în relaţia cu orice instituții, autorități sau persoane juridice, cu organisme guvernamentale şi non-guvernamentale, din ţară sau din străinătate, cu orice alte entități în vederea îndeplinirii scopului pentru care a fost înfiinţată comisia.

(8) Solicită Secretarului / Secretariatului Comisiei de Monitorizare realizarea de lucrări, în limita competenţelor acestuia.

(9) Avizează Programul de dezvotare a sistemului de control intern managerial la nivelul primăriei.

(10) Avizează / aprobă procedurile de sistem.

(11) Aprobă situațiile centralizatoare, semestriale și anuale, privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial.

Atribuţiile secretarului/secretariatului Comisiei

Art. 6 – (1) Secretarul / Secretariatul Comisiei de Monitorizare asigură, din punct de vedere tehnic şi metodologic, monitorizarea, organizarea şi îndrumarea dezvoltării sistemului de control intern managerial.

(2) Elaborează un format standard de raport pentru sistemul de control intern managerial, pe care îl supune aprobării Comisiei de Monitorizare.

(2) Întocmeşte rapoarte în baza dispoziţiilor Preşedintelui Comisiei de Monitorizare şi le supune spre aprobare Comisiei de Monitorizare.

(3) Asigură diseminarea dispoziţiilor Comisiei de Monitorizare în scris sau prin e-mail şi serveşte drept punct de legătură în vederea bunei comunicări dintre compartimentele primăriei şi Comisiei de Monitorizare. Secretarul / Secretariatul Comisiei de Monitorizare menţine permanent legătura cu persoanele de contact desemnate de membrii Comisiei de Monitorizare din cadrul compartimentelor şi unităţilor subordonate primăriei.

(4) Semnalează Comisiei de Monitorizare situaţiile de nerespectare a deciziilor acesteia şi propune măsurile de corectare care se impun.

(5) Pregăteşte documentele necesare desfăşurării şedinţei şi le transmite în format electronic prin e-mail membrilor cu cel puţin 2 zile înainte de şedinţele Comisiei de Monitorizare.

(6) Întocmeşte minutele şedinţelor, pe care le transmite în format electronic, prin e-mail, membrilor Comisiei de Monitorizare.

(7) Duce la îndeplinire, transmite sau monitorizează, după caz, deciziile Comisiei de Monitorizare şi dispoziţiile Preşedintelui acesteia.

(8) Organizează desfăşurarea şedinţelor Comisiei de Monitorizare din dispoziţia Preşedintelui comisiei.

VII. Organizarea şedinţelor şi mecanismul de luare a deciziei

Art. 7 – (1) Comisia de Monitorizare se întruneşte ori de câte ori este necesar pentru atingerea scopului pentru care s-a înfiinţat.

(2) Deciziile Comisiei de Monitorizare se adoptă prin votul majorităţii simple.

(3) În cazul în care se constată egalitate de voturi, votul Preşedintelui (sau a înlocuitorului acestuia) este hotărâtor.

(4) Absenţa de la şedinţa Comisiei de Monitorizare se motivează în scris către Preşedintele acesteia.

(5) În situaţiile prevăzute de art. 7 alin. (4), membrul Comisiei de Monitorizare deleagă un înlocuitor din compartimentul său.

(6) Desfăşurarea şedinţei se consemnează în minută.

VIII. Sfera relaţională a Comisiei de Monitorizare

Art. 8 – (1) Comisia de Monitorizare este subordonată Primarului Municipiului / Orașului / Comunei … [se precizează denumirea Municipilui / Orașului / Comunei din care face parte entitatea publică].

(2) Comisia de Monitorizare cooperează cu direcţiile, serviciile, compartimentele şi structurile din subordinea Primăriei Municipiului / Orașului / Comunei … [se precizează denumirea Municipiului / Orașului / Comunei din care face parte entitatea publică] pentru atingerea scopului creării unui sistem integrat de control intern managerial.

(3) Comisia de Monitorizare dezvoltă relaţii funcţionale cu Compartimentul de Audit din cadrul Primăriei Municipiului / Orașului / Comunei … [se precizează denumirea Municipiului / Orașului / Comunei din care face parte entitatea publică], cu organisme similare din alte primării şi poate dezvolta relaţii de cooperare cu organisme guvernamentale şi non-guvernamentale sau alte persoane juridice din ţară sau din străinătate, în vederea îndeplinirii scopului pentru care a fost înfiinţată.

Dispoziţii finale

Art. 9 – (1) Calitatea de membru al Comisiei de Monitorizare încetează în următoarele situaţii:

încetarea raporturilor de serviciu în condiţiile Legii nr. 188/1999 republicată, sau prin încetarea contractului individual de muncă, în condițiile legii;
la solicitarea Primarului Municipiului / Orașului / Comunei … [se precizează denumirea Municipiului / Orașului / Comunei din care face parte entitatea publică].

(2) În situaţia în care un membru al Comisiei de Monitorizare absentează nemotivat de la cinci şedinţe consecutive, Comisia de Monitorizare propune prin vot revocarea sa.

(3) În cazul în care unul dintre membrii Comisiei de Monitorizare pierde această calitate, în condiţiile prevăzute la art. 9, alin. (1) şi (2), compartimentul pe care îl reprezintă propune un nou membru al Comisiei de Monitorizare în termen de 5 zile lucrătoare.

Art.10 – Respectarea prevederilor prezentului Regulament reprezintă atribuţie de serviciu pentru membrii Comisiei de Monitorizare. În situația absenței din instituție a unui membru al Comisiei de Monitorizare, acesta are obligația desemnării în scris, a persoanei responsabile pentru îndeplinirea obligațiilor care derivă din prezenta dispoziție. Înscrisul prin care se desemnează înlocuitorul membrului Comisiei de Monitorizare se depune în mod obligatoriu la Secretarul / Secretariatul Comisiei de Monitorizare. În situația absenței din instituție a persoanei care asigură Secretarul / Secretariatul Comisiei de Monitorizare, aceasta va fi înlocuită de o altă persoană din cadrul compartimentului … [se precizează denumirea compartimentului din cadrul entității publice], desemnată de conducătorul acestuia.

Art. 11. Comunicarea documentelor suport, de informare sau consultare se va realiza în format electronic, membrii Comisiei de Monitorizare având obligația consultării adreselor electronice indicate ca adrese de corepondență, orice modificare a acestora fiind obligatoriu de sesizat în scris Secretarului / Secretariatului Comisiei de Monitorizare.

CAPITOLUL 3 – IMPLEMENTAREA STANDARDELOR DE CONTROL INTERN MANAGERIAL

3.1 Etapele procesului de implementare a sistemului de control intern managerial

În procesul de implementare a sistemului de control intern managerial se recomandă parcurgerea unor etape absolut necesare pentru obținerea unui rezulat eficient și care să confere o anumită coerență procesului.

Aceste etape se regăsesc în standardele de control intern managerial și fac obiectul derulării unor procese complexe respectiv elaborării de documente relevante de către entitatea publică.

Etapele implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial au o succesiune logică, bine definită de aplicare.

Pentru exemplificare:

Monitorizarea performanțelor sau autoevaluarea realizării obiectivelor specifice și activităților compartimentului nu se poate realiza anterior stabilirii acestora sau mai mult, fără existența acestora și aducerea la cunoștința personalului.
Elaborarea procedurilor fără stabilirea în prealabil a activităților procedurabile.

3.1.1 Stabilirea obiectivelor generale și specifice

Entitatea publică își defineşte obiectivele legate de misiunea entităţii, conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne ale acesteia.

În acest sens, primul pas important în procesul de implementare a sistemului de control intern managerial îl constituie stabilirea obiectivele generale și cele specifice, cu scopul de a susține viziunea entităţii publice și a conducerii acesteia.

Stabilirea obiectivelor este în competenţa conducerii entităţii publice, iar responsabilitatea realizării acestora este atât a conducerii, cât şi a salariaţilor.

Pentru asigurarea funcționării sistemului de control intern managerial, fiecare salariat trebuie să cunoască atât scopul și obiectivele entităţii publice respectiv ale compartimentului din care face parte, cât și rolul său și atribuțiile postului, stabilite prin fişa postului.

Obiective generale sunt exprimate la nivelul entităţii publice, iar obiectivele specifice, derivate din obiectivele generale, se stabilesc la nivelul fiecărui compartiment din cadrul entităţii publice.

Conducerea entităţii publice transpune obiectivele generale în obiective specifice, în concordanță cu prevederile Standardului 5 – Obiective, prin realizarea unor documente de management organizaţional, planificare strategică instituţională sau prin elaborarea unei Liste a obiectivelor generale şi specifice, model exemplificat în Capitolul 6 – Machete completate.

Obiectivele trebuie astfel definite încât să răspundă pachetului de cerinţe S.M.A.R.T, adică:

Specifice – să arate clar ce anume trebuie realizat;

Măsurabile – să indice în ce fel va fi măsurat rezultatul;

Acceptate – de către persoana care trebuie să îndeplinească obiectivul, cât și de entitate;

Realiste – să poată fi îndeplinite în limitele impuse de condiții;

Definirea obiectivelor

Timp precizat – să specifice un termen pentru obținerea rezultatului;

Exemplu de obiectiv specific definit în mod SMART de către Departamentul Resurse Umane

Recrutarea și instruirea unui număr de cinci angajați în cadrul Serviciului Achiziții Publice, conform organigramei aprobate şi Planului de pregătire profesională, până la data 30.06.2017.

Entitatea publică își definește propria strategie, prin stabilirea obiectivelor şi priorităţilor organizaţionale, pe baza previziunilor privind mediul extern şi capacităţile entității şi desemnarea planurilor operaţionale prin intermediul cărora aceste obiective pot fi îndeplinite.

În cazul în care entitățile publice, în special cele din administrația publică centrală, au implementat un sistem de Planificare Strategică Instituțională, acestea își pot stabili și obiective strategice, obiective ce reflectă scopurile entității pe termen lung, facilitând trecerea de la viziunea de ansamblu, exprimată în formularea misiunii entității, la programe, măsuri, proiecte, activități, care contribuie la atingerea misiunii. Prin intermediul obiectivelor strategice entitatea trece de la viziune la procese caracterizate de indicatori de impact, rezultat, ieșire sau indicatori de produs și sau eficiență.

3.1.2 Stabilirea activităților

După stabilirea obiectivelor generale și specifice de către conducerea entității publice respectiv conducătorul compartimentului și comunicarea acestora întregului personal, compartimentele, prin conducătorii acestora, își identifică activitățile ce conduc la îndeplinirea obiectivelor specifice aferente fiecărui compartiment.

Astfel, conducătorii compartimentelor stabilesc activitățile pentru realizarea obiectivelor specifice, prin elaborarea Listei obiectivelor şi activităților, model exemplificat în Capitolului 6 – Machete completate sau prin alt document de planificare precum Plan operațional, Program de activitate, etc care identifică toate activitățile și acțiunile ce trebuie executate pentru atingerea obiectivelor și care corelează activitățile cu resurse umane, financiare, etc, alocate.

Ca tehnică de identificare și stabilire a activităților se poate folosi oricare din cele uzual întâlnite în practica managementului, precum, harta mentală sau diagrama de descompunere a lucrărilor, iar ca instrument de planificare se poate utiliza diagrama Gantt[10].

Foarte importante în stabilirea activităților sunt: procesul de Planificare – conform Standardului 9 și Continuitatea activității – Standardul 11 prin Planul de continuitate a activității, plan ce trebuie cunoscut și aplicat de personalul care are stabilite sarcini, responsabilități și delegare în implementarea acestuia.

Comisia de Monitorizare coordonează procesul de actualizare și evaluare a obiectivelor şi activităţilor, la nivelul entității publice.

În funcție de gradul de complexitate, o activitate poate cuprinde una sau mai multe acțiuni, care contribuie la realizarea activității respective.

3.1.3 Identificarea riscurilor

Procesul de identificare a riscurilor este primul pas în demersul activităţii de Management al riscului[11]. Acesta îşi propune să descopere toate sursele posibile de risc, cu scopul eliminării sau diminuării probabilității și efectelor (impactului) pe care acestea le pot produce.

Astfel, după stabilirea obiectivelor generale, obiectivelor specifice şi a activităţilor aferente, structurile din cadrul entității publice își identifică vulnerabilităţile (punctele slabe interne/de la nivelul entităţii, care pot cauza apariţia riscurilor) şi a ameninţările (care vin din exteriorul instituţiei).

Identificarea riscurilor este un proces permanent, care se realizează, în funcţie de gradul de maturitate și experiența a entității publice în procesul de management al riscurilor.

Riscurile se identifică la orice nivel, unde se sesizează că există consecinţe asupra atingerii obiectivelor şi pot fi luate măsuri de remediere a problemelor.

Numărul riscurilor crește proporțional cu complexitatea entității publice și cu numărul activităților desfășurate pentru atingerea obiectivelor.

Identificarea riscurilor se concretizează prin completarea Formularului de alertă la risc (FAR) pentru fiecare risc nou identificat sau prin Lista obiectivelor, activităților și riscurilor.

3.1.4 Elaborarea registrului de riscuri la nivelul entității publice

În vederea gestionării riscurilor la nivelul entităţii publice, conducătorul acesteia constituie, prin act de decizie internă, în funcție de natura organizatorică și de specificul entității, o structură cu atribuţii în acest sens, denumită Echipa de gestionare a riscurilor (EGR).

Pentru o bună administrare a riscurilor la toate nivelurile manageriale, conducătorii compartimentelor desemnează responsabili cu riscurile.

Aceștia identifică și colectează riscurile aferente obiectivelor și/sau activităților, asumate de către conducătorul compartimentului și monitorizează procesul de implementare a managementului riscurilor.

Implementarea sistemului de control intern managerial, implicit a Managementului riscurilor, trebuie să fie adaptată dimensiunii, complexității și mediului specific entității publice.

Pentru entitățile publice a căror dimensiune și structură organizatorică nu permite constituirea EGR, procesul de gestionare a riscurilor se poate realiza la nivelul Comisiei de monitorizare.

Evaluarea riscurilor se realizează prin estimarea probabilităţii de materializare a riscurilor, estimarea impactului asupra obiectivelor/activităților în cazul materializării riscurilor și calculul expunerii la risc. În procesul de evaluare al riscurilor, în funcție de experiența acumulată a entității publice se pot utiliza mai multe tipuri de scale, ca și instrument de evaluare.^[12]

După ce riscurile au fost identificate și evaluate la nivelul fiecărui compartiment din cadrul entității publice, acestea sunt transpuse în Registrul de riscuri pe compartiment, de către responsabilul cu riscurile și aprobat de conducătorul compartimentului, în conformitate cu procedura internă privind managementul riscului la nivelul fiecărei entităţi.

Registrele de riscuri pe compartimente sunt analizate și centralizate de Secretarul Echipei de Gestionare a riscurilor, care selectează riscurile și elaborează Registrul de riscuri la nivelul entității, document care stă la baza procesului de management a riscurilor (model exemplificat în Capitolului 6 – Machete completate).

3.1.5 Stabilirea modalităților de dezvoltare a sistemului de control intern managerial

În această etapă, entitatea publică elaborează planuri/programe de activitate pentru toate obiectivele entităţii, identifică şi repartizează resursele, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor şi organizează procesele de muncă în vederea desfăşurării activităţilor planificate, în conformitate cu prevederile Standardului 6 – Planificarea.

Planificarea activităților procedurabile se realizează prin stabilirea procedurilor pentru fiecare activitate aferentă obiectivelor specifice ale compartimentului, în funcție de complexitatea acestei, desemnarea responsabililor cu elaborarea procedurii și termenele de realizare.

Astfel, conducătorul compartimentului se asigură să existe proceduri pentru toate procesele și activitățile importante, prin elaborarea unei liste sau unui alt document strategic privind obiectivele specifice și activităţi procedurabile, model exemplificat în Capitolul 6 – Machete completate.

Procedurile reprezintă un instrument de control intern, care contibuie la îmbunătățirea desfășurării activităților prin separarea sarcinilor, a funcțiilor, a competențelor și a responsabilităților personalului din cadrul entității publice.

Fiecare entitate publică adaptează sistemul de procedurare al activităților în funcție de mărimea entității, forma, tipurile și complexitatea activităților, cu respectarea prevederile Standardului 9 – Proceduri.

3.1.6 Inventarierea documentelor, a fluxurilor de informații, a proceselor și a modului de comunicare

Date și informații

Datele, informațiile și documentele în integralitatea lor constituie esența activității entităților publice centrale și locale.

În acest sens, este foarte important nu numai conținutul și componenta tehnică specifică a acestora (administrativă, financiară, patrimonială, legislativă, etc), dar și modul de gestionare al acestora, de la elaborare până la arhivare, inclusiv a modului de comunicare intern sau extern.

Datele sunt materia primă a activității entităților publice compuse din cifre, cuvinte, simboluri, etc și se referă la procese ce au loc în cadrul entității publice.

Informațiile sunt date care au fost analizate, centralizate, prelucrate și interpretate într-un anumit mod pentru a-i fi comunicate destinatarului lor pe un anumit flux anumite semnificații ale acestora.

Documente

Datele și informațiile pot fi obiective precum rezultate, statistici, proceduri, etc sau subiective sub forma de estimări, impresii, opinii, aprecieri, etc și se regăsesc în documente și documentații.

Inventariere documente

Documentele și documentațiile de lucru primite sau trimise pentru/spre soluționare, se ordonează și se iau în evidentă conform unor criterii stabilite la nivelul compartimentului, proces ce reprezinta inventarierea documentelor.[13]

Prin operațiunea de inventariere, există o evidență clară asupra tuturor documentelor care intră în compartiment, modalitatea de procesare și rezultatul ei prin documentele de ieșire, aferente pentru activitățile și obiectivele acestuia.

Pe baza inventarierii documentelor, entitatea publică își organizează şi administrează procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, identificare şi arhivare a documentelor interne şi externe, oferind control asupra ciclului complet de viaţă al acestora şi accesibilitate conducerii şi angajaţilor entităţii, precum şi terţilor abilitaţi, în conformitate cu prevederile Standardului 13 – Gestionarea documentelor.

Exemple de modele de evidență și inventariere a documentelor și documentațiilor

Registru evidență documente intrări – ieșiri;
Registru evidență proceduri de sistem și operaționale;
Lista evidență documentații proceduri de achiziție prin licitații (dosarul procedurii) organizate în anul 20.., precum: caiete de sarcini, fișe de date, contestații, contracte, etc
Dosar cu documente specifice implementării sistemului de control intern managerial la nivelul compartimentului: lista obiective generale și specifice, plan/program de activitate, registru de riscuri, plan de implementare a măsurilor de control, chestionar de autoevaluare, situatie centralizatoare, etc;
Dosar activitate Comisia de Monitorizare: decizia de numire a președintelui Comisiei de Monitorizare, decizia de actualizare a membrilor Comisiei de Monitorizare, ordinea de zi aa ședintelor comisiei, minutele ședințelor, hotărâri, etc;

În acest fel, inventarierea, devine principalul instrument ce duce la identificarea rapidă și exactă a unui document, act, dosar, etc, necesar la un moment dat, de către orice angajat din cadrul compartimentului.

Flux informațional

Totalitatea informațiilor care circulă între o anumită sursă și destinatar pe un anumit tip de canal sau cale de comunicare se definește ca flux informațional.

Orice document, act, documentație trebuie să fie asociat/asociată unui anumit flux de informații.

Fluxurile informaționale trebuie organizate, structurate și să asigure un sistem eficient de comunicare internă şi externă, astfel încât conducerea şi salariaţii să îşi poată îndeplini în mod eficace şi eficient sarcinile, iar informaţiile să ajungă complete şi la timp la utilizatori.

Exemple de modele de fluxuri informaționale

Fluxuri informaționale interne

Conducere – compartiment;
Direcția de resort – compartiment;
Compartiment A – Compartiment B;

Fluxuri informaționale externe

Entități publice raportoare (care raportează) – entitate publică desemnată să realizeze centralizarea raportărilor;
Minister de resort – entitate publică subordonată sau aflată în coordonare.

Căi de comunicare

Entitatea publică își stabileşte metode şi căi de comunicare care să asigure transmiterea eficace a datelor și informaţiilor necesare desfăşurării activităților, în conformitate cu prevederile Standardului 12 – Informarea și comunicarea.

Această etapă oferă o imagine de ansamblu a entității asupra tipurilor de informaţii transmise într-un interval de timp determinat, grupate într-un circuit logic, pe care datele îl parcurg din momentul colectării lor de la sursa de informare şi până în momentul furnizării la un receptor sub formă de informaţii, prin canale informaţionale adecvate destinaţiei acestora.

Fiecare entitate publică își definește reguli cu privire la înregistrarea, expedierea, redactarea, clasificarea, îndosarierea, protejarea şi păstrarea documentelor, organizate într-un cadrul procedural, în conformitate cu Standardul 13 – Gestionarea documentelor.

Un proces de administrare al documentelor implementat și dezvoltat sprijină atât conducerea cât şi angajaţii entităţii publice în îndeplinirea sarcinilor, a responsabilităţilor şi atingerea obiectivelor și contribuie la comunicarea eficientă și calitatea informaţiilor.

O modalitate eficientă pentru inventarierea documentelor, optimizarea fluxurilor de informații respectiv a proceselor și a modului de comunicare o reprezintă implementarea unui sistem informatic pentru o Platformă de management al documentelor de tip ERP (Enterprise Resource Planning).

3.1.7 Stabilirea sistemului de monitorizare a desfășurării activităților

Așa cum s-a precizat anterior, realizarea obiectivelor specifice este în strânsă legătura cu stabilirea activităților pe fiecare obiectiv specific. Pentru entitățile publice care se află la începutul procesului de implementare a sistemului de control intern managerial, se recomandă defalcarea activităților în acțiuni, după caz.

În vederea stabilirii îndeplinirii obiectivelor și a modului de realizare a acestora, este necesară o monitorizare a desfășurării activităților în ansamblul lor și o evaluare a gradului de realizare a obiectivelor pe baza unor indicatori de performanță și/sau de rezultat, reprezentați prin rezultatul așteptat și valoarea de referință a indicatorului.

Monitorizarea și evaluarea desfășurării activităților din structura obiectivelor sunt două procese independente însă aflate într-o strânsă legătură unul cu celălalt, complementare, în sensul că monitorizarea nu ar fi obiectivă dacă nu are la bază o evaluare, iar evaluarea ar fi inutilă dacă nu este analizată și monitorizată la nivelul conducerii compartimentului respectiv la nivelul entității, pentru luarea unor măsuri corective, dacă este cazul sau al deciziilor.

Monitorizarea este un proces continuu de colectare a datelor și informaţiilor despre modul de realizare a unui obiectiv specific, activitate sau acțiune, prin care se observă și înregistrează într-un mod sistematic și precis, tot ceea ce se petrece în timpul unui proces sau unei activități.

Monitorizarea este în esență, o descriere a situației la un moment dat[14].

Evaluarea este un proces realizat la un anumit moment, bine determinat și planificat de conducătorul compartimentului/entității publice (lunar, semestrial, anual) și utilizează indicatori măsurabili care exprimă gradul de realizare sau rezultatul unui obiectiv specific, unei activități respectiv acțiune sau progrese ale acestora de-a lungul unei perioade de timp.

De aceea, aceste două procese sunt într-o strânsă conexiune la rândul lor cu procesul de Planificare – conform Standardului 9 și Continuitatea activității – Standardul 11.

Mai mult, dacă obiectivele specifice nu sunt stabilite conform cerintelor SMART și în mod special nu sunt măsurabile, rezultate acestora respectiv stabilirea indicatorilor de performanță și/sau de rezultat vor fi dificil de apreciat cu obiectivitate.

Monitorizarea și evaluarea sunt forme de control care oferă conducătorului entității mijloacele de a se asigura de îndeplinirea obiectivelor.

Indicatorii de performanță și/sau de rezultat sunt definiţi ca variabile cantitative sau calitative care furnizează mijloace simple şi de încredere pentru măsurarea rezultatelor[15] în dinamica entității publice. Totodată, indicatorii sunt instrumente analitice de bază pentru evaluarea unui anumit rezultat cu ținte de realizare anterior stabilite sau pentru compararea unor rezultate similare.

Criterii minimale pentru stabilirea indicatorilor de performanță și/sau de rezultat

trebuie asigurat că sunt aleşi cei mai relevanţi indicatori, în concordanţă cu obiectivele stabilite;
să fie cuprinzători;
trebuie să exprime simplu și obiectiv rezultatul așteptat;
este reprezentat printr-o formulă matematică, în cazul indicatorilor de performanță sau printr-o apreciere obiectivă în cazul indicatorilor de rezultat;

Tipuri de indicatorii de performanță și/sau de rezultat

Cantitativi – exprimaţi în termeni numerici sau procentuali;
Calitativi – exprimați printr-o apreciere de genul realizat/nerealizat, da/nu, aprobat/neaprobat; dezavantajul acestui tip de indicator constă în faptul că este dificil de verificat;

În acest caz este obligatoriu existența unui document justificativ care să susțină aprecierea făcută.

Sistemul de monitorizare a desfășurării activităților constă în:

măsurarea şi raportarea indicatorilor de performanță și/sau de rezultant relevanţi;
colectarea periodică şi analizarea informaţiilor cu scopul de a fundamenta procesul de luare a deciziilor și măsurile corective adecvate ce se impun, în situația apariției unor abateri fată de planul inițial stabilit;
corelarea performanțelor profesionale individuale ale personalului angajat cu indicatorii de performanță și/sau de rezultat ale activităților desfășurate pentru îndeplinirea obiectivelor;

Sistemul de monitorizare a desfășurării activităților conduce la:

obiectivitate în luarea deciziilor şi măsurilor corective;
transparență în raportarea îndeplinirii obiectivelor sau stadiului de progres al acestora;
obiectivitate la întocmirea Rapoartelor de evaluare anuale a performanțelor profesionale individuale ale personalului angajat, de către conducătorul compartimentului;

Sistemul de monitorizare a desfășurării activităților se stabilește la începutul fiecărui an, poate fi actualizat pe parcursul anului și presupune parcurgerea următoarelor etape:

Stabilirea obiectivului specific;
Stabilirea activităților (acțiunilor) necesar a fi realizate pentru îndeplinirea obiectivului specific;
Stabilirea rezultatului așteptat pentru fiecare activitate (acțiune);
Stabilirea tipului de indicator, de performananță sau de rezultat;
Stabilirea formulei de apreciere a indicatorului în cazul celor de performanță.

Exemple indicatori de performanță

Gradul de actualizare al Registrului de riscuri de la nivelul entității (G_a _RR)

Gradul de îndeplinire a Planului de activitate anual (G_PA)

Stabilirea valorii de referință a performanței sau rezultatului, în funcție de de tipul de indicator utilizat;
Nominalizarea responsabilului cu evaluarea și monitorizarea indicatorului;
Termenul de raportare a indicatorului respectiv de realizare a obiectivului, activității sau acțiunii.

Centralizarea datelor menționate anterior pot fi transpuse într-o formă tabelara precum urmează.

Obiective Activităţi	Rezultate aşteptate	Denumire indicator de performanţă şi / sau de rezultat	Formulă/ apreciere indicator	Valoare țintă indicator	Responsabil	Termen limită
1	2	3	4	5	6	7
*Obiectiv 1 …………….*
Activitate 1	Rezultat 1	Indicator 1	. . .	. . .	. . .	. . .
. . .

Un model de Sistem de monitorizare și evaluare a desfășurării activităților din structura obiectivelor se regăsește la Capitolul 6 – Machete completate.

Abordarea procesului de monitorizare și evaluare conform celor menționate anterior corespunde recomandărilor Ordinului Secretarului General al Guvernului nr.201/2016 de parcurgere a etapelor de implementare a sistemului de control intern managerial în cadrul entităților publice.

Aceasta conduce la o evaluare unitară și obiectivă în cadrul misiunilor de verificare și îndrumare metodologică, misiuni realizate de Direcția Control Intern Managerial și Relații Interinstituționale din cadrul Secretariatului General al Guvernului.

3.1.8 Autoevaluarea realizării obiectivelor

Sistemul de monitorizare a desfășurării activităților din structura obiectivelor, stabilit la începutul fiecărui an, la nivelul fiecărui compartiment, având declarate obiectivele specifice, activitățile, rezultatele așteptate inclusiv indicatorii de performanță și/sau de rezultat, se aplică pentru evaluarea rezultatelor obținute respectiv a indicatorilor de performanță stabiliți ca ținte de realizat, pe o perioada determinată.

Procesul de evaluare a stadiului și realizării obiectivelor specifice la nivelul compartimentului, se realizează de către personalul propriu desemnat sau de către conducătorul compartimentului, fapt pentru care procesul mai este cunoscut și ca autoevaluarea realizării obiectivelor.

Spre deosebire de evaluarea realizată de către un evaluator extern, autoevaluarea are ca principale avantaje:

o înțelegere mai bună a situației din compartiment;
o credibilitate mai mare în fața angajaților a rezultatelor prezentate și a măsurilor corective;
costuri minimale;

Autoevaluarea realizării obiectivelor trebuie făcută din cel puțin două motive foarte importante:

pentru a ne asigura că facem tot ce trebuie în direcția îndeplinirii obiectivelor specifice;
pentru a demonstra că resursele utilizate sunt folosite în scopurile cărora le-au fost destinate, în condiții de eficiență, eficacitate și economicitate;

Etapele autoevaluării realizării obiectivelor / activităților

Colectarea datelor și informațiilor – se identifică toate documentele și documentațiile relevante existente la nivelul compartimentului sau entității publice care au fost elaborate în vederea realizării obiectivului specific evaluat.

O importanță deosebită în acest proces o reprezintă implementarea Standardului 12 – Informarea și comunicarea respectiv Standardul 13 – Gestionarea documentelor.

Analizarea, sistematizarea și prelucrarea datelor și informațiilor care concură la realizarea obiectului specific analizat (activitate sau acțiune) și care au stat la baza definirii indicatorului de performanță în faza stabilirii Sistemului de monitorizare.
Calcularea indicatorului de performanță, conform formulei stabilite în cadrul Sistemului de monitorizare de la nivelul compartimentului.

În cazul în care indicatorul este unul de rezultat se va exprima o apreciere de genul realizat/nerealizat, da/nu, abrobat/neaprobat, etc pe bază de documente justificative și analizei de la punctul 2.

Interpretarea indicatorului de performanță în raport cu valoarea de referintă care poate fi numerică sau procentuală respectiv apreciativă (calitativă), în cazul indicatorior de rezultat.
Formularea concluziei cu privire la realizarea indicatorului de performanță ținând seama de rezultatul așteptat definit în faza stabilirii Sistemului de monitorizare și de valoarea de referință a acestuia.
Luarea de decizii și/sau măsuri preventive / corective, după caz de către conducătorul compartimentului.
Elaborarea Raportului anual privind monitorizarea performanțelor. Raportul anual privind monitorizarea performanțelor la nivelul compartimentului este un document de maximă importanță, întrucât acesta:

Relevă în mod obiectiv, asumat prin răspunderea personală a conducătorului compartimentului, gradul de realizare a obiectivelor specifice la nivelul compartimentului;
Prezinta eficiența și eficacitatea utilizării resurselor materiale și umane alocate precum și economicitatea resurselor financiare pentru atingerea rezultatelor analizate;
Stă la baza întocmirii cu obiectivitate a Rapoartelor de evaluare anuale a performanțelor profesionale individuale ale personalului angajat;
Reprezintă un instrument util conducătorului entității pentru monitorizarea în timp a evoluției compartimentelor din punct de vedere al performanțelor;

Raportul privind monitorizarea performanțelor la nivelul compartimentului se elaborează anual de conducătorul compartimentului și se transmite Secretarului Comisiei de Monitorizare în vederea centralizării la nivelul entității publice și elaborarea Informării privind monitorizarea performanțelor la nivelul entității. Informarea este analizată și aprobată de Comisia de Monitorizare și ulterior prezentată conducătorului entității publice.

Un model de ”Autoevaluare a realizării obiectivelor” se regăsește la Capitolul 6 – Machete completate.

3.1.9. Elaborarea procedurilor

După ce conducătorul compartimentului a stabilit în etapa precedentă, activitățile procedurabile, responsabilii cu elaborarea procedurilor și termenele de realizare, persoana desemnată demararează elaborarea procedurilor.

În funcție de tipul procedurii respectiv de sistem sau operațională, se parcurg pașii necesari în vederea elaborării, verificării, avizării și aprobării procedurii, în conformitate cu Anexa 2 din OSGG nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare.

Scopul elaborării procedurilor este acela de a stabili și descrie pașii ce trebuie urmați, a modalităților de lucru stabilite și a regulilor de aplicat, precum și a responsabilitaților ce le revin persoanelor implicate în desfășurarea procesului sau activității ce face obiectul procedurii[16].

Elementele componente ale unei proceduri sunt cele prezentate în Ghidul pentru realizarea procedurilor de sistem și operaționale, respectiv: pagina de gardă, pagina de cuprins, conţinutul propriu-zis (ce include scop, domeniu de aplicare, documente de referință, definiții și abrevieri, descrierere, responsabilități), formularul de evidenţă a modificărilor, formularul de analiză al procedurii, lista de distribuire/difuzare a procedurii, anexe (dintre care obligatoriu diagrama de proces).

Entitatea publică elaborează o Procedură proprie de sistem, respectiv Procedura privind elaborarea procedurilor, care descrie detaliat modul de elaborare, verificare, avizare, aprobare, evidență, difuzare și arhivare a procedurilor.

Procedurile elaborate și verificate de către conducătorul compartimentului sunt transmise secretarului/secretariatului Comisiei de Monitorizare, pentru analiză și conformitate cu structura prevăzută în Procedura privind elaborarea procedurilor.

La nivelul fiecărui compartiment există o evidență a procedurilor elaborate și aprobate, care oferă stadiul procedurilor elaborate în conformitate cu activitățile procedurabile, conform modelului prezentat mai jos.

Nr.

crt.

Cod procedură

Denumire procedură

Persoana responsabilă

Ediția

Revizia

Data intrării în vigoare

3.1.10. Elaborarea Programului de pregătire profesională pentru implementarea sistemului de control intern managerial

Procesul de implementare a sistemului de control intern managerial este unul de durată, care necesită eforturi însemnate din partea întregului personal al entităților publice și totodată, este unul de adaptare la specificul și la particularitățile acestora, particularități care sunt cel mai bine cunoscute și înțelese de propriul personal.

Astfel, conducătorii entităților publice trebuie să conștientizeze necesitatea și importanța formării profesionale în domeniul sistemului de control intern managerial al propriului personal pentru dezvoltarea resurselor umane din cadrul entităților publice.

Acţiunile de perfecţionare profesională, atât pentru persoanele cu funcţii de conducere, cât şi pentru cele cu funcţii de execuţie sunt cuprinse în Programul anual de dezvoltare SCIM al entității publice, ca și acțiuni în vederea implementării cerințelor Standardului 3 – Competenţa, performanţa.

Conducătorul entităţii publice asigură condiţii pentru îmbunătăţirea pregătirii profesionale a angajaţilor prin participarea anuală la cursuri de pregătire profesională, în domeniul său de competenţă.

Pentru îndeplinirea obligaţiei de îmbunătăţire continuă a abilităţilor şi pregătirii profesionale, anuale, la evaluarea performanţelor profesionale individuale anuale, sunt identificate în Raportul de evaluare domeniile în care angajatul evaluat necesită formare profesională suplimentară în perioada următoare.[17]

3.2 Fișe de standarde

Implementarea standardelor de control intern managerial prin îndeplinirea cerințelor generale impuse de acestea trebuie să se realizeze prin activități și acțiuni concrete și nu prin abordări abstracte, presupuneri sau judecăți de valoare.

Acest proces nu presupune analize de cunoștințe și/sau abilități, ci obținerea de rezultate concrete, cuantificate prin indicatori de performanță și/sau de rezultat respectiv prin existența de documente justificative.

În acest sens, este utilă abordarea analizării și îndeplinirii cerințelor standardelor de control intern managerial prin elaborarea unei Fișe complementare standardului, conform modelelor prezentate în continuare, cu precizarea că acestea pot fi dezvoltate și completate, după caz.

Standard 1 – ETICĂ ȘI INTEGRITATE

FIȘĂ DE STANDARD
Standard 1	ETICĂ ȘI INTEGRITATE
*Descrierea Standardului* Conducerea şi salariaţii entităţii publice cunosc şi susţin valorile etice şi valorile organizaţiei, respectă şi aplică reglementările cu privire la etică, integritate, evitarea conflictelor de interese, prevenirea şi raportarea fraudelor, actelor de corupţie şi semnalarea neregularităţilor.escrierea
*Cerințe generale standard*	*Activități necesare*	*Documente/elemente justificative[18]*
ü Conducerea entităţii publice sprijină şi promovează, prin deciziile sale şi prin puterea exemplului personal, valorile etice, integritatea personală şi profesională a salariaţilor. ü Conducerea entităţii publice adoptă un cod etic/cod de conduită, dezvoltă şi implementează politici şi proceduri privind integritatea, valorile etice, evitarea conflictelor de interese, prevenirea şi raportarea fraudelor, actelor de corupţie şi semnalarea neregularităţilor. ü Conducerea entităţii publice înlesneşte comunicarea deschisă, de către salariaţi, a preocupărilor acestora în materie de etică şi integritate, prin crearea unui mediu adecvat. ü Acţiunea de semnalare de către salariaţi a neregularităţilor trebuie să aibă un caracter transparent pentru eliminarea suspiciunii de delaţiune şi trebuie privită ca exercitarea unei îndatoriri profesionale. ü Salariaţii care semnalează neregularităţi de care, direct sau indirect, au cunoştinţă sunt protejaţi împotriva oricăror discriminări, iar managerii au obligaţia de a întreprinde cercetările adecvate, în scopul elucidării celor semnalate şi de a lua, dacă este cazul, măsurile ce se impun. ü Conducerea şi salariaţii entităţii publice au o abordare pozitivă faţă de controlul intern managerial, a cărui funcţionare o sprijină în mod permanent.	1. Luarea la cunoștință de către personalul entității a prevederilor Legii nr. 7/2004 privind Codul de conduita a funcționarilor publici și a Legii nr. 477/2004 privind Codul de conduită a personalului contractual din autorităţile şi instituţiile publice, după caz.	ü Proces verbal de instruire a personalului.
	2. Elaborarea Codului de conduită la nivelul entității publice.	ü Cod de conduită
	3. Postarea Codului de conduită pe site-ul intranet al entității.	ü Site intranet
	4. În cazul în care entitatea publică nu are site intranet, se va aduce la cunostință personalului Codul de conduită al entității.	ü Proces verbal de luare la cunoștință a prevederilor Codului de contuită intern
	5. Desemnarea unui consilier de etică din cadrul compartimentului resurse umane, conform Legii nr.7/2004.	ü Decizie de numire a consilierului de etică
	6. Întocmirea de rapoarte trimestriale privind respectarea normelor de conduită de către funcţionarii publici din cadrul entității publice și transmiterea acestora la Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici, conform Legii nr.7/2004 și Ordinului ANFP nr.4108/2015.	ü Raport de monitorizare a respectării normelor de conduită la nivelul entității publice întocmit de consilierul de etică
	7. Elaborare Procedură de sistem privind semnalarea neregularităților la nivelul entității.	ü PS – Privind semnalarea neregularităților
	8. Aplicarea de măsuri, după caz, pentru elucidarea neregularităților, luate de către conducătorul compartimentului cu respectarea prevederilor Legii nr.571/2004 privind protecția personalului din autoritățile și instituțiile publice şi din alte unități care semnalează încălcări ale legii.	ü Proces verbal de constatare a neregulilor și luarea de măsuri
	9. Asigurarea transparenţei în exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei, conform Legii nr. 161/2003, cu modificările și completările ulterioare și aducerea la cunoștință prin mijloace electronice sau scrise a legislației privind conflictului de interese şi a regimului incompatibilităţilor.	ü Procedură de sistem/Ghid/Instrucțiuni privind declararea averilor și a intereselor; ü Declarație de avere; ü Declarație de interes; ü Postare pe site intranet a legislației specifice.
	10. Constituirea Comisiei de specialitate privind inventarierea bunurilor primite cu titlu gratuit cu prilejul unor acțiuni de protocol, conform Legii nr. 251/2004.	ü Ordin privind constituirea comisiei
	11. Elaborare Procedură de sistem privind declararea cadourilor.	ü Procedură de sistem privind declararea cadourilor
	12. Constituirea comisiei de disciplină prin act administrativ al conducătorului entității, conform HG nr. 1344/2007 privind normele de organizare şi funcţionare a comisiilor de disciplină.	ü Ordin privind constituirea comisiei de disciplină.

Standard 2 – ATRIBUȚII, FUNCȚII, SARCINI

FIȘĂ DE STANDARD
Standardul 2	ATRIBUȚII, FUNCȚII, SARCINI
*Descrierea Standardului* Conducerea entităţii publice asigură întocmirea şi actualizarea permanentă a documentului privind misiunea entităţii publice, a regulamentelor interne şi a fişelor posturilor, pe care le comunică angajaților.
*Cerințe generale standard*	*Activități necesare*	*Documente/elemente justificative*
ü Regulamentul de organizare şi funcţionare a entităţii publice cuprinde într-o manieră integrală sarcinile entităţii, rezultate din actul normativ de organizare şi funcţionare, precum şi din alte acte normative; acesta se comunică salariaţilor şi se publică pe pagina de intranet a entităţii publice. ü Fiecare salariat trebuie să cunoască misiunea încredinţată entităţii, obiectivele şi atribuţiile entităţii publice şi ale compartimentului din care face parte, rolul său în cadrul compartimentului, stabilit prin fişa postului, precum şi obiectivele postului pe care îl ocupă. ü Conducătorii compartimentelor entităţii publice au obligaţia de a întocmi şi de a actualiza, ori de câte ori este cazul, fişele posturilor pentru personalul din subordine. ü Sarcinile trebuie să fie clar formulate şi strâns relaţionate cu obiectivele postului, astfel încât să se realizeze o deplină concordanţă între conţinutul sarcinilor şi conţinutul obiectivelor postului. ü Conducătorii compartimentelor entităţii publice trebuie să identifice sarcinile noi şi dificile ce revin salariaţilor şi să le acorde sprijin în realizarea acestora. ü Conducerea entităţii publice îşi identifică funcţiile sensibile şi funcţiile considerate ca fiind expuse, în mod special, la corupţie şi stabileşte o politică adecvată de gestionare a personalului care ocupă astfel de funcţii. ü Funcţiile sensibile şi cele considerate ca fiind expuse, în mod special, la corupţie pot fi ataşate tuturor activităţilor privind gestionarea resurselor umane, financiare şi informaţionale. ü Conducerea entităţii identifică funcţiile sensibile pe baza inventarului funcţiilor sensibile şi a listei salariaţilor care ocupă aceste funcţii sensibile. În situaţia în care hotărăşte să declare existenţa funcţiilor sensibile va elabora un plan pentru rotaţia personalului la intervale, de regulă, de minimum 5 ani. În situaţia în care conducerea entităţii publice hotărăşte să nu declare unele funcţii sensibile, atunci, în mod obligatoriu, va implementa activităţi de control suplimentare sau alte măsuri pe fluxul procesului respectiv, astfel încât în procesul de administrare a riscurilor efectele asupra activităţilor desfăşurate în cadrul entităţii să fie minime.	1. Prezentarea / postarea/ aducerea la cunoștință a actului normativ de organizare și funcționare a entității publice.	ü Act normativ de organizare și funcționare al entității publice
	2. Elaborarea ROF și ROI la nivelul entității publice.	ü Organigramă; ü ROF și ROI elaborat; ü Ordin/decizie/hotărâre de aprobare a ROF și ROI, după caz.
	3. Luarea la cunoștință de către personalul entității a prevederilor ROF și ROI și postarea acestora pe site-ul intranet al entității.	ü Site intranet; ü Proces verbal de luare la cunoștință a prevederilor ROF și ROI.
	4. Elaborarea și/sau actualizarea, funcție de situație, a documentelor privind misiunea entității/a compartimentului și a atribuțiilor acestora.	ü Plan strategic instituțional pe termen mediu (PSI), Strategie de dezvoltare locală (SDL), sau un alt document de management agreat la nivelul entității (Plan operațional, Lista obiective, Program activități, etc)
	5. Stabilirea obiectivelor generale și specifice ale entității și ale structurii din care fac parte salariații.	ü PSI TM, SDL, sau un alt document de management agreat la nivelul entității (Plan operațional, Lista obiective, Program activități, etc)
	6. Întocmirea fișelor de post (FP) și luarea acestora la cunoștință de către personalul entității.	ü Fișe de post elaborate/ actualizate și luate la cunoștință de titularii posturilor
	7. Actualizarea periodică a documentelor de organizare și funcționare a entității și a obiectivelor, după caz și aducerea la cunostință personalului entității cu privire la documentele actualizate referitoare la ROF, ROI, FP, PSI, Lista obiective, etc.	ü ROF actualizat; ü ROI actualizat; ü Fișe de post actualizate; ü PSI actualizat; ü Lista obiective generale; ü Proces verbal de luare la cunoștință a salariaților.
	8. Stabilirea obiectivelor specifice și a atribuțiilor postului.	ü Fișe de post cu atribuții; ü Documente repartizate cu rezoluție, care să conțină termene și o viziune minimală de lucru; ü Rapoarte de evaluare a performanțelor; profesionale individuale.
	9. Stabilirea atribuțiilor asociate posturilor în concordanță cu competențele și abilitățile deținute de salariați.	ü Fișe de post
	10. Consiliere și acordarea de feedback salariaților respectiv sprijin în realizarea sarcinilor, activităților și acțiunilor alocate (în special celor noi sau cu un grad de dificultate ridicat).	ü Documente completate și/sau modificate de superiorii ierarhici cu valoare adăugată; ü Informări de specialitate.
	11. Elaborarea procedurii de sistem privind funcțiile sensibile, inclusiv a celor expuse la corupție, care cuprinde: a) Inventarul funcțiilor sensibile inclusiv a celor expuse la corupție; b) Elaborarea registrului cu salariații care ocupă funcții sensibile; c) Elaborarea Planului pentru asigurarea diminuării riscurilor asociate funcțiilor sensibile;	ü Listă funcții sensibile la nivelul compartimentului; ü Listă funcții sensibile la nivelul entității publice; ü Registrul salariaților care ocupă funcții sensibile la nivelul entității; ü Plan pentru asigurarea diminuării riscurilor asociate funcțiilor sensibile la nivelul compartimentului; ü Plan pentru asigurarea diminuării riscurilor asociate funcțiilor sensibile la nivelul entității publice; ü Procedură de sistem privind funcțiile sensibile.

Standard 3 – COMPETENȚĂ, PERFORMANȚĂ

FIȘĂ DE STANDARD
Standardul 3	COMPETENŢA, PERFORMANŢA
*Descrierea Standardului* Conducătorul entităţii publice asigură ocuparea posturilor de către persoane competente, cărora le încredinţează sarcini potrivit competenţelor şi asigură condiţii pentru îmbunătăţirea pregătirii profesionale a angajaţilor. Performanţele profesionale individuale ale angajaţilor sunt evaluate anual în scopul confirmării cunoştinţelor profesionale, aptitudinilor şi abilităţilor necesare îndeplinirii sarcinilor şi responsabilităţilor încredinţate.
*Cerințe generale standard*	*Activități necesare*	*Documente/elemente justificative*
ü Conducătorul entităţii publice şi salariaţii dispun de cunoştinţele, abilităţile şi experienţa care fac posibilă îndeplinirea eficientă şi efectivă a sarcinilor, precum şi buna înţelegere şi îndeplinire a responsabilităţilor legate de controlul intern managerial (SCIM). ü Competenţa angajaţilor şi sarcinile încredinţate trebuie să se afle în echilibru permanent, pentru asigurarea căruia conducerea entităţii publice acţionează prin: Ø definirea cunoştinţelor şi deprinderilor necesare pentru fiecare loc de muncă; Ø conducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare prestabilit; Ø întocmirea planului de pregătire profesională a noului angajat, încă din timpul procesului de recrutare; Ø revederea necesităţilor de pregătire profesională şi stabilirea cerinţelor de formare profesională în contextul evaluării anuale a angajaţilor, precum şi urmărirea evoluţiei carierei acestora; Ø asigurarea faptului că necesităţile de pregătire identificate sunt satisfăcute; Ø dezvoltarea capacităţii interne de pregătire complementară formelor de pregătire externe entităţii publice. Ø Performanţele profesionale individuale ale angajaţilor se evaluează cel puţin o dată pe an în raport cu obiectivele anuale individuale şi sunt discutate cu aceştia de către evaluator. Ø Competenţa şi performanţa trebuie susţinute de instrumente adecvate, care includ tehnica de calcul, programele informatice, brevetele, metodele de lucru, etc. Ø Conducătorii compartimentelor entităţii publice asigură fiecărui angajat participarea în fiecare an la cursuri de pregătire profesională în domeniul său de competenţă.	1. Luarea la cunostință de către personalul responsabil din cadrul compartimentului Resurse Umane (atribuție de serviciu) a prevederilor Legii nr.188/1999, republicată, privind statutul funcționarilor publici și HG nr.911/2008 privind organizarea și dezvoltarea funcționarilor publici, cu referire în special, la cariera personalului.	ü Fișe post
	2. Elaborarea unei proceduri de sistem privind angajarea personalului, astfel încât ocuparea posturilor să se facă prin concursuri obiective, iar personalul angajat să dețină cunoştinţele, abilităţile şi experienţa necesară, care fac posibilă îndeplinirea eficientă şi efectivă a sarcinilor aferente postului ocupat.	ü Plan de ocupare a posturilor ü Procedură de sistem privind angajarea personalului
	3. Luarea la cunoștință de către personalul compartimentului specializat a prevederilor procedurii de sistem – privind angajarea personalului și postarea acesteia pe site-ul intranet al entității.	ü Formular distribuire procedură; ü Site intranet
	4. Analiza de către fiecare conducător de compartiment privind necesitatea posturilor și stabilirea cunoștințelor, abilităților, competențelor necesare pentru fiecare loc de muncă.	ü Referat de necesitate ocupare posturi; ü Fișe de post
	5. Elaborarea Planului anual de ocupare a funcțiilor	ü Ștat de funcții; ü Plan de ocupare a funcțiilor
	6. Elaborarea Planului anual de pregătire profesională a personalului și estimarea nevoilor financiare pentru cursurile de formare.	ü Referat de identificare a nevoilor de pregătire profesională; ü Plan de pregătire profesională la nivelul compartimentului; ü Plan de pregătire profesională la nivelul entității publice aprobat de conducere; ü Rapoarte de evaluare a performanțelor profesionale individuale
	7. Elaborarea PS privind formarea profesională a personalului entității publice.	ü PS aprobată
	8. Luarea la cunostință a personalului entității a PS privind formarea profesională și postarea acesteia pe intranet.	ü Site intranet; ü Proces verbal de luare la cunoștință a salariaților privind prevederile PS privind formarea profesională.
	9. Elaborarea unei proceduri de sistem privind evaluarea personalului.	ü Procedură de sistem aprobată
	10. Luarea la cunoștință a personalului cu privire la PS privind evaluarea acestuia și postarea acesteia pe site-ul intranet al entității.	ü Site intranet
	11. Corelarea necesităților de formare profesională cu rezultatele din Rapoartele de evaluare a performanțelor profesionale individuale și cu planurile anuale de pregătire profesională a personalului.	ü Rapoarte de evaluare a performanțelor; profesionale individuale ü Fișe de post; ü Planuri anuale de pregătire/formare profesională a angajaților
	12. Stabilirea de către conducătorii compartimentelor a indicatorilor de performanță atașați/asociați obiectivelor și activităților și a unui sistem de monitorizare a desfășurării activităților.	ü Indicatori de performanță stabiliți de conducere și luați la cunoștință de către angajați; ü Sistem de monitorizare a desfășurării activităților
	13. Elaborarea Rapoartelor de evaluare a performanțelor profesionale individuale	ü Rapoarte de evaluare a performanțelor profesionale individuale
	14. Asigurarea și punerea la dispoziție a logisticii necesare pentru realizarea obiectivelor și activităților	ü Logistică specifică activității compartimentului (PC, laptop, imprimanta, fax, software-uri specializate, etc.)
	15. Participarea la cursuri de pregătire profesională pe domeniile de competenţă ale fiecărui salariat.	ü Documente de participare la curs; ü Certificat sau diplomă de participare la curs.
	16. Actualizarea dosarului profesional al personalului inclusiv privind certificatele la cursurile de perfecționare.	ü Dosar profesional personal

Standard 4 – STRUCTURA ORGANIZATORICĂ

FIȘĂ DE STANDARD
Standardul 4	STRUCTURA ORGANIZATORICĂ
*Descrierea Standardului* Conducătorul entităţii publice defineşte structura organizatorică, competenţele, responsabilităţile, sarcinile, liniile de raportare pentru fiecare componentă structurală şi comunică salariaţilor documentele de formalizare a structurii organizatorice. Conducătorul entităţii publice stabileşte, în scris, limitele competenţelor şi responsabilităţilor pe care le deleagă.
*Cerințe generale standard*	*Activități necesare*	*Documente/elemente justificative*
ü Structura organizatorică este stabilită astfel încât să corespundă scopului şi misiunii entităţii şi să servească realizării în condiţii de eficienţă, eficacitate şi economicitate a obiectivelor stabilite. ü În temeiul actului normativ privind organizarea şi funcţionarea entităţii publice, conducătorul entităţii publice aprobă structura organizatorică: departamente, direcţii generale, direcţii, servicii, birouri, posturi de lucru. Încadrarea cu personal de conducere şi personal de execuţie a acestor structuri se regăseşte în statul de funcţii al entităţii şi se realizează cu respectarea concordanţei dintre natura posturilor şi competenţele profesionale şi manageriale necesare îndeplinirii sarcinilor fixate titularilor de posturi. ü Competenţa, responsabilitatea, sarcina şi obligaţia de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie să fie bine definite, clare, coerente şi să reflecte elementele avute în vedere pentru realizarea obiectivelor entităţii publice. ü Conducerea entităţii publice analizează şi determină periodic gradul de adaptabilitate a structurii organizatorice la modificările intervenite în interiorul şi/sau exteriorul entităţii, pentru a asigura o permanentă relevanţă şi eficienţă a controlului intern. ü În fiecare entitate publică, delegarea se realizează, în principal, prin Regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor şi, în unele cazuri, prin ordine exprese de a executa anumite operaţiuni. ü Delegarea este condiţionată în principal de potenţialul şi gradul de încărcare cu sarcini a conducerii entităţii şi a salariaţilor implicaţi. ü Salariatul delegat răspunde integral de realizarea sarcinii, iar managerul care a delegat îşi menţine în faţa superiorilor responsabilitatea finală pentru realizarea acesteia.	1. Elaborarea organigramei structurii organizatorice a entității publice în concordanță cu actul normativ de organizare și funcționare.	ü Organigramă aprobată; ü Plan strategic instituțional pe termen mediu (PSI) actualizat și aprobat de conducere, Strategie de dezvoltare locală (SDL) sau un alt document de management organizațional stabilit la nivelul entității.
	2. Luarea la cunoștință de către personalul entității a prevederilor actului normativ de organizare și a organigramei; postarea documentelor aferente structurii organizatorice pe site-ul intranet sau internet al entității, după caz.	ü Proces verbal de luare la cunoștință; ü Organigramă; ü Site intranet/internet, după caz.
	3. Elaborarea și actualizarea statului de funcții de conducere și de execuție.	ü Ștat de funcții; ü Fișe de post.
	4. Corelarea obiectivelor generale ale entității cu cele specifice ale entității și ale structurii din care fac parte salariații.	ü Plan strategic instituțional pe termen mediu (PSI) actualizat și aprobat de conducere, Strategie de dezvoltare locală ( SDL) sau un alt document de management organizațional stabilit la nivelul entității; ü Rapoarte anuale de evaluare ale personalului.
	5. Evaluarea gradului de adecvare a structurii organizatorice în raport cu obiectivele și schimbările survenite.	ü Evaluări periodice privind implementarea obiectivelor cuprinse în documentele de management organizațional; ü Analiza volumului de muncă a structurii organizatorice; ü Analiza implementării sistemului de control intern managerial
	6. Realizarea delegării de atribuții prin Regulamentul de organizare și Funcționare, Fișe de Post, Ordin, Decizie, dupa caz.	ü ROF ü Fișe de post ü Ordine, Decizii privind delegarea ü PS privind delegarea atribuțiilor și competențelor;
	7. Respectarea raportului dintre complexitatea atribuţiilor delegate şi cunoştinţele, experienţa şi capacitatea necesară efectuării actului de autoritate încredinţat; Repartizarea atribuțiilor în funcție de gradul de încărcare a personalului delegat să le realizeze.	ü Analiza volumului de muncă pe entitate; ü PS privind analiza volumului de muncă; ü Procedura de sistem privind delegarea atribuțiilor și competențelor ü ROF ü Fișe de post ü Ordine, Decizii privind delegarea
	8. Precizarea, în cuprinsul ordinului de delegare a termenelor limită de realizare a sarcinilor atribuite şi a criteriilor specifice pentru îndeplinirea cu succes a sarcinilor/atribuţiilor delegate.
	9. Furnizarea de către conducator respectiv persoana care predă atribuțiile, persoanei delegate, a tuturor informaţiilor în legatura cu atribuțiile delegate.
	10. Confirmarea, prin semnătură, de către salariatul căruia i s-au delegat atribuţiile.
	11. Luarea la cunoștință de către personalul entității a prevederilor PS privind delegarea și postarea acesteia pe site-ul intranet al entității.	ü Proces verbal de luare la cunoștință a prevederilor PS privind delegarea; ü Site intranet.
	12. Soluționarea/ realizarea atribuțiilor delegate. Evidență privind realizarea atribuțiilor delegate.	ü Documente de delegare, după caz (ordin – la nivelul APC, decizii, dispoziții, etc – la nivelul APL); ü Listă cu documentele realizate de persoanele delegate.

Standard 5 – OBIECTIVE

FIȘĂ DE STANDARD
FIȘĂ DE STANDARD	FIȘĂ DE STANDARD
*Descrierea Standardului* Conducerea entităţii publice defineşte obiectivele determinante, legate de scopurile entităţii, precum şi pe cele complementare, legate de fiabilitatea informaţiilor, conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne, şi comunică obiectivele definite tuturor salariaţilor şi terţilor interesaţi.
*Cerințe generale standard*	*Activități necesare*	*Documente/elemente justificative*
ü Conducerea entităţii publice stabileşte obiectivele generale astfel încât acestea să fie concordante cu misiunea entităţii publice şi să se refere la realizarea unor servicii publice de bună calitate, în condiţii de eficienţă, eficacitate şi economicitate. ü Conducerea entităţii publice transpune obiectivele generale în obiective specifice şi în rezultate aşteptate pentru fiecare activitate şi le comunică salariaţilor. ü Obiectivele specifice trebuie astfel definite încât să răspundă pachetului de cerinţe „S.M.A.R.T.” [S – Precise (în limba engleză: specific); M – măsurabile şi verificabile (în limba engleză: measurable and verifiable); A – necesare (în limba engleză: appropriate); R – realiste (în limba engleză: realistic); T – cu termen de realizare. ü Stabilirea obiectivelor este în competenţa conducerii entităţii publice, iar responsabilitatea realizării acestora este atât a conducerii, cât şi a salariaţilor. ü Stabilirea obiectivelor are la bază formularea de ipoteze/premise, acceptate conştient, prin consens. ü Conducerea entităţii publice actualizează/ reevaluează obiectivele ori de câte ori constată modificarea ipotezelor/ premiselor care au stat la baza fixării obiectivelor, ca urmare a transformării mediului intern şi/sau extern.	1. Stabilirea obiectivelor generale și corelarea acestora cu prevederile actului normativ de organizare și funcționare a entităţii publice.	ü Plan strategic instituțional pe termen mediu (PSI), Strategie de dezvoltare locală (SDL), sau un alt document de management la nivelul entității publice
	2. Stabilirea obiectivelor specifice astfel încât acestea să fie SMART.	ü Documente de management sau de planificare; ü Rapoarte de evaluare a performanțelor profesionale individuale
	3. Stabilirea activităților (acțiunilor) necesare pentru realizarea obiectivelor specifice.	ü Plan operațional; ü Lista obiectivelor și activităților sau un alt document de management.
	4. Stabilirea indicatorilor de performanță și/sau de rezultat și comunicarea acestora salariaților; stabilirea de către conducator a rezultatelor aşteptate pentru fiecare activitate.	ü Sistem de monitorizare a desfășurării activităților sau alt document de management; ü PSI, SDL sau un alt document de management aprobat la nivelul entității.
	5. Luarea la cunoștință de către personalul entității a obiectivelor generale și specifice.	ü Proces verbal de luare la cunoștință sau ü Postare pe intranet sau site internet
	6. Repartizarea sarcinilor de către conducere corelând obiectivele cu pregătirea și abilitățile personalului din subordine.	ü Fișe de post; ü Raportări periodice pe domenii de activitate; ü Rapoarte anuale de activitate.
	7. Actualizarea și reevaluarea periodică a obiectivelor în funcție de contextul organizațional al entității publice.

Standard 6 – PLANIFICARE

FIȘĂ DE STANDARD
Standardul 6	PLANIFICAREA
*Descrierea Standardului* Conducerea entităţii publice întocmeşte planuri prin care se pun în concordanţă activităţile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel încât riscurile susceptibile să afecteze realizarea obiectivelor entităţii să fie minime.
*Cerințe generale standard*	*Activități necesare*	*Documente/elemente justificative*
ü Conducerea entităţii publice elaborează planuri/programe de activitate pentru toate obiectivele entităţii, identifică şi repartizează resursele, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor, şi organizează procesele de muncă în vederea desfăşurării activităţilor planificate. ü Repartizarea resurselor necesită decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare, dat fiind caracterul limitat al resurselor. ü Schimbarea obiectivelor, resurselor sau a altor elemente ale procesului de fundamentare impune actualizarea planului/ programului. ü Pentru atingerea obiectivelor, conducătorul entităţii publice asigură coordonarea deciziilor şi acţiunilor compartimentelor entităţii şi organizează consultări prealabile, atât în cadrul compartimentelor entităţii, cât şi între compartimentele respective.	1. Elaborarea unei strategii instituționale sau a unui plan strategic de management (alt document de management) care să includă obiectivele entității publice și planificarea activităților / acțiunilor necesare pentru realizarea obiectivelor.	ü Plan strategic instituțional pe termen mediu (PSI), Strategie de dezvoltare locală (SDL); ü Plan operațional, Lista de activități sau un alt document de management organizațional.
	2. Identificarea și repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor și activităților planificate.	ü Obiective enunțate în PSI, SDL sau alt document de management; ü Buget aprobat; ü Strategie Fiscal Bugetară.
	3. Luarea la cunoștință de către personalul entității a obiectivelor, indicatorilor de rezultat și a activităților planificate în PSI TM/sau un alt document de management.	ü Program, plan sau alt document de management semnat de persoanele responsabile; ü Fișa postului; ü Site intranet/internet.
	4. Organizarea proceselor de muncă, astfel încât activitățile planificate să se desfășoare în cele mai bune condiții.	ü Diagrame de proces; ü Proceduri operaționale sau de sistem, după caz; ü Plan de activitate specific compartimentului, Plan anual de achiziții publice PAAP, Plan de investiții, etc.
	5. Monitorizarea permanentă a stadiului realizării obiectivelor, activităților și a utilizării resurselor.	ü Rapoarte anuale de evaluare a personalului; ü Rapoarte de monitorizare a PSI / SDL sau un alt document de management.
	6. Actualizarea obiectivelor, realocarea resurselor, în funcție de schimbările survenite în cadrul entității.	ü PSI actualizat, SDL sau alt document de management organizațional; ü Lista obiective; ü Minute ședințe; ü Plan de măsuri; ü Plan de continuitate a activității.

Standard 7 – MONITORIZAREA PERFORMANȚELOR

FIȘĂ DE STANDARD
Standardul 7	MONITORIZAREA PERFORMANȚELOR
*Descrierea Standardului* Conducătorul entităţii publice asigură monitorizarea performanţelor pentru fiecare obiectiv şi activitate, prin intermediul unor indicatori cantitativi şi calitativi relevanţi, inclusiv cu privire la economicitate, eficienţă şi eficacitate, care trebuie să fie: măsurabili; specifici; accesibili; relevanţi şi stabiliţi pentru o anumită durată în timp.
*Cerințe generale standard*	*Activități necesare*	*Documente/elemente justificative*
ü Conducătorii compartimentelor entităţii publice monitorizează performanţele activităţilor aflate în coordonare, prin elaborarea şi actualizarea, anual, a unei liste a obiectivelor, activităţilor şi indicatorilor de performanţă sau de rezultat, pe baza propunerilor personalului responsabil de activităţile prevăzute în fişa postului. ü Conducătorii compartimentelor se asigură că pentru fiecare activitate din cadrul obiectivelor specifice există cel puţin un indicator de performanţă sau de rezultat, cu ajutorul căruia se raportează realizările, şi pe baza acestora se elaborează un raport de monitorizare a performanţelor, anual, pe care îl transmit secretarului Comisiei de monitorizare. ü Secretarul Comisiei de monitorizare întocmeşte, pe baza rapoartelor anuale de monitorizare a performanţelor primite de la compartimente, o informare privind monitorizarea performanţelor la nivelul entităţii în vederea analizării şi aprobării în Comisia de monitorizare. ü Sistemul de monitorizare a performanţelor este influenţat de mărimea şi complexitatea entităţii publice, de modificarea/ schimbarea obiectivelor sau/şi a indicatorilor, de modul de acces al salariaţilor la informaţii. ü Conducerea entităţii publice evaluează performanţele, constată eventualele abateri de la obiective şi ia măsurile corective ce se impun.	1. Elaborarea unei strategii instituționale / a unui plan strategic de management / a unei strategii de dezvoltare locală sau a unui alt document de management, care să includă obiectivele entității, activitățile, indicatorii de performanță sau de rezultat.	ü Plan strategic instituțional pe termen mediu (PSI elaborat / sau actualizat, după caz și aprobat de conducere, Strategie de Dezvoltare locală (SDL) sau un alt document de management organizațional asumat.
	2. Comunicarea indicatorilor de performanță sau de rezultat stabiliți, către întreg personalul compartimentelor/entității publice și familiarizarea acestuia cu instrumentele de evaluare a performanțelor entității.	ü Proces verbal de luare la cunoștință / minută ședință/reuniune de lucru.
	3. Monitorizarea permanentă a stadiului realizării obiectivelor, indicatorilor (inclusiv a celor de performanță) și a utilizării resurselor pe baza unor criterii. Exemple de criterii ptr. indicatorii de performanță: ü claritate: indicatorii trebuie să fie simpli, bine definiți și ușor de înțeles de cei care-i utilizează;relevanță: per ansamblu, indicatorii trebuie să acopere toate aspectele importante ale activităților/proceselor derulate la nivelul unei entități).	ü Sistem de monitorizare a desfășurării activităților asociate obiectivelor. ü Rapoarte anuale de evaluare a performanţelor profesionale individuale ale personalului; ü Rapoarte de monitorizare a PSI SDL sau alt document de management.
	4. Întocmirea rapoartelor privind monitorizarea performanțelor anuale ale compartimentelor entității publice.	ü Rapoarte privind monitorizarea performanțelor anuale ale compartimentelor
	5. Realizarea unei informări sintetice, pe baza rapoartelor centralizate de la nivelul compartimentelor din cadrul entității publice, privind monitorizarea performanțelor acesteia.	ü Informare privind monitorizarea performanţelor la nivelul entităţii realizată de Secretarul/Secretariatul Comisiei de Monitorizare
	6. Analiza informării privind monitorizarea performanţelor la nivelul entităţii, de către Comisia de monitorizare și înaintarea acesteia, în vederea aprobării, către conducătorul entității publice.	ü Informare privind monitorizarea performanţelor la nivelul entităţii aprobată de către conducătorul entității publice.
	7. Actualizarea de către managementul entității publice a obiectivelor și realocarea resurselor în vederea remedierii eventualelor disfuncționalități/ abateri constatate, sau funcție de schimbările survenite în cadrul entității.	ü PSI sau alt document de management organizațional actualizat și agreat de conducerea entității; Plan de implementare a eventualelor abateri/ disfuncționalități identificate în procesul de monitorizare a rezultatelor activității/ /performanțelor.

Standard 8 – MANAGEMENTUL RISCULUI[19]

FIȘĂ DE STANDARD
Standard 8	MANAGEMENTUL RISCULUI
*Descrierea Standardului* Conducătorul entităţii publice instituie şi pune în aplicare un proces de management al riscurilor, care să faciliteze realizarea eficientă şi eficace a obiectivelor acesteia.rierea
*Cerințe generale standard*	*Activități necesare*	*Documente/elemente justificative*
ü Entităţile publice îşi definesc propria strategie privind riscurile cu care se pot confrunta şi asigură documentarea completă şi adecvată a acesteia, precum şi accesibilitatea întregii organizaţii la documentaţie. ü Conducerea entităţii publice îşi stabileşte clar obiectivele şi activităţile cuprinse într-o listă a obiectivelor, a activităţilor şi a indicatorilor de performanţă sau de rezultat, în vederea identificării şi definirii riscurilor asociate acestora. ü Conducătorul entităţii publice are obligaţia creării şi menţinerii unui sistem eficient de management al riscurilor, în principal, prin: a) identificarea riscurilor în strânsă legătură cu activităţile din cadrul obiectivelor specifice a căror realizare ar putea fi afectată de materializarea riscurilor; identificarea ameninţărilor/vulnerabilităţilor prezente în cadrul activităţilor curente ale entităţii care ar putea conduce la săvârşirea unor fapte de corupţie şi fraude; b) evaluarea riscurilor, prin măsurarea probabilităţii de apariţie şi a impactului asupra activităţilor din cadrul obiectivelor în cazul în care acestea se materializează; ierarhizarea şi prioritizarea riscurilor în funcţie de toleranţa la risc, aprobată de către conducerea entităţii; c) stabilirea strategiei de gestionare a riscurilor prin identificarea celor mai adecvate modalităţi de tratare a riscurilor, astfel încât acestea să se încadreze în limitele toleranţei la risc aprobate de către conducerea entităţii şi să asigure delegarea responsabilităţii de administrare a acestora către cele mai potrivite niveluri decizionale; d) monitorizarea implementării măsurilor de control, precum şi a eficacităţii acestora; e) revizuirea şi raportarea periodică a situaţiei riscurilor. ü Toate activităţile şi acţiunile iniţiate şi puse în aplicare în cadrul procesului de gestionare a riscurilor sunt riguros documentate, iar sinteza informaţiilor/datelor şi deciziilor luate în acest proces este cuprinsă în Registrul riscurilor, document care atestă că în cadrul entităţii publice există un sistem de management al riscurilor şi că acesta funcţionează. ü Responsabilii cu riscurile pe compartimente din cadrul entităţii publice colectează riscurile aferente activităţilor stabilite prin fişele de post, strategia de risc, riscurile revizuite şi măsurile de control în curs de implementare, stabilite în cadrul şedinţelor Echipei de gestionare a riscurilor de la personalul din cadrul fiecărui compartiment. ü Pentru actualizarea riscurilor de la nivelul compartimentelor, acestea, pe baza formularelor de alertă la risc, sunt analizate şi dezbătute în şedinţele Echipei de gestionare a riscurilor, în care se stabilesc şi măsurile de control necesare pentru a fi administrate, care se transmit compartimentelor, pe baza proceselor-verbale întocmite de către secretarul Echipei de gestionare a riscurilor. ü Măsurile de control stabilite în cadrul şedinţelor Echipei de gestionare a riscurilor, transmise compartimentelor pentru implementare, se centralizează la nivelul entităţii, de către secretarul echipei, într-un plan de implementare a măsurilor de control în vederea urmăririi implementării lor. Măsurile de control sunt obligatorii pentru administrarea riscurilor semnificative de la nivelul compartimentelor şi se implementează prin consilierea acordată de către compartimentul de audit intern şi operează până la o nouă analiză şi revizuire anuală a acestora. ü Conducătorii compartimentelor asigură cadrul organizaţional şi procedural pentru punerea în aplicare, de către persoanele responsabile, a măsurilor de control stabilite în cadrul şedinţelor Echipei de gestionare a riscurilor şi care se urmăresc pe baza unei situaţii de implementare a măsurilor de control, de către responsabili cu riscurile de la nivelul compartimentelor. ü Conducătorii compartimentelor asigură elaborarea rapoartelor privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor, care cuprind numărul total de riscuri gestionate la nivelul compartimentelor, numărul de riscuri tratate şi nesoluţionate până la sfârşitul anului, măsurile de control implementate sau în curs de implementare şi eventualele revizuiri ale evaluării riscurilor, cu respectarea limitelor de toleranţă la risc aprobate de conducerea entităţii publice, pe care le transmit secretarului Echipei de gestionare a riscurilor. ü Secretarul Echipei de gestionare a riscurilor, pe baza rapoartelor anuale primite de la compartimente, actualizează planul de implementare a măsurilor de control la nivelul entităţii şi elaborează o informare privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul entităţii în vederea analizării în cadrul Echipei de gestionare a riscurilor şi transmiterii spre analiză şi aprobare Comisiei de monitorizare. ü Conducerea entităţii publice analizează mediul extins de risc în care acţionează şi stabileşte modul în care acesta îi afectează strategia de gestionare a riscurilor.	1. Elaborarea și aprobarea Deciziei sau Ordinului de constituire, organizare și funcționare a Echipei de Gestionare a Riscurilor (EGR).	ü Decizie sau Ordin de constituire a Echipei de gestionare a riscurilor(EGR) ü Regulament de organizare și funcționare a EGR
	2. Desemnarea responsabilului cu riscurile la nivelul compartimentului	ü Decizie de nominalizare
	3. Elaborarea procedurii de sistem privind managementul riscului.	ü Procedura de sistem privind Managementul riscurilor
	4. Stabilirea obiectivelor specifice, activităților și riscurilor	ü Lista obiective, activități, riscuri ü Program de management al riscurilor
	5. Identificarea și evaluarea riscurilor la nivelul compartimentelor entității publice.	ü Formular de alertă la risc (FAR)
	6. Elaborarea registrelor de risc la nivel de compartimente.	ü Registrele de riscuri de la nivel de compartiment
	7. Stabilirea profilului de risc și a limitei de toleranță.	ü Profil de risc și limita de toleranță la risc aprobată de conducătorul entității publice
	8. Elaborarea Registrului de riscuri la nivelul entității	ü Registrul de riscuri la nivelul entității
	9. Elaborarea Planului de implementare a măsurilor de control.	ü Plan de implementare a măsurilor de control
	10. Implementarea Planului măsurilor de control.	ü Fișa de urmarire a riscului (FUR)
	11. Monitorizarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul compartimentelor.	ü Rapoarte anuale privind desfășurarea procesului de gestionare a riscurilor ale compartimentelor
	12. Raportarea stadiului privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul entităţii.	ü Informare privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul entităţii.
	13. Analiza documentelor procesului de gestionare a riscurilor.	ü PV și Decizii ale EGR
	14. Revizuirea riscurilor prin actualizarea documentelor privind procesul de gestionare a riscurilor.	ü Documente menționate anterior actualizate

Standard 9 – PROCEDURI

FIȘĂ DE STANDARD
Standard 9	PROCEDURI
*Descrierea Standardului* Conducerea entităţii publice asigură elaborarea procedurilor formalizate pentru procesele sau activităţile derulate în cadrul entităţii şi le aduce la cunoştinţă personalului implicat, respectiv procedurile de sistem şi proceduri operaţionale.escrierea
*Cerințe generale standard*	*Activități necesare*	*Documente/elemente justificative*
ü Conducerea entităţii publice se asigură, pe baza unei liste a obiectivelor, activităţilor şi indicatorilor de performanţă sau de rezultat, că pentru toate procesele majore, activităţile, acţiunile şi/sau evenimentele semnificative există o documentaţie adecvată şi că operaţiunile sunt consemnate în documente. ü Pentru ca procedurile formalizate să devină instrumente eficace de control intern, acestea trebuie: – să se refere la toate procesele şi activităţile importante; – să asigure o separare corectă a funcţiilor de iniţiere, de verificare, de avizare şi de aprobare a operaţiunilor; – să fie precizate în documente scrise; – să fie simple, complete, precise şi adaptate proceselor şi activităţii procedurate; – să fie actualizate în permanenţă; – să fie aduse la cunoştinţă personalului implicat. ü Conducerea entităţii publice se asigură că, pentru toate situaţiile în care din cauza unor circumstanţe deosebite apar abateri faţă de politicile sau procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor. Circumstanţele şi modul de gestionare a situaţiilor de abatere de la politicile şi procedurile existente se analizează periodic, în vederea desprinderii unor concluzii de bună practică pentru viitor, ce urmează a fi formalizate. ü Procedurile formalizate concepute şi aplicate de către personalul entităţii publice trebuie să asigure o separare a funcţiilor de iniţiere şi de verificare, astfel încât atribuţiile şi responsabilităţile de aprobare, de efectuare şi de control al operaţiunilor să fie încredinţate unor persoane diferite. În acest mod, se reduce considerabil riscul de eroare, fraudă, încălcare a legislaţiei, precum şi riscul de nedetectare a acestor probleme. ü Procedurile formalizate elaborate şi aplicate de întreg personalul entităţii publice trebuie să fie în conformitate cu structura unei proceduri privind elaborarea procedurilor, care este o procedură de sistem şi se elaborează pe baza anexei nr. 2 la Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare. Procedurile formalizate se semnează la întocmire de către responsabili de activităţi, la verificare de către şeful de compartiment, la avizare de către preşedintele Comisiei de monitorizare şi se aprobă de către conducătorul entităţii publice. ü Conducătorii entităţilor publice în care, din cauza numărului mic de salariaţi, se limitează posibilitatea de aplicare a separării atribuţiilor şi responsabilităţilor trebuie să fie conştienţi de riscul cumulării atribuţiilor şi responsabilităţilor şi să compenseze această limitare prin activităţi de control suplimentare implementate pe fluxul proceselor sau activităţilor. ü În entităţile publice, accesul la resursele materiale, financiare şi informaţionale, precum şi protejarea şi folosirea corectă a acestora se reglementează prin acte administrative, care se aduc la cunoştinţa salariaţilor. Restrângerea accesului la resurse reduce riscul utilizării inadecvate a acestora.	1. Elaborarea și aprobarea unui Plan Strategic Instituțional pe termen mediu (PSI TM) sau Program de management la nivelul entității publice	ü Plan strategic instituțional pe termen mediu sau orice alt document de management organizaționalaprobate
	2. Stabilirea modului, inclusiv a formatului de elaborare a procedurilor formalizate respectiv: elaborarea unei proceduri privind elaborarea procedurilor	ü Procedură de sistem privind elaborarea procedurilor; ü Model procedură din OSGG 400/2015; ü Ghid pentru realizarea procedurilor de sistem și operaționale;
	3. Identificarea proceselor, activităților ce trebuie procedurate la nivelul entității publice și compartimentelor.	ü Document cu activitățile planificate la nivelul compartimentelor; ü Lista proceselor și activităților ce trebuie procedurate la nivelul compartimentelor respectiv nivelul entității publice;
	4. Elaborarea de proceduri de sistem la nivelul entității publice	ü Proceduri de sistem aprobate; ü Registru de evidență a procedurilor de sistem
	5. Aducerea la cunoștința angajaților a procedurilor de sistem existente la nivelul entității publice.	ü Formular distribuție proceduri; ü Site intranet
	6. Elaborarea procedurilor operaționale la nivelul compartimentelor	ü Proceduri operaționale aprobate; ü Registru de evidență proceduri operaționale
	7. Aducerea la cunoștința angajaților a procedurilor operaționale existente la nivelul compartimentului.	ü Registru de evidență proceduri operaționale; ü Formular distribuție proceduri; ü Site intranet; ü Proces verbal de luare la cunoștință, după caz;
	8. Revizuirea procedurilor de sistem și operaționale ori de câte ori se impune acest lucru.	ü Proceduri de sistem și operaționale revizuite
	9. Verificarea de către conducătorul compartimentului a implementării și respectării prevederilor procedurilor formalizate.	ü Documente care fac obiectul activităților procedurabile elaborate la nivelul compartimentelor ü Consemnări în rapoarte de evaluare a performanțelor profesionale individuale

Standard 10 – SUPRAVEGHEREA

FIȘĂ DE STANDARD
Standard 10	SUPRAVEGHEREA
*Descrierea Standardului* Conducerea entităţii publice iniţiază, aplică şi dezvoltă controale adecvate de supraveghere a activităţilor, operaţiunilor şi tranzacţiilor, în scopul realizării eficace a acestora.
*Cerințe generale standard*	*Activități necesare*	*Documente/elemente justificative*
ü Conducerea entităţii publice trebuie să monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere, pentru a se asigura că procedurile sunt respectate de către salariaţi în mod efectiv şi continuu. ü Controalele de supraveghere implică revizuiri ale activităţii realizate de salariaţi, rapoarte despre excepţii, testări prin sondaje sau orice alte modalităţi care confirmă respectarea procedurilor. ü Conducătorii compartimentelor verifică şi aprobă activităţile salariaţilor, dau instrucţiunile necesare pentru a asigura minimizarea erorilor şi pierderilor, eliminarea neregulilor şi fraudei, respectarea legislaţiei şi corecta înţelegere şi aplicare a instrucţiunilor. ü Supravegherea activităţilor este adecvată, în măsura în care: – fiecărui salariat i se comunică atribuţiile, responsabilităţile şi limitele de competenţă atribuite; – se evaluează sistematic activitatea fiecărui salariat; – se aprobă rezultatele activităţii în diverse etape de realizare a acesteia.	1. Stabilirea listei de activități	ü Plan operațional, Lista de activități sau un alt document de management organizațional
	2. Identificarea la nivelul compartimentelor entității publice a activităților dificile cu expunere ridicată la risc.	ü Plan operațional; ü Lista de activități sau un alt document de management organizațional
	3. Stabilirea unor forme adecvate de supraveghere și a responsabililor cu atribuții de supraveghere, supervizare a activităților.	ü Act normativ de funcționare și organizare; ü ROF entitate; ü Ordine de competență; ü Fișe de post; ü Documente de delegare a atribuțiilor;
	4. Supravegherea constantă de către conducătorii compartimentelor a activităților desfășurate de salariați.	ü Instrucțiuni pentru realizarea sarcinilor; ü Proceduri specifice aprobate;
	5. Implementarea și monitorizarea procedurilor aprobate.	ü Proceduri operaționale ale activităților compartimentului în care sunt prevăzute puncte de supervizare la fiecare nivel de management
	6. Utilizarea de indicatori de performanță pentru evaluarea activităților angajaților, compartimentelor.	ü Autoevaluarea realizării obiectivelor și activităților; ü Raport de evaluare a performanțelor profesionale individuale; ü Chestionar de autoevaluare; ü Raport anual privind monitorizarea performanțelor la nivelul compartimentului;

Standard 11 – CONTINUITATEA ACTIVITĂȚII

FIȘĂ DE STANDARD
Standard 11	CONTINUITATEA ACTIVITĂȚII
*Descrierea Standardului* Conducerea entităţii publice identifică principalele ameninţări cu privire la continuitatea derulării proceselor şi activităţilor şi asigură măsurile corespunzătoare pentru ca activitatea acesteia să poată continua în orice moment, în toate împrejurările şi în toate planurile, indiferent care ar fi natura unei perturbări majore.
*Cerințe generale standard*	*Activități necesare*	*Documente/elemente justificative*
ü Entitatea publică este o organizaţie a cărei activitate trebuie să se deruleze continuu, prin structurile componente. Eventuala întrerupere a activităţii acesteia afectează atingerea obiectivelor stabilite. ü Conducerea entităţii publice inventariază situaţiile care pot conduce la discontinuităţi în activitate şi întocmeşte un plan de continuitate a activităţii, care are la bază identificarea şi evaluarea riscurilor care pot afecta continuitatea operaţională. Situaţii generatoare de discontinuităţi: – fluctuaţia personalului; – lipsa de coordonare, rezultat al unui management defectuos; – fraude; – dificultăţi şi/sau disfuncţionalităţi în funcţionarea echipamentelor din dotare; – disfuncţionalităţi produse de unii prestatori de servicii; – schimbări de proceduri etc. ü Planul de continuitate a activităţii trebuie să fie cunoscut, accesibil şi aplicat în practică de salariaţii care au stabilite sarcini şi responsabilităţi în implementarea acestuia. ü Conducerea entităţii publice acţionează în vederea asigurării continuităţii activităţii prin măsuri care să prevină apariţia situaţiilor de discontinuitate, spre exemplu: – angajarea de personal în locul celor pensionaţi sau plecaţi din entitatea publică din alte considerente; – delegarea, în cazul absenţei temporare (concedii, plecări în misiune etc.); – proceduri formalizate pentru administrarea situaţiilor care pot afecta continuitatea operaţională şi a tranzacţiilor financiare relevante; – achiziţii pentru înlocuirea unor echipamente necorespunzătoare din dotare; – service pentru întreţinerea echipamentelor din dotare. ü Conducerea entităţii publice asigură revizuirea şi îmbunătăţirea planului de continuitate a activităţii, astfel încât acesta să reflecte întotdeauna toate schimbările ce intervin în organizaţie.	1. Stabilirea activităților compartimentului	ü Plan operațional, Lista de activități sau un alt document de management organizațional
	2. Identificarea și inventarierea situațiilor generatoare care pot conduce la întreruperi în activitatea compartimentului	ü Inventarul situațiilor generatoare de discontinuitate a activității; ü Plan de continuitate a activității compartimentului

	3. Elaborarea Planului de continuitate a activității compartimentului și aducerea acestuia la cunoștința angajaților.	ü Plan de continuitate a activității compartimentului; ü Proces verbal de luare la cunostință
	4. Implementare Planului de continuitate a activității compartimentului, luarea de măsuri corective	ü Documente justificative de tratare a situațiilor generatoare de discontinuitate a activităților, după caz: Referat de necesitate personal, Concursuri de angajare, Referat de perfecționare profesională a personalului, Contracte de mentenanță echipamente, Fișe de post actualizate cu atribuții delegate, Decizii de delegare a atribuțiilor, Proceduri de sistem și operaționale, etc;
	5. Revizuirea planului de continuitate a activităţii, astfel încât acesta să reflecte întotdeauna toate schimbările ce intervin în compartiment.	ü Plan de continuitate revizuit;

Standard 12 – INFORMAREA ȘI COMUNICAREA

FIȘĂ DE STANDARD
Standard 12	INFORMAREA și COMUNICAREA
*Descrierea Standardului* În entitatea publică sunt stabilite tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele, destinatarii acestora şi se dezvoltă un sistem eficient de comunicare internă şi externă, astfel încât conducerea şi salariaţii să îşi poată îndeplini în mod eficace şi eficient sarcinile, iar informaţiile să ajungă complete şi la timp la utilizatori.escrierea
*Cerințe generale standard*	*Activități necesare*	*Documente/elemente justificative*
ü Calitatea informaţiilor şi comunicarea eficientă sprijină conducerea şi angajaţii entităţii în îndeplinirea sarcinilor, a responsabilităţilor şi în atingerea obiectivelor şi ţintelor privind controlul intern managerial. ü Informaţia trebuie să fie corectă, credibilă, clară, completă, oportună, utilă, uşor de înţeles şi receptat. ü Informaţia trebuie să beneficieze de o circulaţie rapidă, în toate sensurile, inclusiv în şi din exterior, care să necesite cheltuieli reduse, prin evitarea paralelismelor, adică a circulaţiei simultane a aceloraşi informaţii pe canale diferite sau de mai multe ori pe acelaşi canal şi a transcrierii inutile de date. ü Conducerea entităţii publice stabileşte metode şi căi de comunicare care să asigure transmiterea eficace a datelor, informaţiilor şi deciziilor necesare desfăşurării proceselor organizaţiei, inclusiv îndeplinirii obiectivelor de control. ü Sistemul de comunicare trebuie să fie flexibil şi rapid, atât în interiorul entităţii publice, cât şi între aceasta şi mediul extern şi să servească scopurilor utilizatorilor. ü Comunicarea cu părţile externe trebuie să se realizeze prin canale de comunicare stabilite şi aprobate, cu respectarea limitelor de responsabilitate şi a delegărilor de autoritate, stabilite de manager. ü Conducerea entităţii publice reevaluează sistematic şi periodic cerinţele de informaţii şi stabileşte natura, dimensiunea şi sursele de informaţii şi date care corespund satisfacerii nevoilor de informare a entităţii.	1. Stabilirea și aprobarea inventarului documentelor și fluxurilor de informații care intră/ies la nivel de compartimente și entitate,	ü Inventarul documentelor pe categorii utilizate în cadrul entității publiceNominalizarea personalului responsabil cu inventarierea documentelor; ü Lista documentelor de interes public;
	2. Structurarea documentelor pe activități, precizându-se proveniența și tipul de prelucrare	ü Nomenclatorul arhivistic;
	3. Organizarea fluxului informațional astfel încât regulile de accesare/primire/transmitere a informațiilor/ documentelor la nivelul compartimentelor și între compartimentele entității să fie ușor accesibile și după caz securizate.	ü Procedură de sistem privind managementul documentelor; ü Procedură de sistem privind gestionarea petițiilor și circuitul acestora în cadrul entității; ü Procedură de sistem privind accesul liber la informații de interes public și circuitul solicitărilor în cadrul entității;
	4. Organizarea și gestionarea site-lui intranet și paginii web al entității publice.	ü Site intranet; ü Pagina web;
	5. Organizarea unei platforme electronice de gestionare a documentelor într-un mod integrat	ü Platforma electronică sistem informatic de management al documentelor;
	6. Organizarea bazelor de date și stabilirea modului de utilizare a acestora.	ü Baze de date și Regulament de utilizare a acestora;
	7. Evaluarea periodică a nevoilor de informații, natura, dimensiunea și sursele de informații necesare satisfacerii nevoilor de informare a entității	ü Analize privind tipul de informații necesare compartimentului și entității publice;

Standard 13 – GESTIONAREA DOCUMENTELOR

FIȘĂ DE STANDARD
Standard 13	GESTIONAREA DOCUMENTELOR
*Descrierea Standardului* Conducătorul entităţii publice organizează şi administrează procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, identificare şi arhivare a documentelor interne şi a celor provenite din exteriorul organizaţiei, oferind control asupra ciclului complet de viaţă al acestora şi accesibilitate conducerii şi angajaţilor entităţii, precum şi terţilor abilitaţi.escrierea
*Cerințe generale standard*	*Activități necesare*	*Documente/elemente justificative*
ü În fiecare entitate publică sunt definite reguli clare şi sunt stabilite proceduri cu privire la înregistrarea, expedierea, redactarea, clasificarea, îndosarierea, protejarea şi păstrarea documentelor. ü Conducătorul entităţii publice organizează un compartiment distinct pentru primirea, înregistrarea şi expedierea documentelor, iar la nivelul fiecărui compartiment se ţine, în mod obligatoriu, o evidenţă a documentelor primite şi expediate. ü În entitatea publică sunt implementate măsuri de securitate pentru protejarea documentelor împotriva distrugerii, furtului, pierderii, incendiului etc. ü Conducerea entităţii publice asigură condiţiile necesare cunoaşterii şi respectării de către angajaţi a reglementărilor legale privind accesul la documentele clasificate şi modul de gestionare a acestora. ü În entitatea publică este creat un sistem de păstrare/arhivare exhaustiv şi actualizat a documentelor, potrivit unor reguli şi proceduri stabilite, în vederea asigurării conservării lor în bune condiţii şi pentru a fi accesibile personalului competent în a le utiliza.	1. Asigurarea activităților de registratură, corespondență, arhivare la nivelul compartimentului și entității publice.	ü Reglementări interne pentru primirea/expedierea, înregistararea și arhivarea corespondenței; ü Procedură operațională sau de sistem, după caz;
	2. Organizarea compartimentelor de registratură, documente clasificate, arhivă.	ü Organigramă; ü Stat de funcții; ü Fișe de post; ü Proceduri operaționale sau de sistem ce transpun activitățile de primire/ expediere, înregistrare și arhivare a corespondenței;
	3. Implementarea măsurilor de securitate pentru protejarea documentelor împotriva distrugerii, furtului, pierderii, incendiului, etc, la nivelul compartimentului și entității publice.	ü Procedură de sistem privind managementul documentelor; ü Proceduri de sistem sau operaționale de recuperare a documentelor în caz de dezastre: inundații, incendii, cutremure etc;
	4. Stabilirea regulilor privind accesul la informațiile clasificate.	ü Reglementări interne privind accesul la documente clasificate și gestionarea acestora; ü Lista personalului ce deține certificat ORNISS; ü Documente care să ateste instruirea persoanelor ce dețin certificat ORNISS;
	5. Organizarea activităților de pre-arhivare și arhivare a documentelor și asigurarea spațiului corespunzător.	ü Procedura de arhivare a documentelor; ü Nomenclator arhivistic; ü Decizia de inființare, funcționare a Comisiei de arhivare a documentelor, dupa caz; ü Acte justificative privind depunerea documentelor la arhivă, registru arhivă;

Standard 14 – RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI FINANCIARĂ

FIȘĂ DE STANDARD
Standard 14	RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI FINANCIARĂ
*Descrierea Standardului* Conducătorul entităţii publice asigură buna desfăşurare a proceselor şi exercitarea formelor de control intern adecvate, care garantează că datele şi informaţiile aferente utilizate pentru întocmirea situaţiilor contabile anuale şi a rapoartelor financiare sunt corecte, complete şi furnizate la timp.
*Cerințe generale standard*	*Activități necesare*	*Documente/elemente justificative*
ü Conducătorul entităţii publice este responsabil de organizarea şi ţinerea la zi a contabilităţii şi de prezentarea la termen a situaţiilor financiare asupra situaţiei patrimoniului aflat în administrarea sa, precum şi a execuţiei bugetare, în vederea asigurării exactităţii tuturor informaţiilor contabile aflate sub controlul său. ü Conducătorul compartimentului financiar-contabil asigură calitatea informaţiilor şi datelor contabile utilizate la realizarea situaţiilor contabile, care reflectă în mod real activele şi pasivele entităţii publice. ü Situaţiile financiare anuale sunt însoţite de rapoarte anuale de performanţă în care se prezintă pentru fiecare program obiectivele, rezultatele preconizate şi cele obţinute, indicatorii şi costurile asociate. ü În entitatea publică sunt elaborate proceduri şi controale contabile documentate în mod corespunzător, vizând corecta aplicare a actelor normative din domeniul financiar-contabil şi al controlului intern.	1. Organizarea activităților financiar – contabile la nivelul entității publice	ü Organigramă; ü Stat de funcții; ü ROF;
	2. Asigurarea calității informațiilor financiar-contabile utilizate, care să reflecte în mod real activele și pasivele entității publice	ü Proceduri operaționale privind activitățile specifice financiar-contabile;
	3. Organizarea controlului financiar preventiv propriu	ü Vize CFPP;
	4. Realizarea situațiilor financiare anuale	ü Situații financiare anuale;
	5. Elaborarea Raportui anual privind monitorizarea performanțelor care să prezinte la nivel de entitate: programele, obiectivele, rezultatele preconizate şi cele obţinute, indicatorii şi costurile asociate.	ü Rapoart anual privind monitorizarea performanțelor;
	6. Remedierea deficiențelor constatate în urma misiunilor anuale organizate de către Curtea de conturi și auditul public intern	ü Raport anual al misiunii Curții de Conturi; ü Rapoarte misiuni audit public intern; ü Plan de implementare a măsurilor dispune de Curtea de Conturi și Auditul Public Intern;

Standard 15 – EVALUAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERN MANAGERIAL

FIȘĂ DE STANDARD
Standard 15	EVALUAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERN MANAGERIAL
*Descrierea Standardului* Conducătorul entităţii publice instituie o funcţie de evaluare a controlului intern managerial, elaborând, în acest scop, politici, planuri şi programe. Conducătorul entităţii publice elaborează, anual, prin asumarea responsabilităţii manageriale, un raport asupra propriului sistem de control intern managerial.escrierea
*Cerințe generale standard*	*Activități necesare*	*Documente/elemente justificative*
ü Conducătorul entităţii publice asigură verificarea şi evaluarea în mod continuu a funcţionării sistemului de control intern managerial şi a componentelor sale, pentru a identifica la timp slăbiciunile/deficienţele controlului intern şi pentru a lua măsuri de corectare/eliminare în timp util a acestora. ü Conducerea entităţii publice efectuează, cel puţin o dată pe an, pe baza unui program/plan de evaluare şi a unei documentaţii adecvate, o verificare şi autoevaluare a propriului sistem de control intern managerial, pentru a stabili gradul de conformitate a acestuia cu standardele de control intern managerial. ü Conducătorul entităţii publice ia măsuri adecvate şi prompte pentru remedierea deficienţelor/slăbiciunilor identificate în procesul de autoevaluare a sistemului de control intern managerial. ü Conducătorul entităţii publice elaborează, anual, un raport asupra sistemului de control intern managerial, ca bază pentru un plan de acţiune care să conţină zonele vulnerabile identificate, instrumentele de control necesar a fi implementate, măsuri şi direcţii de acţiune pentru creşterea capacităţii controlului intern managerial în realizarea obiectivelor entităţii.	1. Înființarea prin Decizie/ordin a conducerii entității publice a Comisiei de Monitorizare	ü Decizie/ordin de înființare a Comisiei de Monitorizare;
	2. Elaborarea și aprobarea Programului anual de dezvoltare a sistemului de control intern managerial la nivelul entității publice.	ü Program anual de dezvoltare a sistemului de control intern managerial aprobat;
	3. Organizare şedinţe ale Comisiei de monitorizare.	ü Minute, decizii, hotărâri ale Comisiei de Monitorizare;
	4. Întocmirea Situaţiilor centralizatoare semestriale și anuale privind stadiul de implementării sistemului de control intern managerial.	ü Raportări semestriale și anuale aprobate, privind implementarea sistemului de control intern managerial;
	5. Monitorizarea implementării Programului de dezvoltare	ü Minute, hotărâri ale ședințelor Comisiei de Monitorizare
	6. Declanșarea procesului de autoevaluare și Completarea Chestionarelor de autoevaluare a stadiului implementării sistemului de control intern managerial de către compartimentele entității publice.	ü Solicitare completare chestionare de autoevaluare; ü Chestionare de autoevaluare a stadiului implementării sistemului de control intern managerial (inclusiv cu completarea măsurilor adoptate);
	7. Elaborarea Situației sintetice a rezultatelor autoevaluării la nivelul entității publice.	ü Situație sintetică a rezultatelor autoevaluării;
	8. Întocmirea și asumarea de către conducătorul entității publice a Raportului anual privind implementarea sistemului de control intern managerial la nivelul entității.	ü Raport anual privind implementarea sistemului de control intern managerial aprobat;

Standard 16 – AUDITUL INTERN

FIȘĂ DE STANDARD
Standard 16	AUDITUL INTERN
*Descrierea Standardului* Entitatea publică înfiinţează sau are acces la o capacitate de audit competentă, care are în structura sa auditori competenţi, a căror activitate se desfăşoară, de regulă, conform unor programe bazate pe evaluarea riscurilor.escrierea
*Cerințe generale standard*	*Activități necesare*	*Documente/elemente justificative*
ü Auditul intern asigură evaluarea independentă şi obiectivă a sistemului de control intern managerial al entităţii publice. ü Domeniul activităţii de audit intern trebuie să permită obţinerea unei asigurări cu privire la procesul de management al riscurilor, de control şi de conducere (guvernanţă). ü Compartimentul de audit public intern este dimensionat pe baza volumului de activitate şi a mărimii riscurilor asociate, astfel încât să asigure auditarea activităţilor cuprinse în sfera auditului public intern. ü Atribuţiile conducătorului compartimentului de audit intern trebuie asumate prin semnătură de către un responsabil. ü Auditorii interni din cadrul compartimentului de audit public intern trebuie să posede competenţele profesionale necesare pentru realizarea activităţilor cuprinse în sfera auditului public intern. ü Auditorii interni trebuie să îşi îmbunătăţească cunoştinţele, abilităţile şi valorile în cadrul formării profesionale continue şi să asigure compatibilitatea pregătirii cu tipul şi natura misiunilor de audit intern care trebuie realizate. ü Auditorul intern finalizează acţiunile sale prin rapoarte de audit, în care enunţă punctele slabe identificate în sistem şi formulează recomandări pentru eliminarea acestora. ü Conducătorul entităţii publice dispune măsurile necesare, având în vedere recomandările din rapoartele de audit intern, în scopul eliminării punctelor slabe constatate de misiunile de auditare.	1. Asigurarea funcționării compartimentului de audit public intern.	ü Organigramă; ü Stat de funcții;
	2. Dimensionarea compartimentului de audit public intern în funcție de complexitatea activităților și mărimea entității publice .	ü Stat de funcții;
	3. Încadrarea compartimentului de audit public intern cu personal adecvat.	ü Fișe de post;
	4. Asigurarea formării profesionale permanente a personalului compartimentului de audit public intern.	ü Cursuri de formare profesională aprobate;
	5. Elaborarea Planului anual de audit intern.	ü Plan anual de audit intern aprobat de conducătorul entității publice;
	6. Realizarea misiunilor de audit planificate inclusiv în domeniul controlului intern managerial	ü Rapoartele structurii de audit întocmite la sfârșitul misiunilor de audit;
	7. Realizarea de misiuni de audit neplanificate (ad-hoc) solicitate de conducerea entității publice.	ü Rapoartele structurii de audit întocmite la sfârșitul misiunilor de audit;
	8. Întocmirea Raportului anual de activitate al compartimentului de audit public intern.	ü Raport anual de activitate;
	9. Aprobarea raportului anual de activitate al compartimentului de audit public intern de către conducătorul entității publice.	ü Raport anual de activitate aprobat;
	10. Dispunerea de către conducerea entității publice a măsurilor necesare eliminării punctelor slabe constatate în misiunile de auditare.	ü Măsurile dispuse de către conducerea entității publice de preluare a recomandărilor auditului;
	11. Consiliere de către compartimentul de audit public intern, tuturor compartimentelor, pe aspecte de control intern managerial.	ü Minute ale ședințelor de consiliere;

CAPITOLUL 4 – EVALUAREA ȘI RAPORTAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERN MANAGERIAL

4.1 Evaluarea sistemului de control intern managerial

Evaluarea sistemului de control intern managerial la nivelul entității publice se realizează continuu în vederea:

monitorizării stadiului și evoluției implementării și dezvoltării acestuia, în cadrul entității publice;
identificării disfuncționalităților și deficiențelor care pot afecta realizarea obiectivelor generale și specifice;
monitorizării și impactului implementării măsurilor de control.

Evaluarea sistemului de control intern managerial se efectuează pe fiecare element cheie, însă într-un mod integrat.

Mediul de control – etică și integritate; atribuții, funcții, sarcini; competența, performanță; structura organizatorică;
Performanțe și managementul riscurilor – obiective; planificarea; monitorizarea performanțelor; managementul riscului;
Activități de control – proceduri; supravegherea; continuitatea activității;
Informarea și comunicarea – informarea și comunicarea, gestionarea documentelor; raportarea contabilă și financiară;
Evaluare și audit – evaluarea sistemului de control intern managerial; auditul intern.

Evaluarea sistemului de control intern managerial se realizează pe două paliere:

la nivelul compartimentului, de către conducătorul compartimentului, acestă evaluare fiind cunoscută ca autoevaluarea stadiului implementării sistemului de control intern managerial la nivelul compartimentului;
la nivelul entității publice, atribuție în sarcina conducătorului entității;

4.1.1 Autoevaluarea stadiului implementarii sistemului de control intern managerial la nivelul compartimentului

Autoevaluarea stadiului implementarii sistemului de control intern managerial la nivelul compartimentului se realizează în primul rând pentru a vedea modul cum și cât sunt implementate principiile de control intern^[20] respectiv standardele de control intern managerial^[21] la nivelul compartimentului iar în al doilea rând pentru a furniza conducătorului acestuia asigurări rezonabile că obiectivele specifice sunt îndeplinite în condiții de economicitate, eficacitate, eficiență.

Autoevaluarea reprezintă un instrument de dezvoltare a sistemului de control intern managerial prin conștientizarea conducătorilor compartimentelor privind importanța controlului intern.

Autoevaluarea la nivelul compartimentului trebuie să fie obiectivă și să nu birocratizeze procesul de implementare a sistemului de control intern managerial, de aceea autoevaluarea se realizează prin Chestionarul de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial, instrument tipizat prin Anexa nr. 4.1 din Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 400/2015, conform modelului de mai jos.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului	Răspuns și explicații		La nivelul compartimentului standardul este:
	Da / Nu	Explicații asociate răspunsului	I / PI / NI
1	2	3	4

Conform Ordinului Secretarului General al Guvernului nr.400/2015, Anexa nr.4.1, un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consideră a fi:

Ø Implementat (I), atunci când, la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu „DA”;

Ø Parţial implementat (PI), atunci când la cel puţin unul dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu „NU”;

Ø Neimplementat (NI), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu „NU”.

Criteriile generale de evaluare pot fi completate prin includerea și altor criterii specifice proprii compartimentului sau entității publice, de către Comisia de Monitorizare, dacă se constată că cerințele cadru specifice din Anexa nr.4.1. nu acoperă în totalitate aria de lucru a compartimentului/entității.

În final, o autoevaluare obiectivă trebuie să consemneze gradul de implementare a standardelor de control intern managerial printr-un calificativ clar și neinterpretabil.

De aceea, răspunsul pentru fiecare cerință specifică a unui standard este însoțită de un răspuns „Da” sau „Nu”, cu explicații asociate răspunsurilor și detalierea cu documente justificative.

Pe baza chestionarului de autoevaluare, fiecare conducător de compartiment analizează rezultatele obținute și evaluează stadiul implementării standardelor de control intern managerial pentru a identifica deficiențele și a stabili măsurile viitoare necesare implementării standardelor.

În cazul criteriilor generale de evaluare aferente standardelor neaplicabile unui anumit compartiment, în coloana 2 se precizează „Neaplicabil” în dreptul fiecărui criteriu general de evaluare al acelui standard, prin acronimul „NA„, şi se motivează în coloana 3 „Explicaţie asociată răspunsului”.

La nivelul unui compartiment pot fi considerate neaplicabile numai standardul 14 „Raportarea contabilă şi financiară” şi standardul 16 „Auditul intern”, cu respectarea condiţiei ca la nivelul entităţii toate standardele să fie aplicabile.

Procesul de autoevaluare se realizează la finele anului, chestionarul fiind avizat de către conducătorul compartimentului și ulterior transmis secretarului Comisiei de Monitorizare pentru centralizarea tuturor chestionarelor de autoevaluare la nivelul entității publice.

Chestionarul de autoevaluare trebuie să includă în mod obligatoriu, la final, „Concluzii cu privire la stadiul implementării standardelor de control intern managerial” și în special „Măsuri de adoptat” pentru cerințele specifice care nu sunt îndeplinite!
„Măsurile de adoptat” contribuie la elaborarea Programului de Dezvoltare al sistemului de control intern managerial.

4.1.2 Autoevaluarea stadiului implementării sistemului de control intern managerial la nivelul entității publice

Conducătorul entității publice efectuează, cel puțin o dată pe an, autoevaluarea sistemului de control intern managerial la nivelul entității publice în vederea stabilirii gradului de conformitate a acestuia și elaborează un raport asupra sistemului de control intern managerial.

Autoevaluarea stadiului implementarii și dezvoltării sistemului de control intern managerial la nivelul entității publice presupune parcurgerea următoarelor etape:

Dispunerea de către conducătorul entității publice, prin act de decizie internă, a programării şi efectuării de către conducătorii de compartimente aflaţi în subordine a operaţiunii de autoevaluare a sistemului de control intern managerial;
Convocarea unei reuniuni a structurii cu atribuții de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică privind sistemul propriu de control intern managerial, denumită în continuare Comisia de monitorizare, constituită prin act de decizie internă a conducătorului entității publice, având ca obiect stabilirea măsurilor de organizare și realizare a operațiunii de autoevaluare;
Completarea de către fiecare compartiment din organigrama entității publice, pe baza principiului adevărului, a „Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial”, prevăzut în anexa nr. 4.1 și asumarea de către conducătorul de compartiment a realității datelor, informațiilor și constatărilor înscrise în acesta;
Întocmirea de către Comisia de Monitorizare a Situației sintetice a rezultatelor autoevaluării, prevăzută în Anexa nr. 4.2 din Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 400/2015, prin centralizarea informațiilor din chestionarele de autoevaluare, semnate și transmise de către conducătorii de compartimente;
Aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern managerial cu standardele de control intern managerial, în raport cu numărul de standarde implementate, care se realizează astfel:
sistemul este „Conform” dacă sunt implementate toate cele 16 standarde;
sistemul este „Parțial conform” dacă sunt implementate între 9 si 15 standarde;
sistemul este „Neconform” dacă sunt implementate mai puțin de 9 standarde.

Fiecare entitate publică stabilește măsurile care trebuie adoptate, în cazul în care sistemul de control intern managerial este parțial conform sau neconform. Măsurile aferente standardelor parțial implementate sau neimplementate trebuie preluate în Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial.

4.1.3 Evaluarea sistemului de control intern managerial la nivelul entităților publice centrale, ordonatori principali de credite

Direcția Control Intern Managerial și Relații Interinstituționale (DCIMRI), din cadrul Secretariatului General al Guvernului, desfăşoară activităţi de verificare şi îndrumare metodologică a procesului de implementare şi dezvoltare a sistemului de control intern managerial din cadrul entităţilor publice.

Entităţile publice, în procesul de implementare şi dezvoltare a sistemului de control intern managerial, în conformitate cu prevederile <LLNK 12015 400 507501 0 55>Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare, pot parcurge o serie de etape conform standardelor de control intern managerial, etape ce sunt evaluate pe parcursul derulării misiunilor de verificare şi îndrumare metodologică, în conformitate cu Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 201/2016, după cum urmează:

Activitatea de verificare şi îndrumare metodologică a personalului care exercită atribuţii în acest domeniu are drept scop evaluarea implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial în cadrul entităţilor publice, prin:

determinarea entităţilor publice verificate să îşi însuşească şi să respecte normele legale şi buna practică în domeniul sistemului de control intern managerial;
evidenţierea şi aducerea la cunoştinţa entităţii publice verificate a neregulilor, deficienţelor şi disfuncţionalităţilor, care au condus la nerespectarea reglementărilor legale în domeniul sistemului de control intern managerial şi a consecinţelor produse de acestea;
cunoaşterea dinamicii şi a gradului de repetabilitate a neregulilor, deficienţelor şi disfuncţionalităţilor în vederea stabilirii periodicităţii verificărilor;
propunerea recomandărilor adecvate în vederea corectării neregulilor, deficienţelor şi disfuncţionalităţilor în evaluarea impactului şi a eficienţei recomandărilor luate anterior;
conştientizarea entităţii publice verificate asupra riscurilor privind nerespectarea prevederilor legale aplicabile propriei sale activităţi, dar şi a avantajelor posibile rezultate prin conformitatea cu cadrul de reglementare în domeniu.

4.2 Raportarea SCIM

4.2.1 Situații centralizatoare semestriale și anuale privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial

Situația centralizatoare privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial, cap.I se transmite semestrial pănă la data de 25 a lunii următoare fiecărui semestru încheiat.

Cap.I Informații generale

Nr. crt.	Specificaţii	Total (număr)	din care, aferent:		Obs
Nr. crt.	Specificaţii	Total (număr)	Aparatului propriu	Entităţilor publice subordonate/ în coordonare	Obs
0	1	2	3	4	5
1.	Entităţi publice subordonate/în coordonare		x	x
2.	Entităţi publice în care s-a constituit Comisia de monitorizare
3.	Entităţi publice în care s-a elaborat şi aprobat Programul de dezvoltare
4.	Entităţi publice care şi-au stabilit obiectivele generale
5.	Obiective generale stabilite de către entităţile publice de la pct. 4
6.	Entităţi publice care şi-au inventariat activităţile procedurabile
7.	Activităţi procedurabile inventariate de către entităţile publice de la pct. 6
8.	Entităţi publice care au elaborat proceduri
9.	Proceduri elaborate de către entităţile publice de la pct. 8
10.	Entităţi publice care au elaborat indicatori de performanţă sau de rezultat asociaţi activităţilor şi obiectivelor specifice
11.	Indicatori de performanţă sau de rezultat asociaţi activităţilor şi obiectivelor specifice de către entităţile publice de la pct. 10
12.	Entităţi publice care au identificat, analizat şi gestionat riscuri
13.	Riscuri înregistrate în Registrul de riscuri de către entităţile publice de la pct. 12

în coloana 1 sunt prezentate 13 specificaţii privind procesul de implementare a sistemului de control intern managerial din entităţile publice;
în coloanele 2, 3 şi 4 se înscriu date cumulative corespunzătoare stării reale/mărimii indicatorilor specificaţi în coloana 1 pe rândurile 1-13 la data situaţiei centralizatoare, respectiv 30 iunie sau 31 decembrie;
numărul total de entităţi publice subordonate/în coordonare, care se înscrie pe rândul 1 coloana 2, cuprinde:
entităţile subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori secundari sau, după caz, terţiari de credite, precum şi entităţile din subordinea ordonatorilor secundari de credite;
entităţile publice aflate în coordonarea ordonatorului principal de credite;
entităţile publice subordonate/în coordonare, care se înscriu pe rândurile 2, 3, 4, 6, 8, 10, 12 coloana 4, se referă la:
entităţile subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori secundari sau, după caz, terţiari de credite, precum şi entităţile din subordinea ordonatorilor secundari de credite;
entităţile publice aflate în coordonarea ordonatorului principal de credite;
în coloana 5 se înscriu precizări şi completări cu privire la specificaţiile corespunzătoare

Stadiul implementării standardelor de control intern managerial, conform rezultatelor autoevaluării la data de 31 decembrie 20… cap. II se transmite anual, până la data de 20 februarie a anului următor pentru anul precedent.

Cap.II Autoevaluarea anuală

Denumirea standardului de control

Numărul de entităţi publice care raportează

din care

Obs.

Aparat propriu

Entităţi publice subordonate/

în coordonare

I. Mediul de control

Standardul 1 – Etica şi integritatea

Standardul 2 – Atribuţii, funcţii, sarcini

Standardul 3 – Competenţa, performanţa

Standardul 4 – Structura organizatorică

II. Performanţe şi managementul riscului

Standardul 5 – Obiective

I implementat

PI parţial implementat

NI neimplementat

Standardul 6 – Planificarea

Standardul 7 – Monitorizarea performanţelor

Standardul 8 – Managementul riscului

III. Activităţi de control

Standardul 9 – Proceduri

Standardul 10 – Supravegherea

Standardul 11 – Continuitatea activităţii

IV. Informarea şi comunicarea

Standardul 12 – Informarea şi comunicarea

Standardul 13 – Gestionarea documentelor

Standardul 14 – Raportarea contabilă şi financiară

V. Evaluare şi audit

Standardul 15 – Evaluarea sistemului de control intern managerial

Standardul 16 – Auditul intern

Coloanele 8-10 se completează de ordonatorul principal de credite, prin cumularea informaţiilor conţinute în coloana 6 din Anexa nr. 4.2 la Instrucţiunile din OSGG nr. 400/2015, „Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării”.

Aceste informaţii sunt transmise de entităţile publice direct subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori secundari (care transmit inclusiv pentru entităţile aflate în subordine) sau, după caz, terţiari de credite, precum şi de entităţile publice aflate în coordonarea ordonatorului principal de credite.

4.2.2 Raport anual al entității publice asupra stadiului implementării SCIM

Raportul constituie forma oficială de asumare a responsabilităţii manageriale de către conducătorul entităţii publice cu privire la sistemul de control intern managerial şi este documentul prin care entităţile publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special furnizează Secretariatului General al Guvernului informaţiile necesare elaborării raportului prevăzut de lege, care se prezintă Guvernului.

Raportul cuprinde declaraţii ale conducătorului entităţii publice cu privire la sistemul de control intern managerial al entităţii, existent la data închiderii exerciţiului financiar.

Declaraţiile formulate de conducătorul entităţii publice se întemeiază pe datele, informaţiile şi constatările rezultate din operaţiunea de autoevaluare a stării sistemului de control intern managerial, controalele ex-post, rapoartele de audit intern, precum şi din recomandările rezultate din rapoartele de audit extern.

În vederea elaborării raportului, conducătorul entităţii publice dispune programarea şi efectuarea de către conducătorii de compartimente aflaţi în subordine a operaţiunii de autoevaluare a sistemului de control intern managerial.

Pentru pregătirea autoevaluării, conducătorul entităţii publice se recomandă să recurgă la capacitatea de consiliere a compartimentului de audit intern, dar şi a altor structuri cu rol de îndrumare metodologică a implementării sistemului de control intern managerial.

Entitatea publică are obligaţia să elaboreze şi să păstreze pe o perioadă de cel puţin 5 ani documentaţia relevantă cu privire la organizarea şi funcţionarea sistemului de control intern managerial propriu şi pe cea referitoare la operaţiunea de autoevaluare a acestuia.

Formatul de raport cuprinde declaraţiile minimal obligatorii pe care trebuie să le formuleze conducătorul entităţii publice.

Conducătorul entităţii publice poate include în raport şi alte informaţii referitoare la anumite elemente ale sistemului de control intern managerial propriu, cum ar fi:

informaţii şi constatări care să permită formularea unor aprecieri în legătură cu eficacitatea sistemului în exerciţiul financiar următor;
prezentarea unor elemente considerate relevante din programul şi activitatea compartimentului de audit intern;
stadiul implementării măsurilor/acţiunilor/etapelor prevăzute în programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial;
formularea unor rezerve privind eficacitatea sistemului de control intern managerial, prin menţionarea uneia sau mai multor slăbiciuni semnificative ale sistemului, existente la data închiderii exerciţiului financiar, caz în care este obligatorie prezentarea măsurilor destinate înlăturării acestora, precum şi termenele de realizare aferente;
analiza raportului cost/beneficiu la stabilirea şi aplicarea măsurilor de control intern managerial.

Raportul asupra sistemului de control intern managerial se aprobă prin semnarea acestuia de către titularul de drept al competenţei sau de către titularul unei competenţe delegate în condiţiile legii, în conformitate cu principiul responsabilităţii manageriale.

Au obligaţia de a prezenta Secretariatului General al Guvernului – Direcţia de control intern managerial şi relaţii interinstituţionale rapoarte anuale, întocmite conform prezentelor instrucţiuni, numai conducătorii entităţilor publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special.

4.2.3 Raportarea stadiului implementării sistemelor de control intern managerial la nivelul instituţiilor publice la care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special

Secretariatul General al Guvernului, prin Direcția Control Intern Managerial și Relații Interinstituționale, elaborează şi prezintă Guvernului până la sfârşitul semestrului I al anului curent, pentru anul precedent, un Raport privind stadiul implementării sistemelor de control intern managerial la nivelul instituţiilor publice.

Scopul Raportului privind controlul intern managerial este de a prezenta Guvernului stadiul implementării şi dezvoltării sistemelor de control intern managerial, precum și evoluția acestora la nivelul entităților publice la care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat şi al bugetului oricărui fond special şi al entităţilor publice aflate în subordonarea sau coordonarea acestora.
Raportul se realizează pe baza raportărilor semestriale și anuale ale instituțiilor publice centrale, prin analize, comparații și interpretarea datelor, în conformitate cu prevederile OSGG nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare.
Raportul privind controlul intern managerial reflectă o imagine a modului în care standardele de control intern managerial, prevăzute în Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare, au fost implementate la nivelul ordonatorilor principali de credite ai bugetului de stat, ai bugetului asigurărilor sociale de stat şi ai bugetului oricărui fond special, prin efectuarea unei analize asupra fiecărui standard de control intern managerial prin evidențierea aspectelor relevante.
Raportul prezintă propuneri pentru îmbunătăţirea activităţii entităţilor publice în domeniul sistemelor de control intern managerial.

CAPITOLUL 5 – CONCLUZII ȘI RECOMANDĂRI

În urma misiunilor de verificare și îndrumare metodogică realizate de Direcția Control Intern Managerial și Relații Interinstituționale din cadrul Secretariatului General al Guvernului, a precizărilor legislației în domeniu, precum și raportărilor pe anul 2016 realizate de 50 entități publice centrale ordonatori principali de credite, având în subordonare 2040 de entități, se desprind câteva concluzii și recomandări foarte importante.

5.1 Concluzii

Sistemul de control intern managerial, ca și concept, nu este asimilat pe deplin în cultura organizațională a entităților publice și nu există o conștientizare a beneficiilor acestuia;
Doar 24% dintre entitățile publice centrale ordonatori principali de credite au un sistem de control intern managerial conform cu standardele de control intern managerial;
Controlul intern managerial este în responsabilitatea conducătorului entității publice;
Sistemul de control intern managerial trebuie să fie proiectat și adaptat, conform legislației în domeniu, dimensiunii și complexității entității publice;
Persoanele implicate în procesul de implementare și dezvoltare a sistemului de control intern managerial trebuie să înțeleagă în mod clar și detaliat responsabilitățile ce le revin;
Implementarea controlului intern managerial este percepută ca o activitate suplimentară față de atribuțiile specifice postului;
Stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial în cadrul unei entități publice se bazează pe existența de documente justificative ce consemnează dovezi clare ale stadiului sistemului;
Nu există o corelare între obiectivele specifice stabilite la nivelul compartimentului, indicatorii de performantă asociați realizării obiectivelor, un sistem de monitorizare a rezultatelor activităților desfăsurate pentru atingerea obiectivelor și rapoartele de evaluare ale performanțelor individuale elaborate anual pentru personal;
Evaluarea obiectivă a stadiului sistemului de control intern managerial atât la nivelul compartimentului cât și la nivelul entității publice (inclusiv a celor subordonate sau aflate în coordonare) este foarte importantă întrucât implică luarea de măsuri concrete transpuse în Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial; identificarea în urma evaluarii a unor eventuale neconformități poate conduce la asumarea de noi obiective specifice la nivelul compartimentelor sau obiective generale;
O problemă permanentă identificată la nivelul entităților publice este lipsa resurselor umane calificate, dar și fluctuația de personal, care, uneori creează deficiențe în procesul de implementare și dezvoltare a sistemului de control intern managerial;
Modificările frecvente în structura organizatorică a entităților publice îngreunează procesul de implementare și dezvoltare a sistemului de control intern managerial.

5.2 Recomandări

Nu se recomandă încredinţarea unor entități terţe realizarea activităţilor privind implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial al entităţii publice;
Este imperios necesar realizarea de cursuri de pregătire profesională în domeniul controlului intern managerial, atât pentru personalul de conducere cât și personalul de execuție și nu doar elaborarea de programe de perfecționare profesională;
Introducerea atribuțiilor referitoare la implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial în cadrul entităţii publice în fișele de post atât ale personalului de conducere cât și cel de execuție, ceea ce conduce la conștientizarea personalului privind transpunerea activităților desfășurate într-un cadru formalizat;
Parcurgerea în mod cronologic și succesiv a etapelor aferente procesului de implementare și dezvoltare a sistemului de control intern managerial;
Utilizarea fișelor de standarde prezentate în acest manual, care au drept scop simplificarea procesului de implementare și dezvoltare a sistemului de control intern managerial;
Adaptarea măsurilor în funcție de stadiul sistemului de control intern managerial respectiv faza de implementare sau faza de dezvoltare;
Evaluarea obiectivă și periodică a stadiului implementării sistemului de control intern managerial atât la nivelul compartimentului, prin intermediul Chestionarului de autoevaluare, cât și la nivelul entității publice pe baza Situației sintetice a rezultatelor autoevaluării;
Operațiunea de autoevaluare la nivelul compartimentelor nu trebuie să se realizeze pe răspunsuri subiective și explicații asociate criteriilor generale de evaluare, care să conducă la o supraevaluare a stadiului implementării standardelor de control intern managerial;
Costurile aplicării sistemului de control intern managerial trebuie să fie inferioare beneficiilor rezultate din acesta;
Solicitare către Direcția de Control Intern Managerial din cadrul Secretariatului General al Guvernului, de îndrumare metodologică în vederea implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial;
Studierea Metodologiei de Management al Riscurilor și Ghidului de realizare a procedurilor de sistem și procedurilor operaționale, documente elaborate de Secretariatul General al Guvernului în vederea consolidării implementării standardelor de control intern managerial la nivel central şi local elaborate în cadrul proiectului SIPOCA 34.

CAPITOLUL 6 – MACHETE

Machete prezentate în acest capitol sunt orientative, acestea putând fi completate și modificate în funcție de specificul și dimensiunea entității publice care implementează sistemul de control intern managerial.

DOCUMENTE CU CARACTER ADMINISTRATIV

DECIZIA DE CONSTITUIRE A COMISIEI DE MONITORIZARE SAU DUPĂ CAZ, ORDIN DE MINISTRU, ACT ADMINISTRATIV DE DECIZIE, ETC;

Administrația Publică Centrală (APC)

(Antetul entității publice și/sau alte elemente de identitate vizuală, după caz)

ORDINUL^[22]

… / ………17.08.2015…………………

privind aprobarea componenței Comisiei de Monitorizare

și a Regulamentului de Organizare și Funcționare a Comisiei de Monitorizare

respectiv a Subgrupurilor de lucru ale Comisiei de monitorizare^[23]

Având în vedere Decretul Preşedintelui României^[24] nr. … / …. pentru numirea Guvernului României,

Ținând cont de prevederile Ordinului Secretarului General al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice, cu modificările și completările ulterioare,

Luând în considerare referatul cu nr. … din … de aprobare a Ordinului privind componența Comisiei de Monitorizare și a Regulamentului de organizare și funcționare a Comisiei de Monitorizare și a Subgrupurilor de lucru ale Comisiei de Monitorizare,

Potrivit art. 4 din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern managerial și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare,

În temeiul art. … alin. … din Hotărârea Guvernului^[25] nr. … /… privind organizarea şi funcţionarea [se precizează denumirea entității publice],

[Funcția decidentului – ex: Ministru, Președinte, Inspector, etc…]

[se precizează denumirea entității publice] emite prezentul

ORDIN:

Art. 1

(1) Cu data prezentului Ordin se aprobă omponența Comisiei de Monitorizare, prevăzută în Anexa nr. 1.

(2) Cu data prezentului ordin se aprobă Regulamentul privind organizarea și funcționarea Comisiei de Monitorizare și a Subgrupurilor de lucru ale Comisiei de Monitorizare, prevăzut la Anexa nr. 2.

(3) Anexele nr. 1 și 2 fac parte integrantă din prezentul ordin.

Art. 2 – Compartimentul de Resurse Umane va comunica prezentul ordin secretarilor de stat, secretarului general, secretarilor generali adjuncți, precum și conducătorilor structurilor din cadrul [se precizează denumirea entității publice], care vor duce la îndeplinire prevederile acestuia.

[Funcția decidentului],

[se menționează denumirea entității publice]

[Nume, Prenume decident]

ANEXA nr. 1

La Ordinul … [se precizează funcția și denumirea entității publice]

… [se precizează numărul ordinului] / din … [se precizează data]

Componența Comisiei de Monitorizare^[26]

Președinte: Conducătorul [se precizează funcția și denumirea entității publice] sau un alt demnitar /ori înalt funcționar public desemnat în acest sens;
Membri titulari: în conformitate cu organigrama entității publice, conducătorii direcției generale și (acolo unde nu există direcție generală) ai direcțiilor sau serviciilor, cu excepția celor menționați la punctul 5;
Membri supleanți: persoane cu funcții de conducere sau manageri publici, desemnați de către membrii titulari printr-o adresă către Secretarul / Secretariatul Comisiei de Monitorizare, pentru a-I înlocui în caz de absență;
Secretarul / Secretariatul Comisiei de Monitorizare, constituit la nivelul compartimentului … [se va specifica denumirea acestuia];
Invitați permanenți:^[27] conducătorul Compartimentului de Audit Public Intern, conducătorul Compartimentului Corp Control sau o persoană la nivel de conducere, desemnată de aceștia;
Pot avea caracter de invitați și reprezentanții structurilor aflate în subordinea/coordonare sub autoritatea entității publice.

ANEXA nr. 2

La Ordinul … [se precizează funcția și denumirea entității publice]

… [se precizează numărul ordinului] / din … [se precizează data]

Vezi Cap. 2.7.1. Mecanisme la nivel central.

Administrația Publică Locală (APL)

La nivelul administrației publice locale (abreviată APL), conducătorii entităților publice emit Dispoziții privind constituirea Comisiei de Monitorizare, cu atribuții în implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern managerial.

Un model[28] de constituire a Comisiei de Monitorizare este prezentat mai jos:

(Antetul entității publice și/sau alte elemente de identitate vizuală, după caz)

România

Județul … [se precizează denumirea județului din care face parte entitatea publică]

Municipiul / Orașul / Comuna … [se precizează denumirea Municipiului / Orașului / Comunei din care face parte entitatea publică]

Primar … [se precizează numele și prenumele]

DISPOZIŢIE

privind constituirea Comisiei de Monitorizare responsabilă cu

implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern managerial [29]

Primarul Municipiului / Orașului / Comunei … [se precizează denumirea Municipiului / Orașului / Comunei], Domnul / Doamna … [se precizează numele și prenumele],

În baza art. 4 din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, cu modificările și completările ulterioare,

Având în vedere prevederile art. 3 și ale art. 5 din Ordinul nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările și completările ulterioare,

Conform prevederilor art. 68 din Legea 215/2001, privind administraţia publică locală, cu modificările și completările ulterioare,

DISPUNE:

Art. 1 – Începând cu data prezentei dispoziții, la nivelul Primăriei Municipiului / Orașului / Comunei … [se precizează denumirea Municipiului / Orașului / Comunei], se constituie Comisia de Monitorizare, responsabilă cu implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern managerial, denumită în continuare Comisia. Componența Comisiei este prevăzută în Anexa nr. 1, care face parte integrantă din prezenta dispoziție.

Art. 2 – Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al Comisiei este prevăzut în Anexa nr. 2, care face parte integrantă din prezenta dispoziție.

Art. 3 – (1) Comisia, prin intermediul Secretarului / Secretariatului, va colabora în mod constant cu persoanele desemnate din cadrul direcţiilor, serviciilor, compartimentelor şi structurilor din subordinea Primăriei Municipiului / Orașului / Comunei [se precizează denumirea Municipiului / Orașului / Comunei din care face parte entitatea publică], responsabile cu îndeplinirea, diseminarea şi monitorizarea deciziilor Comisiei pentru exercitarea atribuţiilor sale.

(2) La solicitarea Comisiei, la şedinţele sale, pot participa şi alţi reprezentanţi ai Primăriei Municipiului / Orașului / Comunei … [se precizează denumirea Municipiului / Orașului / Comunei din care face parte entitatea publică] şi ai structurilor subordonate precum și alte persoane a căror prezenţă este necesară pentru analiza aspectelor aflate pe ordinea de zi a şedinţei.

(3) Auditorii[30] angajați în cadrul instituției au calitatea de invitaţi în cadrul şedinţelor Comisiei, fără a avea însă drept de vot în cadrul acestora, ca restul membrilor Comisiei de Monitorizare.

(4) Deciziile Comisiei aprobate de către conducerea primăriei și aduse la cunoștință, constituie sarcini de serviciu pentru conducătorii şi coordonatorii direcţiilor, serviciilor, compartimentelor şi structurilor din subordinea Primăriei Municipiului / Orașului / Comunei … [se precizează denumirea Municipiului / Orașului / Comunei din care face parte entitatea publică].

Art. 4 – Secretarul / Secretariatul Comisiei va asigura sprijinul necesar întocmirii la termen și comunicării tuturor actelor specifice activității Comisiei.

Art. 5 – Începând cu data prezentei dispoziții, la nivelul Primăriei Municipiului / Orașului / Comunei … [se precizează denumirea Municipiului / Orașului / Comunei din care face parte entitatea publică], în atribuțiile Comisiei sunt incluse și cele aferente Echipei de Gestionare a Riscurilor.

Art. 6 – Ducerea la indeplinire a prezentei dispoziții se încredințează conducerii și tuturor membrilor Comisiei mai sus mentionate, iar comunicarea către aceste persoane se face prin intermediul Secretarului / Secretariatului Comisiei de Monitorizare [se precizează denumirea Municipiului / Orașului / Comunei din care face parte entitatea publică].

PRIMAR,

[Nume, Prenume]

[Semnătura]

[se inserează la subsolul paginii datele de contact ale conducătorului entității publice și eventual alte elemente de identitate vizuală specifice acesteia, după caz]

ANEXA nr. 1

La Dispoziția Primarului …

… [se precizează numărul de înregistrare] / din … [se precizează data]

COMPONENŢA

Comisiei de Monitorizare, responsabilă cu implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern managerial la nivelul entităților publice locale

Președinte: Primarul din cadrul … [se precizează denumirea Municipiului / Orașului / Comunei din care face parte entitatea publică] sau un înlocuitor al acestuia[31], desemnat de primar în acest sens;
Membri titulari: în conformitate cu organigrama … [se precizează denumirea Municipiului / Orașului / Comunei din care face parte entitatea publică], conducătorii direcției generale și (acolo unde nu există direcție generală) ai direcțiilor sau serviciilor, cu excepția celor menționați la punctul 5;
Membri supleanți: persoane cu funcții de conducere sau manageri publici, desemnați de către membrii titulari printr-o adresă către Secretarul / Secretariatul Comisiei de Monitorizare, pentru a-I înlocui în caz de absență;
Secretarul / Secretariatul Comisiei de Monitorizare, constituit la nivelul compartimentului … [se menționează denumirea acestuia];
Invitați[32] permanenți: conducătorul Compartimentului de Audit Public Intern, conducătorul Compartimentului de Control sau o persoană la nivel de conducere, desemnată de aceștia;
Pot avea caracter de invitați și reprezentanții structurilor aflate în subordinea sub autoritatea … [se menționează denumirea entității publice].

Decizia de constituire a Echipei de Gestionare a Riscurilor (idem, după caz)

A se vedea modelul prezentat la Comisia de Monitorizare.

Adresa de Convocare și Ordinea de zi a ședințelor Comisiei de Monitorizare

(Antetul entității publice și/sau alte elemente de identitate vizuală, după caz)

Secretarul / Secretariatul Comisiei de Monitorizare

Nr. ……. din …….

ADRESĂ CONVOCARE COMISIE DE MONITORIZARE

Către membrii Comisiei de Monitorizare,

[se enumeră membrii Comisiei de Monitorizare – nume, prenume, funcție, compartiment]

Către invitaţii permanenţi la Comisia de Monitorizare,

[aceștia sunt șefii compartimentului de audit intern și ai compartimentului de control din cadrul entității publice – nume, prenume, funcție, compartiment]

Referitor : Reuniunea de lucru a Comisiei de Monitorizare din … [se precizează data]

Stimată Doamnă/ Stimate Domnule Director General, Director, Șef Serviciu ………..

Vă invităm la Reuniunea de lucru a Comisiei de Monitorizare din data de … [se specifică data], începând cu ora … [se specifică ora], la [se precizează locația și adresa], având ordinea de zi conform Anexei (a se vedea anexa atașată la prezenta).

Dacă din motive obiective nu puteţi participa la reuniune, vă rugăm să mandataţi înlocuitoruul dumneavoastră (sau o altă persoană), care poate lua o decizie, pentru a participa la eveniment.

Participarea la eveniment va fi confirmată până cel târziu … [se precizează ziua și data], ora … [se precizează ora], la … [se precizează numele prenumele Secretarului Comisiei de Monitorizare sau a persoanei de contact unde trebuie confirmată participarea], e-mail: … [se specifică adresa de e-mail a persoanei], telefon … [se menționează nr. de telefon].

Cu deosebită consideraţie,

Președintele Comisiei de Monitorizare

[Nume, Prenume]

[Semnătura]

Anexă

La Adresa de Convocare … [se precizează nr. de înregistrare și data]

Şedinţa Comisiei de Monitorizare

Data ……………

Ora de începere ……………

Durata estimată ……………

Locul de desfăşurare ……………

Ordine de zi

Nr. crt.	Ora	Tematică/subiecte de discuţii	Prezintă
1.	Exemplu 10.00 – 10.05 (5 min)	[se completează subiectele discutate]	[se completează numele, prenumele și funcția celor care prezintă subiectul discutat]
2.	10.05 – 11.05 (60 min)
3.	11.05 – 11.20 (15 min)
4.	11.20 – 11.30 (10 min.)	Concluzii și Diverse [se enumeră concluziile desprinse în urma reuniunii sau subiectele suplimentare abordate]

Ordinea de zi a ședințelor Echipei de Gestionare a Riscurilor

A se vedea modelul prezentat la Comisia de Monitorizare.

Decizie și Minută ale ședințelor Comisiei de Monitorizare, ce pot include după caz și hotărârile luate în cadrul ședințelor

(Antetul entității publice și/sau alte elemente de identitate vizuală, după caz)

COMISIA DE MONITORIZARE

DECIZIA nr. … [ se precizează nr deciziei și data]

În cadrul şedinţei Comisiei de Monitorizare din data de … [se precizează data] s-au luat următoarele decizii:

[se enumeră deciziile luate și după caz, persoanele și compartimentul care trebuie să le implementeze]

Exemple de decizii

Se aprobă Planul de acţiune pentru implementarea Planului Strategic Instituţional pe termen mediu ……… aferent anului ………,

Se aprobă Procedura de sistem nr.12 privind managementul documentelor la nivelul entității publice.

Secretarul / Secretariatul Comisiei de Monitorizare va transmite în consultare tuturor compartimentelor din cadrul … [denumirea entității publice] proiectul procedurii de sistem privind managementul riscurilor la nivelul … [denumirea entității publice], în vederea formulării de observaţii şi propuneri până la data de … [se precizează data]; această procedură va fi supusă aprobării în următoarea reuniune a Comisiei de Monitorizare. Persoana de contact: [se precizează numele prenumele și datele de contact, e-mail, telefon].

Preşedintele Comisiei de Monitorizare

[Funcția]

[Nume, Prenume]

sau^[33]:

Vicepreşedintele Comisiei de Monitorizare

[Funcția]

[Nume, Prenume]

(Antetul entității publice și/sau alte elemente de identitate vizuală, după caz)

Secretarul / Secretariatul Comisiei de Monitorizare

Nr. ……….. din………….

Aprob,

Președinte Comisia de Monitorizare

[Nume, Prenume]

[Semnătura]

MINUTA

ședinței Comisiei de Monitorizare din data de … [se precizează data]

Locul desfășurării … [se precizează locația și adresa], ora … [se precizează ora]

Lista participanților: este prezentată în Anexa …

Subiecte abordate

[se enumeră titlurile subiectelor abordate]
……………………………………………………………………..
Concluzii

Ședința Comisiei de Monitorizare a fost prezidată de D-l/D-na [nume prenume], în calitate de Președinte al Comisiei de Monitorizare.

La punctul 1 de pe ordinea de zi … [se precizează principalele aspecte ale subiectului abordat și vorbitorii]

La punctul 2 de pe ordinea de zi … [se precizează principalele aspecte ale subiectului abordat și vorbitorii]

Concluzii:

… [se enumeră concluziile rezultate în urma discuțiilor]

Acțiuni viitoare

Nr. crt.

Activități

(etape de urmat)

Responsabili

Termene

Mențiuni

Întocmit Secretar Comisia de Monitorizare [Nume, Prenume]

[Semnătura]

Exemple de subiecte abordate

Prezentarea și aprobarea procedurii de sistem privind managementul riscurilor la nivelul … [denumirea entității publice];
Planul de acțiune în vederea remedierii aspectelor specifice semnalate de Curtea de Conturi pentru structurile din cadrul … [denumirea entității publice].

Proces verbal ședințe echipa de gestionare a riscurilor

Structura procesului verbal este similara cu Minuta ședințelor Comisiei de Monitorizare.

Program de dezvoltare a sistemului de control intern managerial

(Antetul entității publice și/sau alte elemente de identitate vizuală, după caz)

Nr. ……….. din………….

Aprob,

[Conducătorul entității publice, Nume, Prenume]

[Semnătura]

Avizat,

Președinte Comisia de Monitorizare

[Nume, Prenume]

[Semnătura]

PROGRAM DE DEZVOLTARE

a sistemului de control intern managerial la nivelul (entității publice),

pe anul …………..

Obiectiv Program Dezvoltare

…………………………………………

Standard	Obiectiv	Activitate	Responsabil	Termen
1	2	3	4	5
I. MEDIUL DE CONTROL
Standardul 1 Etică și integritate
Standardul 1 Etică și integritate
…………………………
Standardul 16 Auditul intern
Standardul 16 Auditul intern

Întocmit,

Secretar Comisia de Monitorizare

[Nume, Prenume]

[Semnătura]

DOCUMENTE CU CARACTER ORGANIZATORIC

Regulament de organizare și funcționarea a Comisiei de Monitorizare

Vezi cap. 2.7.1. și 2.7.2

Regulament de organizare și funcționarea a Echipei de Gestionare a Riscurilor

Structura Regulamentului de organizare și funcționare pentru activitatea Echipei de Gestionare a Riscurilor este similară cu cea a Regulamentului de organizare și funcționare pentru activitatea Comisiei de Monitorizare, vezi cap. 2.7.

Fişa de post

Conform modelului din Anexa nr. 1 la Hotărârea nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea și dezvoltarea carierei funcționarilor publici, cu modificările și completările ulterioare.

Program de pregătire profesională a personalului în domeniul sistemului de control intern managerial (Plan anual de perfecționare profesională)

Conform Hotărârii nr. 1066/2008, republicată.

DOCUMENTE SPECIFICE DOMENIULUI MANAGEMENTULUI RISCULUI

Formular de alertă la risc (FAR)

Registru de riscuri la nivelul compartimentului / entității publice

(Antetul entității publice și/sau alte elemente de identitate vizuală, după caz)

Nr. ……….. din…………. Aprob,

……….

REGISTRUL DE RISCURI

Obiectiv Activitate	Risc	Cauzele care favorizează apariţia riscului	Risc inerent			Strategia adoptată (Măsuri de control)	Data ultimei revizuiri	Risc rezidual			Obs.
Obiectiv Activitate	Risc	Cauzele care favorizează apariţia riscului	Prob.	Impact	Expunere	Strategia adoptată (Măsuri de control)	Data ultimei revizuiri	Prob.	Impact	Expunere	Obs.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Obiectivul 1 ……………………….
Activitate 1.1	Risc 1
Activitate 1.1	Risc n
…
Activitate 1.n	Risc 1
Activitate 1.n	Risc n
…
Obiectivul n ……………………….
Activitate n.1	Risc 1
Activitate n.1	Risc n
…
Activitate n.n	Risc 1
Activitate n.n	Risc n

Întocmit,

…………

NOTĂ: Vezi ”Metodologia de management al riscurilor” elaborată de Secretariatul General al Guvernului.

Plan de implementare a măsurilor de control la nivelul entității publice

(Antetul entității publice și/sau alte elemente de identitate vizuală, după caz)

Nr. ……….. din………….

Aprob,

[Conducătorul entității publice, Nume, Prenume]

[Semnătura]

Avizat,

Președinte Echipa de Gestionare a Riscurilor

[Nume, Prenume, Semnătura]

PLAN DE IMPLEMENTARE A MĂSURILOR DE CONTROL

Nr. crt.

Denumire risc

Măsuri de control

Termene de implementare

Persoane responsabile cu implementarea

Obs.

1.1. …

1.2. …

……………

. . . . .

Întocmit,

Secretar Echipa de Gestionare a Riscurilor

[Nume, Prenume, Semnătura]

NOTĂ:

Planul de implementare a măsurilor de control cuprinde doar riscurile situate peste limita de toleranță la risc.
Fișa de urmarire a riscului se elaborează numai pentru riscurile incluse în Planul de implementare a măsurilor de control.
Vezi ”Metodologia de management al riscurilor” elaborată de Secretariatul General al Guvernului.

Profilul de risc și limita de toleranță la risc la nivelul entității

(Antetul entității publice și/sau alte elemente de identitate vizuală, după caz)

Nr. ……….. din………….

Aprob,

[Conducătorul entității publice, Nume, Prenume]

[Semnătura]

Avizat,

Președinte Echipa de Gestionare a Riscurilor

[Nume, Prenume, Semnătura]

PROFILUL DE RISC ȘI LIMITA DE TOLERANȚĂ LA RISC

Întocmit,

Întocmit,

Secretar Echipa de Gestionare a Riscurilor

[Nume, Prenume, Semnătura]

Fișa de urmărire a riscului (FUR)

Raport privind procesul de gestionare a riscurilor la nivelul compartimentului

(Antetul entității publice)

Nr. ………din………………..

[Denumire compartiment entitate publică]

Aprob,

[Funcție conducător compartiment]

[Nume Prenume conducător compartiment]

[Semnătura]

RAPORT ANUAL

privind desfășurarea procesului de gestionare a riscurilor în anul . . . . .

la nivelul [Denumire compartiment]

Continut cadru

Scopul Raportului
Analiza procesului de gestionare a riscurilor pe anul …….
- Sinteza Registrului de riscuri aferent anului raportării
- Situația riscurilor cuprinse în Planul de măsuri
- Monitorizarea implementării măsurilor de control pe baza Fișelor de urmărire a riscurilor
Revizuirea riscurilor
- Riscuri reziduale
- Riscuri care persistă
- Riscuri noi identificate

Monitorizarea riscurilor de corupţie, după caz.
Registrul de riscuri actualizat

Concluzii și recomandări

Întocmit,

Responsabil cu riscurile

[Nume Prenume Responsabil cu riscurile]

[Semnătură]

Informare privind procesul de gestionare a riscurilor la nivelul entității publice

Secretar / Secretariatul Comisiei de Monitorizare

Nr. ………din………………..

Aprob,

[Funcție conducător entitate publică]

[Nume, Prenume]

[Semnătura]

INFORMARE

privind desfășurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul

Referitor Registrul riscurilor de la nivelul [se specifică denumirea entității publice], Profilul de risc (riscurile semnificative) şi Planul de măsuri în vederea contracarării / ţinerii sub control a riscurilor semnificative

La nivelul [se specifică denumirea entității publice], procedura de sistem PS nr. ….. privind managementul riscurilor, descrie modul de gestionare a riscurilor de la nivelul compartimentelor din cadrul [se specifică denumirea entității publice], ce ar putea avea un impact substanţial asupra realizării/ îndeplinirii obiectivelor entității.

Astfel, această procedură prevede că, fiecare compartiment are obligativitatea de a analiza sistematic, cel puţin o dată pe an, riscurile legate de desfăşurarea activităţilor sale (inclusiv riscurile semnificative, în măsura în care acestea există), elaborarea planurilor corespunzătoare în direcţia limitării posibilelor consecinţe ale riscurilor şi numirea unor responsabili pentru aplicarea planurilor respective, dar şi elaborarea unor fişe de urmărire a riscurilor şi monitorizarea acestora ori de câte ori se consideră necesar (trimestrial/semestrial/anual).

Sarcina implementării Standardului 8 – Managementul riscului revine, pe de o parte, conducătorilor/managerilor compartimentelor de specialitate, prin numirea responsabilor cu riscurile, întocmirea registrelor de risc la nivelul compartimentelor coordonate şi luarea de măsuri de limitare a riscurilor identificate şi pe de altă parte conducerii [se specifică denumirea entității publice] în ceea ce priveşte tratarea riscurilor semnificative ce ar putea afecta îndeplinirea obiectivelor entității.

Responsabilitatea identificării corecte a riscurilor în urma analizării activităţilor desfăşurate în cadrul entității publice, precum şi întocmirea de planuri pentru limitarea consecinţelor apariţiei riscurilor revine conducerii fiecărui compartiment de specialitate.

În ceea ce priveşte elaborarea unui document centralizat la nivelul [se specifică denumirea entității publice], care să conţină riscurile semnificative, sarcină care vizează în mod direct Secretarul / Secretariatul în conformitate cu PS nr. …., în anul …, la nivelul Echipei de Gestionarea a Riscurilor / Comisiei de Monitorizare a fost aprobat prin Decizia nr. [se precizează nr și data] – Registrul riscurilor pe entitate, Profilul de risc (riscurile semnificative) şi Planul de măsuri în vederea contracarării respectiv ţinerii sub control a riscurilor semnificative.

În conformitate cu Ordinul Secretariatului General al Guvernului nr. 400/2015 privind Codul controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările și completările ulterioare şi în vederea aplicării prevederilor din Procedura de sistem (PS) nr. …… privind managementul riscurilor, Secretarul/Secretariatul, cu sprijinul compartimentelor de specialitate, a iniţiat în luna [se precizează luna, anul] procesul de actualizare a riscurilor semnificative, elaborarea profilului de risc de la nivelul entității şi a planului de măsuri.

În procesul de actualizare s-au constatat următoarele:

[ se enumeră modificările ce au survenit în gestionarea riscurilor]

În baza constatărilor de mai sus, Secretarul / Secretariatul a operat modificările/actualizările menţionate de compartimentele de specialitate şi a elaborat Registrul riscurilor la nivelul [se specifică denumirea entității publice], Profilul de risc (riscurile semnificative) şi Planul de măsuri în vederea contracarării respectiv ţinerii sub control a riscurilor semnificative.

În acest sens, vă transmitem spre aprobare Registrul riscurilor de la nivelul [se specifică denumirea entității publice], Profilul de risc (riscurile semnificative) şi Planul de măsuri în vederea contracarării respectiv ţinerii sub control a riscurilor semnificative, documente care după aprobare vor fi monitorizate în baza unor fişe de urmărire a riscurilor.

Întocmit,

Secretar Comisia de Monitorizare

[Nume, Prenume, Semnătura]

DOCUMENTE SPECIFICE ETAPELOR DE IMPLEMENTARE ȘI DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN MANAGERIAL

Plan Strategic Instituțional pe Termen Mediu

Nr. crt	Denumire capitol şi subcapitole	Pag
	Introducere
1.	Mandat
2.	Viziune
3.	Valori comune
4.	Analiza mediului intern
	4.1. Structura organizatorică
	4.2. Rezultatele analizei pe componentele: management, resurse umane, financiare şi logistice
5.	Analiza mediului extern
6.	Priorităţi pe termen mediu
7.	Direcţii strategice de activitate (DSA)
	7.1. DSA 1 [se va preciza denumirea DSA]
	7.1.1. Situaţie actuală
	7.1.2. Obiectivul general
	7.1.3. Obiective specifice, măsuri de implementare, indicatori şi mecanisme de monitorizare
	7.1.4. Instituţii subordonate
	7.1.5. Legislaţie aferentă fiecărei direcţii strategice de activitate
	7.1.5.1. Acte normative şi documente de politici publice existente în domeniu
	7.1.5.2. Acte normative şi documente de politici publice planificate
	7.2. DSA 2 [ se va preciza denumirea DSA]
	7.2.1. Situaţie actuală
	7.2.2. Obiectivul general
	7.2.3. Obiective specifice, măsuri de implementare, indicatori şi mecanisme de monitorizare
	7.2.4. Instituţii subordonate
	7.2.5. Legislaţie aferentă fiecărei direcţii strategice de activitate
	7.2.5.1. Acte normative şi documente de politici publice existente în domeniu
	7.2.5.2. Acte normative şi documente de politici publice planificate
8.	Programele bugetare care finanţează direcţiile strategice de activitate
9.	Anexe
	Anexa 1 – Organigrama entității publice
	Anexa 2 – Analiza mediului extern (PESTLE)
	Anexa 3 – Legislaţie
	Anexa 4 – Programe bugetare

Lista obiectivelor generale și specifice

(Denumire Compartiment) sau

(Antetul entității publice și/sau alte elemente de identitate vizuală, după caz)

Nr. ……….. din………….

Aprob,

………

LISTA OBIECTIVELOR

Nr. crt	Obiective generale	Obiective specifice	Observații
1.	Obiectiv general 1	Obiectiv specific 1
		…
		Obiectiv specific …
…
n.	Obiectiv general n	Obiectiv specific 1
		…
		Obiectiv specific …

Întocmit,

…………

Lista obiectivelor specifice și activităților

(Denumire Compartiment)

Nr. ………din……..

Aprob,

………

LISTA OBIECTIVELOR ȘI ACTIVITĂȚILOR

Nr.crt.	Obiective specifice	Activități	Acțiuni
1.	Obiectiv specific 1	Activitate 1	Acțiune 1
			…
			Acțiune …
		…
		Activitate …	Acțiune 1
			…
			Acțiune …
…
n.	Obiectiv specific n	Activitate 1	Acțiune 1
			…
			Acțiune …
		…
		Activitate …	Acțiune 1
			…
			Acțiune …

Întocmit,

…………

Lista obiectivelor, activităților și riscurilor[34]

(Denumire Compartiment)

Nr. ………din…….. Aprob,

………

Nr. crt.	Activități	Acțiuni	Riscuri	Cauze
0	1	2	3	4
Obiectiv specific 1 . . .
1.1	Activitate 1	Acțiune 1	Risc 1
1.1	Activitate 1	Acțiune …	Risc …
…
1.n	Activitate n	Acțiune 1	Risc 1
1.n	Activitate n	Acțiune …	Risc …
Obiectiv specific n . . .
1.1	Activitate 1	Acțiune 1	Risc 1
1.1	Activitate 1	Acțiune …	Risc …
…
1.n	Activitate n	Acțiune 1	Risc 1
1.n	Activitate n	Acțiune …	Risc …

Întocmit,

…………

Lista activităților procedurabile

(Denumire Compartiment)

Nr. ………din…….. Aprob,

………

Nr. crt.	Obiective specifice	Activităţi	Cod procedură	Responsabil	Termen
0	1	2	3	4	5
1.	Obiectiv specific 1	Activitate 1
1.	Obiectiv specific 1	Activitate …
. . .
n.	Obiectiv specific n	Activitate 1
n.	Obiectiv specific n	Activitate …

Întocmit,

…………

Sistem de monitorizare și autoevaluare a desfășurării activităților aferente obiectivelor

Vezi cap. 3.1.7.

Proceduri de sistem și operaționale

Vezi Ghid pentru realizarea procedurilor de sistem și operaționale elaborat de Secretariatul General al Guvernului în cadrul proiectului „Consolidarea implementării standardelor de control intern managerial la nivel central și local” – SIPOCA 34.

Documente de evaluare internă și raportare

Chestionar de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial la nivelul compartimentului;
Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării la nivelul entității publice;
Situația centralizatoare privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial la data 30.06.20.. – Cap. I Informații generale; (semestrial)
Situația centralizatoare privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial la data 31.12.20.. – Cap. I Informații generale; (anual)
Situația centralizatoare privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial la data 31.12.20.. – Cap. II Stadiul implementării standardelor de control intern managerial, conform rezultatelor autoevalurii la data de 31.12.20.. ; (anual)
Raport asupra sistemului de control intern managerial la data de 31.12.20..;

Toate modelele de evaluare și raportare menționate anterior se regăsesc în Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare.

BIBLIOGRAFIE

Guvernanța în cadrul Comisiei Europene: se aplică cele mai bune practici?, Curtea Europeană de Conturi, RO 2016;
Cartea alba – partea I, Reformarea comisiei (Reforming the commission, A white paper, part I), Bruxelles, martie 2000;
Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice, cu modificările şi completările ulterioare;
Metodologia de Management al riscurilor, Secretariatul General al Guvernului, București, mai 2017;
Ghid de evaluare a Sistemului de Control Intern Managerial în entitățile publice; Curtea de Conturi a României, 2011;
Ghid de realizare a procedurilor de sistem și procedurilor operaționale, Secretariatul General al Guvernului, București, iunie 2017;
Linii directoare privind Standardele de control intern în sectorul public, INTOSAI GOV 9100;
Control Intern – Cadru Integrat (Internal Control – Integrated Framework), Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, COSO, mai 2013;
Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
Ghid de Monitorizare și Evaluare, Guvernul României, Secretariatul General al Guvernului, 2009;
Controlul managerial (Vol.2), Management performant, The Open University, Business School;
Manual de metode folosite în planificarea politicilor publice și evaluarea impactului, Proiectul Phare Twinning al Uniunii Europene pentru ”Consolidarea capacității instituționale a Guvernului României de a gestiona și coordona politicile publice și procesul decizional” – RO2003/IB/OT 10, Secretariatul General al Guvernului, 2006;
nr. 1066/2008 pentru aprobarea normelor privind formarea profesională a funcţionarilor publici;
Ordin al Ministerului Afacerilor Interne nr. 137/2013 privind aprobarea Normelor metodologice pentru aplicarea unor dispoziții ale Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996;
Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 201/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice privind coordonarea, îndrumarea metologică și supravegherea stadiului implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial la entitățile publice;
Îndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern în entitățile publice, Ministerul Finanțelor Publice;
Ghid de redactare interinstituțional, Oficiul pentru publicații al Uniunii Europene.

[1] Curtea europeană de conturi, Guvernanța în cadrul Comisiei Europene: se aplică cele mai bune practici?

[2] Ordinul Secretarului General al Guvernului nr.400/2015, cu modificările și completările ulterioare.

[3] Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 400 din 12 iunie 2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările și completările ulterioare.

[4] Metodologia de Management al riscurilor.

[5] Ghid de evaluare a Sistemului de Control Intern Managerial în entitățile publice, Curtea de Conturi a României.

[6] A se vedea capitolul 2.7 Mecanisme de lucru la nivelul entităților publice centrale și locale.

[7] Documente detaliate în Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 201/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice privind coordonarea, îndrumarea metodologică şi supravegherea stadiului implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial la entităţile publice.

[8] Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

[9] Conducătorul entității publice poate decide implementarea SCIM și cu ajutorul Subgrupurile de lucru ale Comisiei de monitorizare , în funcție de mărimea și specificul entității

[10] Manual de metode folosite în planificarea politicilor publice și evaluarea impactului, elaborat în cadrul Proiectului Phare Twinning al Uniunii Europene pentru ”Consolidarea capacității instituționale a Guvernului României de a gestiona și coordona politicile publice și procesul decizional” – RO2003/IB/OT 10.

[11] Metodologia de management al riscurilor, elaborată de SGG, www.sgg.ro, secțiunea Control Intern Managerial

[12] Cap. II.2 – Evaluarea riscurilor, Metodologia de management al riscurilor.

[13] Ordin al Ministerului Afacerilor Interne nr. 137/2013 privind aprobarea Normelor metodologice pentru aplicarea unor dispoziții ale Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996.

[14] Management performant, Vol.2 Controlul managerial.

[15] Ghid de Monitorizare și Evaluare

[16] Ghid pentru realizarea procedurilor de sistem și operaționale, elaborat de SGG, www.sgg.ro, secțiunea control intern managerial

[17] HG. nr. 1066/2008 pentru aprobarea normelor privind formarea profesională a funcţionarilor publici

[18] Documentele / elementele justificative prezentate în modelele de fișe de standarde sunt orientative. Entitățile publice vor analiza modelele de Fișe de Standarde și în funcție de specificul entității publice, pot opta pentru acele tipuri de documente sau elemente care pot justifica / proba implementarea activităților asociate cerințelor generale ale standardelor.

[19] Vezi Metodologie de management al riscurilor, elaborata de Secretariatul General al Guvernului

[20] Internal Control — Integrated Framework, Executive Summary, COSO may 2013.

[21] Ordinul Secretarului General al Guvernului nr.400/2015.

[22] Modelul de mecanism de implementare a sistemului de control intern managerial propus se aplică la nivelul ministerelor sau altor instituții centrale; în cazul acestora din urmă se personalizează cu funcțiile specifice.

[23] Conducătorul entității publice poate decide implementarea sistemului de control intern managerial și cu ajutorul Subgrupurilor de lucru ale Comisiei de Monitorizare, în funcție de mărimea și specificul entității publice

[24] Se precizează denumirea actului normativ de constituire a Guvernului.

[25] Se personalizează cu actul normativ de organizare și functionare a entității publice și alineatele ce dau

conducătorului dreptul de a emite ordine/decizii.

[26] Componența Comisiei de Monitorizare este decisă de conducătorul entității publice în funcție de mărimea și

specificul acesteia.

[27] Participarea este decisă de către conducătorul entității publice.

[28] Modelul privind constituirea Comisiei de Monitorizare este orientativ și poate fi adaptat specificului entității

publice de la nivel local.

[29] Comisia de Monitorizare, responsabilă cu implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern managerial poate să aibă inclusiv atribuții privind managementul riscului, întrucât standardul 8 – Managementul riscului este parte integrantă din sistemul de control intern managerial. Prin urmare, la entitățile publice unde se consideră necesar, în funcție de specificul și dimensiunile acestora, pentru o simplificare a procesului de implementare a SCIM, se poate constitui o singură Comisie, care să includă toate atribuțiile aferente sistemului de control intern managerial, asigurându-se astfel o abordare integrată a standardelor de management.

[30] Participarea în calitate de invitați a auditorilor este decisă de conducătorul entității publice, luându-se în

considerare prevederile normative în vigoare.

[31] Înlocuitorul primarului poate fi Viceprimarul, sau un functionar public de conducere desemnat în acest sens.

[32] Participarea auditorilor la ședințele CM se face cu acordul conducătorului entității publice.

[33] Semnatura Vicepreședintelui va figura în cazul în care la ședința Comisiei de Monitorizare nu va putea participa Președintele comisiei.

[34] Pentru entitățile publice care se află la începutul procesului de implementare a sistemului de control intern managerial, se recomandă defalcarea activităților în acțiuni, după caz, iar pentru cele care se află în etapa de dezvoltare a sistemului de control intern managerial, Lista obiectivelor, activităților și riscurilor poate fi cumulată cu Lista obiectivelor specifice și activităților.

CAPITOLUL 1 – INTRODUCERE

1.1. Scurt istoric

1.2. Ce este sistemul de control intern managerial ?

1.3. Beneficiile și limitele sistemului de control intern managerial

1.4. Cerințele sistemului de control intern managerial

1.5. Legislație

1.6. Definiții

CAPITOLUL 2 – ORGANIZAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERN MANAGERIAL ÎN ENTITĂȚILE PUBLICE

2.1 Obiectivele sistemului de control intern managerial

2.2 Structura necesară implementării sistemului de control intern managerial

2.3 Responsabili şi atributii în domeniul SCIM

2.4 Documente specifice utilizate în procesul de implementare, dezvoltare și evaluare a sistemului de control intern managerial

2.5 Diagrama de proces a organizării și implementării sistemului de control intern managerial

2.6 Instrumentar specific sistemului de control intern managerial

2.7 Mecanisme de lucru la nivelul entităților publice centrale și locale

2.7.1 Mecanisme la nivel central

2.7.2 Mecanisme la nivel local

CAPITOLUL 3 – IMPLEMENTAREA STANDARDELOR DE CONTROL INTERN MANAGERIAL

3.1 Etapele procesului de implementare a sistemului de control intern managerial

3.1.1 Stabilirea obiectivelor generale și specifice

3.1.2 Stabilirea activităților

3.1.3 Identificarea riscurilor

3.1.4 Elaborarea registrului de riscuri la nivelul entității publice

3.1.5 Stabilirea modalităților de dezvoltare a sistemului de control intern managerial

3.1.6 Inventarierea documentelor, a fluxurilor de informații, a proceselor și a modului de comunicare

3.1.7 Stabilirea sistemului de monitorizare a desfășurării activităților

3.1.8 Autoevaluarea realizării obiectivelor

3.1.9. Elaborarea procedurilor

3.1.10. Elaborarea Programului de pregătire profesională pentru implementarea sistemului de control intern managerial

3.2 Fișe de standarde

CAPITOLUL 4 – EVALUAREA ȘI RAPORTAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERN MANAGERIAL

4.1 Evaluarea sistemului de control intern managerial

4.1.1 Autoevaluarea stadiului implementarii sistemului de control intern managerial la nivelul compartimentului

4.1.2 Autoevaluarea stadiului implementării sistemului de control intern managerial la nivelul entității publice

4.1.3 Evaluarea sistemului de control intern managerial la nivelul entităților publice centrale, ordonatori principali de credite

4.2 Raportarea SCIM

4.2.1 Situații centralizatoare semestriale și anuale privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial

4.2.2 Raport anual al entității publice asupra stadiului implementării SCIM

4.2.3 Raportarea stadiului implementării sistemelor de control intern managerial la nivelul instituţiilor publice la care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special

CAPITOLUL 5 – CONCLUZII ȘI RECOMANDĂRI

5.1 Concluzii

5.2 Recomandări

CAPITOLUL 6 – MACHETE

Activităţi

2

Activitate 1

Activitate …

Activitate 1

Activitate …

BIBLIOGRAFIE