CAPITOLUL I – INTRODUCERE

I.1. Scop

Scopul acestui ghid constă în asigurarea unui cadru coerent și unitar pentru elaborarea,  verificarea,  avizarea,  aprobarea, distribuirea, actualizarea și arhivarea procedurilor de sistem și a procedurilor operaţionale, în cadrul entităţilor din administrația publică centrală şi locală.

Structura acestui ghid nu este una atotcuprinzătoare, ci conţine elementele minimale și orientative ale unei proceduri, în conformitate cu prevederile legislative în vigoare. Așadar, acolo unde se consideră necesar, pot fi adăugate componente suplimentare, se pot opera modificări și completări, cu amendamentul că trebuie avute în vedere cerințele generale ale Standardului 9 – Proceduri din Codul controlului intern managerial, conform Ordinului Secretarului General al Guvernului nr. 600/2018.

Ghidul conţine de asemenea două machete pentru elaborarea unitară a procedurilor documentate aplicabile entităţilor publice de la nivel central și local, respectiv una pentru procedurile de sistem şi cealaltă pentru procedurile operaţionale.

Punctul de plecare al metodologiei îl reprezintă Analiza stadiului implementării standardelor de control intern managerial, efectuată pe baza misiunilor de evaluare, desfășurate la nivelul entităților publice centrale, selectate în funcție de gradul de implementare a sistemului de control intern managerial.

În cadrul proiectului „Consolidarea implementării standardelor de control intern managerial la nivel central și local – cod SIPOCA 34”, forma finală a Ghidului pentru realizarea procedurilor documentate a fost definitivată după organizarea unei sesiuni de consultare publică cu entitățile publice centrale și locale.

I.2. Necesitate

Codul controlului intern managerial al entităților publice, prin Standardul 9 – Proceduri, precizează importanța elaborării procedurilor documentate la nivelul entităților publice. Mai mult, încă din anul 2000, Cartea albă – partea I, definește controlul intern ca totalitatea ”politicilor și procedurilor implementate de instituții, pentru asigurarea realizării obiectivelor, într-un mod economic, eficient și eficace”. Astfel, în consens atât cu legislația română cât și cu recomandările europene, conducerea entităţilor publice trebuie să asigure elaborarea procedurilor documentate pentru procesele și/sau activităţile derulate în cadrul entităţilor publice şi să le aducă la cunoştinţă personalului implicat.

Pentru o abordare unitară de elaborare a procedurilor documentate la nivelul tuturor entităților publice centrale și locale, prezentul Ghid își propune un cadru detaliat pentru elaborarea procedurilor de sistem și operaționale.

Necesitatea elaborării Ghidului este susținută în aceeași măsură și de Analiza stadiului implementării legislației referitoare la dezvoltarea și implementarea sistemului de control intern managerial, menționată anterior, unde au fost constatate o serie de dificultăți întâmpinate în procesul de elaborare a procedurilor de sistem și operaționale la nivelul entităților publice evaluate, precum:

   existența unei confuzii privind identificarea domeniului de aplicare a procedurilor elaborate;

   inexistența unui cadru procedural intern privind elaborarea,

avizarea,  verificarea  și  aprobarea  procedurilor,  care  să cuprindă și modalitatea de codificare a acestora;

   procedurile nu sunt actualizate, când este cazul, ca urmare a modificărilor  organizatorice  și  legislative  intervenite  în derularea activității procedurale;

   fișele de post nu cuprind atribuțiile aferente elaborării și actualizării procedurilor documentate, fapt care conduce la lipsa de conștientizare a personalului privind transpunerea activităților desfășurate într-un cadru formalizat;

   evidența   incompletă   și   neactualizată   a   procedurilor documentate la nivelul Comisiei de Monitorizare.

   lipsa unei codificări unitare a procedurilor (pe cele două tipuri) la nivelul întregii entități publice.

În urma misiunilor de evaluare desfășurate s-a constatat că din cauza deselor reorganizări instituționale, Standardul 9 – Proceduri este dificil de implementat prin prisma actualizării procedurilor și separării atribuțiilor.

Se recomandă ca procedurile documentate să existe pentru toate procesele şi activităţile importante și să se asigure o separare corectă a funcţiilor de iniţiere, verificare, avizare şi aprobare a operaţiunilor. Procedurile trebuie să fie actualizate în permanenţă și să fie aduse la cunoştinţa personalului implicat.

I.3. Cadrul legislativ

Principalele acte normative care stau la baza elaborării Ghidului pentru realizarea procedurilor de sistem și operaționale sunt:

 Legea nr.174/2015 pentru aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr.86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare la nivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative.

  Ordonanţa   Guvernului   nr.119/1999   privind   controlul   intern managerial  şi  controlul  financiar  preventiv,  republicată,  cu modificările şi completările ulterioare;

  Ordinul Secretarului General al Guvernului nr.600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice;

  Buna practică internațională1;

I.4. Definiții

Principalele concepte utilizate în prezentul Ghid sunt următoarele:

Activitate procedurală – proces major sau activitate semnificativă pentru care se pot stabili reguli şi modalităţi de lucru, general valabile, în vederea îndeplinirii, în condiţii de regularitate, eficienţă, eficacitate, și economicitate a obiectivelor compartimentului și/sau entităţii publice.

Actualizare procedură – constă fie în revizuirea procedurii fie în elaborarea unei noi ediții a acesteia.

Cartuș procedură – text încadrat în chenar, pe o pagină imprimată.

Compartiment – direcție generală, direcție, departament, serviciu, birou,   comisie,   inclusiv   instituție/structură   fără   personalitate juridică aflată în subordinea, coordonarea sau sub autoritatea entității.

Control intern managerial – ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile. Sintagma „control intern managerial”  subliniază responsabilitatea  tuturor nivelurilor ierarhice pentru ţinerea sub control a tuturor proceselor interne desfăşurate pentru realizarea obiectivelor generale şi a celor specifice.

Delegare – procesul de atribuire de către un conducător de entitate/compartiment, pe o perioadă limitată, a unora dintre sarcinile sale unui subordonat, împreună cu competenţele şi responsabilităţile aferente.

Diagrama de proces – schemă logică cu forme grafice care reprezintă etapele și pașii realizării unui proces sau unei activități.Pag |

Ediție procedură – forma actuală a procedurii; ediția unei proceduri se modifică atunci când deja au fost realizate de regulă trei revizii ale respectivei proceduri sau atunci când modificările din structura procedurii depășesc 50% din conținutul reviziei anterioare.

Fişa postului – document care defineşte locul şi contribuţia postului în atingerea obiectivelor individuale şi organizaţionale, caracteristic atât individului, cât şi entităţii şi care precizează sarcinile şi responsabilităţile care îi revin titularului unui post.

Măsuri de control – acţiuni stabilite pentru gestionarea riscurilor și monitorizarea permanentă sau periodică a unei activităţi (situaţii).

Monitorizare – acțiune continuă de colectare a informaţiilor relevante, despre modul de desfăşurare a unui proces sau a unei activităţi.

Obiective generale – enunț general asupra a ceea ce va fi realizat şi a îmbunătăţirilor ce vor fi întreprinse; un obiectiv descrie un rezultat aşteptat sau un impact şi rezumă motivele pentru care au fost întreprinse o serie de acţiuni.

Obiective individuale – exprimări cantitative sau calitative ale scopului pentru care a fost creat şi funcţionează postul respectiv; aceste obiective se realizează prin intermediul sarcinilor, ca urmare a competenţei profesionale, autonomiei decizionale şi autorităţii formale de care dispune persoana angajată pe postul respectiv.

Obiective specifice – derivate din obiective generale şi care descriu, de regulă, rezultate sau efecte așteptate ale unor activităţi care trebuie atinse pentru ca obiectivul general corespunzător să fie îndeplinit.

Procedură documentată – modul specific de realizare a unei activități sau a unui proces, editat pe suport de hârtie sau în format electronic; procedurile documentate pot fi proceduri de sistem şi proceduri operaţionale.

Procedură operaţională (procedură de lucru) – procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai

multor compartimente dintr-o entitate, fără aplicabilitate la nivelul întregii entități publice.

Procedură de sistem (procedură generală) – descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul entității publice aplicabil/aplicabilă   majorității   sau   tuturor   compartimentelor, dintr-o entitate publică.

Proces – un flux de activităţi sau o succesiune de activităţi logic structurate și organizate, în scopul atingerii unor obiective definite.

Regularitate – caracteristica unei operațiuni de a se repeta sub toate aspectele.

Responsabilitate – obligaţia de a îndeplini sarcina atribuită, a cărei neîndeplinire atrage o sancţiune corespunzătoare, după caz.

Responsabilitate managerială – defineşte un raport juridic de obligaţie a îndeplinirii sarcinilor de către conducătorul entităţii publice sau al unei structuri organizatorice a acesteia, care presupune să exercite managementul în limitele unor determinări interne şi externe, în scopul realizării eficace, eficiente şi în conformitate cu dispoziţiile legale a obiectivelor stabilite.

Resurse – totalitatea elementelor de natură fizică, tehnică, umană, informaţională şi financiară, necesare ca input, pentru ca strategiile să fie operaţionale.

Revizie procedură – acţiune de modificare, respectiv adăugare sau eliminare a unor informații, date, componente ale ediției unei proceduri, modificări ce implică de regula sub 50% din conținutul procedurii.

Secretariat tehnic al Comisiei de Monitorizare – persoană/persoane desemnată/desemnate de către președintele Comisiei de Monitorizare sau compartiment, având ca sarcină principală managementul documentelor ce sunt în atribuția comisiei, în funcție de complexitatea structurii organizatorice a entității publice.

CAPITOLUL II – MODUL DE REALIZARE A PROCEDURILOR DOCUMENTATE

II.1. Stabilirea activităților procedurale

Conducătorul fiecărei entități publice este responsabil pentru implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern managerial la nivelul entității publice, inclusiv pentru elaborarea procedurilor documentate, aferente activităților sau proceselor desfășurate, în vederea atingerii obiectivelor stabilite la nivelul entității.

Astfel, conducerea entităţii asigură procesul de elaborare a procedurilor documentate, respectiv a procedurilor de sistem şi operaţionale, pentru procesele majore sau activităţile semnificative, desfășurate în cadrul entităţii şi aducerea la cunoştinţa personalului acesteia.

Procedurile reprezintă un instrument de control intern, care contribuie la îmbunătățirea desfășurării activităților prin separarea sarcinilor,  funcțiilor,  competențelor  și  responsabilităților personalului din cadrul entității publice.

Aria de acoperire a unei proceduri este determinată atât de gradul de eficacitate a sistemului de control intern managerial din cadrul entității publice, cât și de stadiul în care se află procesul de informatizare a activității procedurale.

Fiecare entitate publică își particularizează sistemul de procedurare al activităților în funcție de mărimea și specificul entității, tipurile și complexitatea activităților, în conformitate cu o procedură de sistem proprie, având la bază (obligatoriu) structura minimală prevăzută în Ordinul Secretarului General al Guvernului nr.600/2018, inclusiv cu respectarea prevederilor Standardului 9 – Proceduri.

Scopul elaborării procedurilor documentate este acela de a stabili și descrie pașii ce trebuie urmați, modalitățile de lucru și a regulilor de aplicat,  precum  și  responsabilitățile  persoanelor  implicate  în desfășurarea procesului sau activității ce face obiectul procedurii.

Procedurile documentate trebuie să fie scrise (editate pe suport de hârtie) sau în format electronic, simple, specifice pentru fiecare activitate, actualizate în mod permanent și aduse la cunoștința celor care desfășoară activitățile, inclusiv factorilor interesați.

Entitatea publică poate derula elaborarea,  verificarea, avizarea, aprobarea, distribuirea procedurilor, utilizând și sisteme informatice, în condițiile în care dotarea tehnică și pregătirea profesională a personalului permit aceste operațiuni.

Se recomandă ca fiecare entitate publică să-și elaboreze propria ”Procedură privind elaborarea procedurilor”.

II.2. Codificarea procedurilor

O componentă structurală a procedurii documentate o reprezintă codificarea acesteia, cunoscută sub numele de codul procedurii.

Procedura de sistem implică un singur element de identificare (cod) personalizat la nivelul entității publice, cod alocat de Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare, în timp ce procedura operațională (care se elaborează de către un anumit compartiment, pentru o activitate specifică acestuia sau mai multor compartimente), impune necesitatea identificării compartimentului care a elaborat respectiva procedură.

În acest sens, apare nevoia utilizării unui element de identificare al fiecărui compartiment, care se concretizează prin codul compartimentului.

Codificarea procedurii documentate depinde de tipul procedurii, respectiv dacă este procedură de sistem sau procedură operațională.

Astfel, la nivelul entității publice se stabilește un sistem de codificare al compartimentelor de la primul nivel de conducere, sistem ce poate fi reprezentat uzual prin:

• Codificare   numerică   prin   alocarea   unui   corespondent numeric fiecărui compartiment

Exemplu : 01, 02, 03…..n

• Codificare prin abrevierea denumirii compartimentului

Exemplu : DRU – Direcția Resurse Umane.

În funcție de decizia Comisiei de Monitorizare, la nivelul entității publice, se stabilește modalitatea de codificare a compartimentelor de la primul nivel de conducere.

Codificarea compartimentelor este cu atât mai utilă și vine în sprijinul conducătorului entității publice, președintelui Comisiei de Monitorizare sau Secretariatului tehnic al acesteia, în monitorizarea actualizării procedurilor operaționale respectiv identificării ușoare a compartimentelor responsabile cu modificarea respectivă.

Lista de codificare a compartimentelor se întocmește de către Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare și se actualizează la orice modificare a organigramei ce implică înființarea, desființarea, cumularea de compartimente sau ori de câte ori situația o impune.

II.3. Definirea formatului procedurii

Cartușul procedurii

Datele de identificare privind denumirea entității publice, tipul procedurii, denumirea, codul, numărul de ordine al ediției și reviziei în vigoare, numărul de ordine al exemplarului difuzat unui anumit compartiment,  sunt  cuprinse  într-un  format  tabelar,  denumit cartușul procedurii, conform modelului orientativ de mai jos.

Cartușul este menționat pe fiecare pagină a procedurii, în antetul acesteia, excepție făcând prima pagină.

Datele din cartuș se actualizează, după caz, odată cu modificarea: tipului de procedură, denumirii acesteia, codului procedurii, ediției, reviziei etc.

Actualizarea datelor din cartuș este importantă în urmărirea trasabilității procedurii, în sensul de a se cunoaște permanent faptul că, a fost distribuită unui anumit compartiment, ultima ediție sau revizie a procedurii, cu un număr unic de identificare.

Denumirea entității publice exprimă numele oficial al acesteia și poate conține opțional sigla entitătii publice.2

2 Ca referință recomandăm ”Ghidul de identitate vizuală al Guvernului României” în   care     se     prezintă     o     serie     de     mijloace     de     comunicare; http://online.gov.ro/identitate/index.php/download/

Tipul procedurii respectiv procedură de sistem sau procedură operaţională se stabilește astfel :

• Procedură operaţională – procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate, fără aplicabilitate la nivelul întregii entități publice;
• Procedura de sistem – descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul entității publice aplicabil/aplicabilă majorității sau tuturor compartimentelor dintr-o entitate publică;

Denumirea procedurii se stabilește în cadrul fiecărei entități publice sau compartiment și trebuie să reflecte într-un mod cât mai explicit procesul sau activitatea procedurală.

Sistemul de codificare al procedurilor documentate este următorul:

v  codul procedurii de sistem                        PS – XX

Este format din grupul PS, ce reprezintă tipul procedurii, prin abrevierea de la procedură de sistem și grupul XX ce reprezintă numărul de ordine al procedurii de sistem, număr alocat de Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare din Registrul de evidență al procedurilor de sistem;

Exemplu : PS – 01

v  codul procedurii operaționale

1. a) dacă compartimentul are o codificare numerică

PO – XX – YY

Este format din grupul PO, ce reprezintă tipul procedurii, prin abrevierea de la procedură operațională, XX – codul compartimentului responsabil cu elaborarea procedurii operaționale stabilit în cadrul Comisiei de Monitorizare, iar YY – numărul de ordine al procedurii operaționale alocat de compartimentul care a realizat procedura.

Exemplu : PO – 07 – 01

1. b) dacă compartimentul are o codificare prin abrevierea compartimentului

PO – XX… – YY

Este format din grupul PO, ce reprezintă tipul procedurii, prin abrevierea de la procedură operațională, XX… – reprezintă codul compartimentului responsabil cu elaborarea procedurii operaționale stabilit în cadrul Comisiei de Monitorizare, prin abrevierea compartimentului, iar YY – numărul de ordine al procedurii operaționale alocat de compartimentul care a realizat procedura.

Exemplu : PO – DRU – 01

Edițiile se numerotează cu cifre romane, iar reviziile din cadrul acestora, cu cifre arabe.

Orice modificare de reglementare, organizatorică sau de altă natură, cu efect asupra activității procedurale, determină revizia respectiv elaborarea unei noi ediții a procedurii.

Numărul de ordine […] al Ediției – reprezintă numărul de ordine al ediției în vigoare, ce este distribuită în cadrul entității publice.

Numărul de ordine […] al Reviziei – reprezintă numărul de ordine al reviziei în vigoare.

Exemplar nr. […] – se completează după aprobarea procedurii prin specificarea numărului procedurii ce a fost distribuită unui anumit compartiment din cadrul entității, corespondent cu numărul înregistrat în Formularul de distribuire/difuzare procedură.

În acest mod, există o evidență controlată a numărului de exemplare, dintr-o  anumită  ediție  sau  revizie  a  procedurii,  care  au  fost

distribuite și care anume exemplar (identificat prin Exemplar nr.[…]) a fost distribuit unui anumit compartiment.

Pentru o înțelegere ușoară a definițiilor și explicațiilor componentelor cartușului prezentăm un model de cartuș completat în integralitate.

Modul de redactare al procedurilor documentate

Pentru o elaborare unitară a tuturor procedurilor documentate, din punct de vedere al modului de redactare, prezentăm un model concret de redactare, pe lângă cel de referință întâlnit în Ghidul de redactare interinstituțional, elaborat de Oficiul pentru Publicații al Uniunii Europene și utilizat la nivelul instituțiilor, organelor și agențiilor Europene3.

1. a) succesiune notare: 1.0.; 1.1.; (1); 1; a); (a)
2. b) procedura documentată se redactează utilizând diacritice;
3. c) formatul hârtiei: A4
4. d) conţinutul paginii

d1) propunere

• titlurile scrise cu litere Bold, corp de 12, Times New

Roman;

• textul cu litere Normal, corp de 12, Times New Roman;
• conținutul notei de subsol, caracter corp de 9, Times New Roman

d2) fiecare entitate publică poate să utilizeze tipul de font stabilit în manualul sau ghidul de identitate publică al acesteia.

Modul de redactare al procedurilor de sistem și operaționale trebuie să fie menționat în ”Procedura privind elaborarea procedurilor”.

II.4. Elaborarea procedurilor

Elaborarea procedurilor documentate se realizează de către responsabilul desemnat, la inițiativa conducătorului compartimentului, indiferent de tipul procedurii.

În cazul procedurilor de sistem, compartimentul responsabil cu elaborarea acestora se stabilește la nivelul Comisiei de Monitorizare.

Atribuțiile personalului responsabil cu elaborarea și actualizarea procedurilor documentate se menționează în Fișa postului, de către conducătorul compartimentului, în vederea responsabilizării salariaților.

Procedura documentată conţine obligatoriu o structură minimală ce include: pagina de gardă, cuprinsul, conţinutul propriu-zis al procedurii, respectiv scop, domeniu de aplicare, documente de referință, definiții și abrevieri, descrierea activității sau procesului, responsabilități, formularul de evidenţă a modificărilor, formularul de analiză a procedurii, formularul de distribuire/difuzare a procedurii, anexe, inclusiv diagrama de proces.

Se recomandă a se asigura pagină distinctă pentru fiecare componentă menționată anterior, în cazul în care acest fapt este posibil.

Procedura  documentată  se  elaborează  într-un  singur exemplar original.

II.4.1. Pagina de gardă

Pagina  de  gardă,  respectiv  prima  pagină  a  procedurii  include următoarele componente, date și informații.

• În antetul paginii este precizată denumirea entității publice.
• Opțional, se poate insera și sigla entității publice.
• ”Aprob” – funcția, numele și prenumele persoanei care aprobă procedura (conducătorul entității publice sau după caz, persoana desemnată, în conformitate cu procedura proprie) și semnătura;
• Denumirea procedurii de sistem sau operaționale – denumirea propriu-zisă a procedurii.
• Cod PS – […] – numărul de ordine al procedurii de sistem din Registrul de evidență al procedurilor de sistem, alocat de Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare.
• Cod PO – […] – codul compartimentului și numărul de ordine al procedurii operaționale din Registrul de evidență a procedurilor operaționale  de  la  nivelul  fiecărui compartiment.
• Ediția […]     numărul ediției în vigoare
• Revizia […]   numărul reviziei în vigoare
• Data […]       data la care a fost aprobată procedura
• ”Avizat” – Președinte Comisia de Monitorizare

Numele și prenumele președintelui Comisiei de Monitorizare și semnătura.

În cazul în care conducătorul entității este și Președintele Comisiei de Monitorizare (CM), persoana care va aviza procedura   este   stabilită   prin   reglementare   internă (ROF CM, decizie, procedură internă etc).

• ”Verificat”

Funcția conducătorului compartimentului, numele și prenumele conducătorului compartimentului care a verificat procedura documentată și semnătura.

• ”Elaborat”

Numele și prenumele celui/celor care a/au întocmit procedura și semnătura/semnăturile.

• Paginare procedură

Număr curent pagină / număr total pagini.

Fiecare entitate publică își poate adapta pagina de gardă sau modul de elaborare, verificare, avizare și aprobare, în funcție de specificul acesteia și de procedurile și regulamentele interne de organizare și funcționare. Astfel, pentru operativitate, pe pagina de gardă pot exista semnăturile persoanelor care elaborează, verifică, avizează și aprobă procedurile, dar alternativ poate să existe și o listă a responsabililor cu aceste operațiuni, în cadrul procedurilor elaborate.

II.4.2. Pagina de cuprins

Include:

• Cartușul personalizat al procedurii documentate, completat și poziționat în antetul pagini;

• ”Cuprins”

Se va menționa lista cu cuprinsul procedurii documentate cu specificarea paginaţiei.

Competența face diiferența!

II.4.3. Scopul procedurii

Scopul unei proceduri documentate este de a preciza utilitatea acesteia și de a descrie etapele care trebuie parcurse pentru executarea unei activităţi sau a unui proces.

În cazul în care procedura descrie etapele care trebuie parcurse pentru executarea unei activităţi sau a unui proces la nivelul unuia sau mai multor compartimente ne referim la o procedură operațională.

În situația în care o procedură descrie etapele care trebuie parcurse pentru executarea unui proces complex sau unei activități care se desfăşoară la nivelul întregii entități publice ori majorității compartimentelor, se va elabora o procedură de sistem.

Entitatea publică identifică şi înscrie scopul specific în cazul fiecărei proceduri documentate elaborate, ţinând cont de rolul, locul, importanţa, precum şi de alte elemente privind activitatea procedurală.

II.4.4. Domeniul de aplicare

Domeniul de aplicare defineşte activităţile specifice pentru care se aplică  procedura  şi precizează compartimentul/compartimentele, care vor implementa procedura, în cazul unei proceduri operaționale sau întreaga entitate publică, în cazul unei proceduri de sistem.

Această componentă se bazează pe colaborarea dintre compartimentele entităţii publice, astfel încât la fixarea şi definirea activităţii, la delimitarea acesteia de alte activităţi sau la precizarea compartimentelor cu atribuţii legate de activitatea respectivă, să fie eliminată orice situaţie de suprapunere de activităţi, necuprinse în procesul de analiză şi elaborare a procedurilor, de suprapunere de atribuţii între compartimente, precum și de atribuţii pentru care nu au fost fixate responsabilităţi.

Activitățile care solicită elaborarea unor proceduri de sistem se stabilesc în cadrul Comisiei de Monitorizare și sunt acelea care se desfășoară  la  nivelul  majorității  sau  tuturor  compartimentelor dintr-o entitate publică.

Exemple de proceduri de sistem

Procedura privind elaborarea procedurilor de sistem și operaționale (Standardul 9); Procedura privind managementul riscurilor (Standardul 8); Procedura privind neregulile (Standardul 1); Procedura privind inventarierea funcțiilor sensibile (Standardul 2); Procedura privind continuitatea activității (Standardul 11); Procedura privind managementul documentelor (Standardul 12).

II.4.5. Documente de referință

Componenta Documente de referință vizează enumerarea documentelor cu rol de reglementare faţă de activitatea procedurală.

Este necesar să fie cunoscute şi respectate toate actele normative care reglementează fiecare activitate procedurală, respectiv gruparea pe categorii de reglementări.

Documentele de referinţă evidenţiate în cadrul unei proceduri documentate sunt, după caz, următoarele4:

• reglementări internaționale – aplicabile la nivelul UE;
• legislație primară – cuprinde legi şi ordonanţe ale Guvernului;
• legislație secundară – are în vedere hotărâri ale Guvernului sau acte ale organismelor cu atribuţii de reglementare şi care sunt emise în aplicarea legilor şi/sau a ordonanţelor Guvernului;
• alte reglementări interne ale entității publice – regulamente, instrucţiuni, proceduri, decizii, ordine etc, care au efect asupra activităţii procedurale;

LEGEA nr. 24/2000 privind normele de tehnică legislativă pentru elaborarea actelor normative, republicată.

II.4.6. Definiții și abrevieri

Capitolul Definiţii şi abrevieri dezvoltă termenii folosiţi cu cea mai mare   frecvenţă   în   textul   procedurii   documentate,   conform definiţiilor din standarde, documentaţii tehnice etc, necesari pentru înţelegerea conţinutului procedurii, precum şi pentru explicitarea prescurtărilor utilizate.

Se recomandă ca sortarea definiţiilor şi abrevierilor termenilor să fie în ordine alfabetică, pentru precizie și rapiditate în identificare.

II.4.7. Descrierea procedurii

Descrierea procedurii cuprinde modul cum trebuie desfăşurată activitatea sau procesul în succesiune logică, atribuţiile şi sarcinile factorilor implicaţi, resursele utilizate (după caz), respectiv termenele de realizare aferente.

Această etapă reprezintă esenţa procedurii fiind în acelaşi timp şi acea parte a procedurii care nu este generalizabilă prin model de procedură.

Descrierea procedurii este dependentă de condiţiile concrete în care se desfăşoară activitatea respectivă în cadrul entităţii publice, modul de organizare, gradul de subordonare, gradul de dotare cu resurse materiale, financiare şi umane, de calitatea şi pregătirea profesională a salariaţilor şi nu în ultimul rând, gradul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial.

Ca recomandări, menționăm următoarele:

1. a) în exprimare se foloseşte, pe cât posibil, timpul prezent, forma afirmativă: execută, elaborează, efectuează, verifică, certifică etc;
2. b) prezentarea unor generalități cu privire la descrierea activității procedurale;
3. c) includerea  în  descriere  a  documentelor  utilizate  (extrase conținut și rolul lor);
4. d) detalierea     resurselor     necesare     desfășurării     activității procedurale (umane, materiale și financiare);
5. e) descrierea trebuie să conţină şi circuitul documentelor aferente procesului sau activităţii, care trebuie integrat în fluxul general al documentelor din cadrul entității publice;
6. f) includerea în conținutul procedurii a modelelor de Formulare;
7. g) utilizarea reprezentării  grafice  a  procesului  de  realizare  a procedurilor sau a circuitului documentelor sub forma diagramelor de proces (pentru o înţelegere mai uşoară a procesului descris).

II.4.7.1. Etapele de realizare a unei proceduri de sistem

Etapa I    stabilirea activităților procedurale de sistem și a responsabililor cu elaborarea procedurii;

Etapa II   elaborarea propriu-zisă a procedurii de sistem;

Etapa III  verificarea, avizarea și aprobarea procedurii;

Etapa IV  distribuirea (difuzarea) procedurii;

Etapa V   actualizarea și arhivarea.

Etapa I

• Conducătorii fiecărui  compartiment  stabilesc  activitățile procedurale ce vor face obiectul procedurilor de sistem.

Termen         începutul fiecărui an (15 ianuarie)

Această activitate presupune o muncă de echipă și consultare cu toți factorii implicați din cadrul compartimentului.

Model evidență activități procedurale

O procedură poate să vizeze una sau mai multe activități ori procese. Astfel, o procedură de sistem privind recrutarea și selecția personalului de la nivelul unei entități publice, poate viza mai multe activități: activitatea de analiză a gradului de încărcare cu sarcini a personalului; identificarea necesității direcțiilor de ocupare a posturilor vacante cu personal calificat, stabilirea unor criterii de recrutare etc.

• După elaborare,  conducătorul  compartimentului  transmite atât în format electronic cât și prin adresă, evidența5  cu activitățile procedurale pentru procedurile de sistem, Secretariatului tehnic al Comisiei de Monitorizare.

Termen         2 zile lucrătoare

• Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare centralizează situațiile (listele) cu activitățile procedurale la nivel de entitate pentru procedurile de sistem.

Termen          7 zile lucrătoare de la data primirii tuturor informațiilor de la toate compartimentele

• Secretariatul tehnic  al  Comisiei  de  Monitorizare  supune dezbaterii și ulterior aprobării, în ședința Comisiei de Monitorizare, centralizarea cu activitățile procedurale pentru procedurile de sistem la nivel de entitate.

Termen          5   zile   lucrătoare   de   la   data   finalizării centralizării

• Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare transmite centralizarea cu activitățile procedurale pentru procedurile de sistem, conducătorilor de compartimente (după aprobarea acesteia), cu precizarea compartimentelor responsabile cu elaborarea fiecărei proceduri de sistem și a termenelor de realizare.

Termen         1 zi lucrătoare

• Conducătorii    de    compartimente    stabilesc    persoaneleresponsabile cu elaborarea procedurilor de sistem.

Termen         1 zi lucrătoare

Etapa II

• Persoana  responsabilă  de  la  nivelul  compartimentului  va elabora procedura de sistem, pornind cu diagrama de proces.

Termen         3 zile lucrătoare

• După elaborarea diagramei de proces, persoana responsabilă de la nivelul compartimentului va prezenta diagrama de proces conducătorului compartimentului.

Termen         1 zi lucrătoare

• Conducătorul  compartimentului   analizează   diagrama   de proces și dacă are completări, o va retransmite persoanei responsabile, în vederea operării modificărilor.

Termen         2 zile lucrătoare

• În cazul  în  care,  conducătorul  compartimentului  nu  are observații sau completări pe diagrama prezentată, responsabilul cu elaborarea procedurii va elabora procedura de sistem.

Termen       10…30    zile    lucrătoare,    în    funcție    de complexitatea procedurii

Etapa III

• Conducătorul  compartimentului      verifică      conținutul procedurii, transmisă de responsabilul cu elaborarea procedurii.

Termen         2 zile lucrătoare

• Dacă  are    completări,    conducătorul    compartimentului retransmite procedura către persoana responsabilă cu elaborarea acesteia.

Termen         1 zi lucrătoare

• În cazul  în  care  conducătorul  compartimentului  nu  are observații la procedură, o transmite spre consultare compartimentelor și ulterior după realizarea tuturor observațiilor primite o semnează și dispune trimiterea acesteia la Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare; acesta o înregistrează în Registrul procedurilor de sistem și verifică respectarea formatului și structurii procedurii.

Termen         5 zile lucrătoare

• În cazul în care există modificări sau completări, Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare retransmite procedura conducătorului compartimentului pentru inserarea acestora, după caz, iar în caz contrar o transmite Comisiei de Monitorizare.

Termen         5 zile lucrătoare

• Comisia de monitorizare analizează procedura și în cazul în care sunt modificări sau completări, procedura se retransmite Secretariatului tehnic al Comisiei de Monitorizare pentru inserarea observațiilor.

Termen         10 zile lucrătoare

• În cazul în care nu sunt modificări, Președintele Comisiei de Monitorizare  analizează  și  avizează  procedura  și  dispune totodată transmiterea acesteia către conducătorul entității publice.

Termen         3 zile lucrătoare

• Conducătorul entității publice analizează și aprobă procedura de sistem.

Termen         3 zile lucrătoare

Etapa IV

• Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare distribuie copii ale procedurii de sistem tuturor compartimentelor, conform Formularului de distribuire (difuzare) a procedurii.

Termen         2 zile lucrătoare

• Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare îndosariază exemplarul original al procedurilor de sistem.

Termen         1 zi lucrătoare

Etapa V

• Comisia de Monitorizare analizează situațiile când trebuie actualizate procedurile de sistem și dispune măsuri.

Termen         permanent

• Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare transmite decizia Comisiei de Monitorizare de actualizare a procedurilor de sistem, conducătorului compartimentului responsabil cu elaborarea și actualizarea acestora.

Termen         2 zile lucrătoare de la apariția deciziei

• Conducătorul compartimentului   inițiator   dispune  măsuri pentru actualizarea procedurii de sistem, conform fluxului etapelor anterioare.

Termen         5 zile lucrătoare

• Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare arhivează copiile procedurilor de sistem retrase, conform legislației în domeniu.

Termen          1 zi lucrătoare sau în funcție de prevederile legale.

Fiecare   entitate   publică,   în   funcție   de   dimensiunea acesteia, de specificul activităților derulate și a regulamentelor interne, își va stabili termenele și modalitatea de lucru.

Termenele menționate în prezentul Ghid sunt orientative, acestea constituind un model de planificare a activităților (Standardul 6 – Planificarea).

Circuitul documentelor, respectiv modalitatea de avizare şi aprobare poate fi adaptată la specificul entităţii publice.

II.4.7.2. Etapele de realizare a unei proceduri operaţionale

Etapa I    stabilirea activităților procedurale operaționale și a responsabililor cu elaborarea procedurii;

Etapa II   elaborarea propriu-zisă a procedurii operaționale;

Etapa III  verificarea, avizarea și aprobarea procedurii;

Etapa IV  distribuirea (difuzarea) procedurii;

Etapa V   actualizarea și arhivarea.

Etapa I

• Conducătorul  compartimentului   stabilește,   la   începutul anului, Obiectivele specifice și activitățile compartimentului.

Termen         începutul fiecărui an (15 ianuarie)

• Conducătorul  compartimentului      dispune      elaborarea evidenței6 activităților procedurale pentru procedurile operaționale și numește responsabili cu elaborarea și actualizarea acestora.

Termen         3 zile lucrătoare

• Responsabilul (responsabilii) de  la  nivelul  fiecărui compartiment elaborează evidența activităților procedurale, conform modelului prezentat anterior – Etapa I din procedura de sistem.

Termen         5 zile lucrătoare de la data primirii sarcinii

Etapa II

• Conducătorul    compartimentului    dispunere    elaborarea procedurilor operaționale.

Termen         conform planificării

• Responsabilul  cu    realizarea    procedurii    operaționale elaborează Diagrama de proces.

Termen         3 zile lucrătoare

• Responsabilul cu realizarea procedurii operaționale transmite Diagrama de proces conducătorului compartimentului spre verificare.

Termen         1 zi lucrătoare

• Conducătorul compartimentului   analizează   Diagrama  de proces și dacă are observații, o retransmite persoanei responsabile desemnate în vederea realizării acestora.

Termen         2 zile lucrătoare

6 Prin ”evidență” se înțelege elaborarea unei situații, liste sau unui alt document de management care include activitățile procedurale.

• În cazul  în  care  conducătorul  compartimentului  nu  are observații pe diagrama prezentată, responsabilul desemnat de la nivelul compartimentului va elabora procedura operațională, în baza Diagramei de proces, cu consultarea compartimentelor implicate în proces, după caz.

Termen          10…20    zile    lucrătoare    în    funcție    de complexitatea procedurii operaționale

Etapa III

• Conducătorul  compartimentului    verifică    și    semnează procedura operațională, dacă nu are observații pe conținutul acesteia.

Termen         2 zile lucrătoare

• În cazul în care conducătorul compartimentului are modificări sau completări pe conținutul procedurii, acesta retransmite procedura operațională persoanei responsabile cu elaborarea și actualizarea, în vederea efectuării observațiilor.

Termen         1 zi lucrătoare

• Conducătorul  compartimentului    dispune     transmiterea procedurii operaționale Secretariatului tehnic al Comisiei de Monitorizare, după ce aceasta este agreată și semnată.

Termen         1 zi lucrătoare

• Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare înregistrează procedura în Registrul procedurilor operaționale.

Termen         1 zi lucrătoare

• Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare verifică dacă procedura operațională respectă formatul și structura aprobată la nivelul entității publice.

Termen         3 zile lucrătoare de la data primirii

• Dacă procedura  respectă  formatul  și  structura  agreată, aceasta este transmisă, pentru avizare, Președintelui Comisiei de Monitorizare, de către Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare.

Termen         1 zi lucrătoare

• În situația  în  care  Secretariatul  tehnic  al  Comisiei  de Monitorizare constată că procedura operațională nu respectă toate elementele prevăzute de legislație sau de procedura internă, o retransmite conducătorului compartimentului, în vederea revizuirii.

Termen         1 zi lucrătoare

• Dacă nu sunt modificări sau după efectuarea observațiilor, Președintele Comisiei de Monitorizare avizează procedura operațională.

Termen         2 zile lucrătoare

• Președintele Comisiei de monitorizare dispune transmiterea procedurii operaționale spre aprobare, conducătorului entității.

Termen         1 zi lucrătoare

• Conducătorul entității publice analizează și aprobă procedura operațională.

Termen         3 zile lucrătoare

Etapa IV

• Procedura aprobată este repartizată la responsabilul care a elaborat procedura operațională.

Termen         1 zi lucrătoare

• Responsabilul care a elaborat procedura, distribuie copii ale procedurii tuturor factorilor implicați, inclusiv Secretariatului tehnic al Comisiei de Monitorizare, conform Formularului de distribuire/difuzare  a  procedurii  și  îndosariază  originalul acesteia.

Termen         2 zile lucrătoare

Etapa V

• Conducătorul  compartimentului     dispune     actualizarea procedurii operaționale.

Termen         ori de câte ori este cazul

• Responsabilul cu  elaborarea  procedurii  operaționale  din cadrul compartimentului inițiator actualizează procedura, ori de câte   ori   este   necesar,   conform   fluxului   etapelor anterioare.

Termen         5 zile lucrătoare

• Responsabilul  cu    elaborarea    procedurii    operaționale arhivează exemplarele procedurilor operaționale retrase, conform legislației în domeniu.

Termen          1 zi lucrătoare sau în funcție de prevederile legale în domeniul arhivării.

II.4.8. Responsabilități

Capitolul Responsabilităţi vizează identificarea tuturor acţiunilor care au legătură cu activitatea procedurală, stabilirea acestora pe compartimente și nominalizarea personalului responsabil cu realizarea acțiunilor.

Se recomandă cuprinderea acţiunilor în ordinea logică a desfăşurării lor (în ordinea intervenţiei), conform diagramei de proces.

Model “responsabili” și “responsabilități“ în cadrul procesului de elaborare a procedurilor documentate.

II.4.8.1. Responsabili cu elaborarea, verificarea, avizarea, aprobarea, distribuirea, actualizarea și arhivarea procedurilor de sistem

1. a) Responsabilul cu elaborarea și actualizarea procedurii de sistem

• elaborează Diagrama de proces a procedurii de sistem;
• elaborează procedura de sistem;
• efectuează modificări și completări ale procedurii ori de câte ori primește observații de la conducătorul compartimentului;
• actualizează procedura de sistem;
• transmite procedura la Secretariatul tehnic al Comisiei de

Monitorizare;

1. b) Conducătorul compartimentului

• dispune elaborarea evidenței activităților procedurale pentru procedurile de sistem aplicabile la nivelul compartimentului;
• dispune transmiterea   evidenței   activităților   procedurale pentru procedurile de sistem, Secretariatului tehnic al Comisiei de Monitorizare;
• stabilește persoanele responsabile cu elaborarea procedurilor de sistem;
• verifică Diagrama de proces;
• verifică procedura de sistem și o semnează;
• retransmite procedura responsabilului cu elaborarea și actualizarea, ori de câte ori este cazul pentru modificări și completări;
• dispune transmiterea  procedurii  Secretariatului  tehnic  al Comisiei de Monitorizare;
• dispune actualizarea procedurilor de sistem;

1. c) Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare

• centralizează activitățile procedurale de sistem de la compartimente;
• transmite centralizarea activităților procedurale pentru procedurile de sistem (aprobată de Comisia de Monitorizare) conducătorilor de compartimente;
• înregistrează procedurile de sistem;
• verifică formatul și structura procedurilor de sistem;
• retransmite conducătorului compartimentului observațiile (proprii sau primite de la Comisia de Monitorizare) cu privire la procedurile de sistem;
• supune procedurile spre analiza Comisiei de Monitorizare;
• distribuie copii ale procedurii aprobate conform Formularului de distribuire(difuzare);
• îndosariază originalele procedurilor de sistem aprobate;
• transmite conducătorului compartimentului decizia Comisiei de Monitorizare în vederea actualizării procedurilor de sistem;
• arhivează procedurile de sistem retrase;

1. d) Comisia de Monitorizare

• dezbate și aprobă situația activităților procedurale la nivelul entității, pentru procedurile de sistem;
• analizează procedurile;
• exprimă prin Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare observații la procedurile de sistem, după caz;

• dispune transmiterea  procedurilor  de  sistem  spre  avizare

Președintelui Comisiei de Monitorizare;

• dispune actualizarea procedurilor de sistem, după caz;

1. e) Președintele Comisiei de Monitorizare

• aprobă situația activităților procedurale la nivelul entității, pentru procedurile de sistem;
• analizează și avizează procedurile de sistem;

1. f) Conducătorul entității

• analizează și aprobă procedurile de sistem.

II.4.8.2. Responsabili cu elaborarea, verificarea, avizarea, aprobarea, distribuirea, actualizarea și arhivarea procedurilor operaționale

1. a) Responsabilul cu    elaborarea    și    actualizarea    procedurii

operaționale

• elaborează  evidența    activităților    procedurale    pentru

procedurile operaționale de la nivelul compartimentului;

• elaborează Diagrama de proces a procedurii;

• elaborează procedura operațională;

• efectuează modificări și completări ale procedurii ori de câte ori primește observații de la conducătorul compartimentului;

• înregistrează procedura operațională;

• distribuie copii ale procedurii aprobate conform Formularului de distribuire/difuzare;

• îndosariază originalele procedurilor aprobate;

• actualizează procedura operațională;

• arhivează procedurile operaționale retrase;

1. b) Conducătorul compartimentului

• stabilește  obiectivele       specifice       și       activitățile

compartimentului;

• dispune elaborarea evidenței activităților procedurale pentru procedurile operaționale la nivelul compartimentului;

• stabilește persoanele responsabile cu elaborarea procedurilor operaționale;

• verifică Diagrama de proces;

• verifică procedura operațională și o semnează;

• retransmite procedura, responsabilului cu elaborarea și actualizarea, ori de câte ori este cazul pentru modificări și completări;

• dispune transmiterea  procedurii  la  Secretariatul  tehnic  al

Comisiei de Monitorizare;

• dispune măsuri pentru actualizarea procedurilor operaționale;

1. c) Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare

• înregistrează procedurile operaționale;

• analizează formatul și structura procedurilor operaționale;

• retransmite conducătorului compartimentului observațiile la

proceduri;

• transmite procedurile operaționale, spre avizare, Președintelui

Comisiei de Monitorizare;

1. d) Președintele Comisiei de Monitorizare

• analizează și avizează procedurile operaționale;

1. e) Conducătorul entității

• analizează și aprobă procedurile operaționale.

II.4.9. Formular evidenţă modificări procedură

Procedura documentată este supusă permanent monitorizării și după caz, actualizării prin revizii sau ediții, conform detaliilor menționate la pct. II.3, Definirea formatului procedurii documentate – ”Cartușul procedurii”.

Această acțiune se realizează coerent și într-un format unitar, pentru monitorizarea cu ușurință în timp a tuturor modificărilor ce au avut loc.

La modificarea unei proceduri documentate regăsim elemente comune utilizate, precum: numărul și data ediției, numărul și data reviziei, numărul paginii unde s-a efectuat modificarea, descrierea modificării, avizul conducătorului compartimentului în cadrul căruia s-a elaborat procedura.

Toate aceste elemente transpuse într-un format tabelar, alcătuiesc

Formularul de evidență al modificărilor, conform modelului următor.

II.4.10. Formular analiză procedură

Procedura documentată se aplică, așa cum s-a precizat în capitolele anterioare, fie, la nivelul majorității compartimentelor, respectiv întregii entități publice, în cazul procedurii de sistem, fie, la nivelul unui  compartiment  sau  mai  multor  compartimente,  în  cazul

procedurii operaționale.

În acest sens, pentru evitarea situațiilor în care procedura poate deveni neaplicabilă, pentru eliminarea confuziei responsabilităților sau pentru eliminarea unor potențiale erori în procesul de implementare a procedurii, se recomandă consultarea compartimentelor implicate în aplicarea (implementarea) procedurii.

Pentru aceasta, anterior aprobării și intrării în vigoare, procedura se transmite spre analiză compartimentelor implicate, în vederea exprimării unui punct de vedere. Această etapă de analiză a procedurii se gestionează unitar de către compartimentul inițiator, toate  datele  fiind  centralizate  într-un  Formular  de  analiză  a

procedurii, conform modelului tabelar următor.

Avizul favorabil sau nefavorabil cu menționarea observațiilor poate fi exprimat și de către înlocuitorul conducătorului compartimentului, cu precizarea ca această atribuție să fie menționată în Fișa postului înlocuitorului conducătorului compartimentului.

După primirea propunerilor  de completare și/sau modificare din partea compartimentelor implicate în activitatea procedurală, fie, în variantă   tipărită,   fie,   în   variantă   electronică,   procedurile

documentate sunt avizate și aprobate.

În cazul în care entitatea publică deține un sistem informatic dezvoltat, ce include intranet, procesul de analiză a procedurilor documentate se poate realiza în format electronic, pe baza postării procedurilor pe site-ul

intranet, într-o secțiune dedicată.

II.4.11. Formular distribuire procedură

După aprobarea procedurii, aceasta se distribuie compartimentelor implicate sau tuturor compartimentelor, în funcție de tipul procedurii.

Această atribuție revine Secretariatului tehnic al Comisiei de Monitorizare, în cazul procedurilor de sistem, sau, responsabilului cu elaborarea și actualizarea procedurii, în cazul procedurilor operaționale.

Datele de identificare ale compartimentului care primește noua Ediție a procedurii sau Revizia acesteia, sunt centralizate într-un Formular de distribuire (difuzare) a procedurii, conform modelului

următor.

Pag |39

Odată cu distribuirea (difuzarea) unei ediții noi sau a unei revizii a procedurii documentate este obligatoriu a fi retrasă procedura veche care a fost înlocuită.

Variantă alternativă de analiză și distribuire/difuzare a procedurilor documentate

Conform precizărilor Ordinului Secretarului General al Guvernului nr.

600/2018, în măsura în care dotarea tehnică a entității publice şi pregătirea personalului permit, operaţiunile de elaborare, avizare, aprobare, distribuire (difuzare), utilizare etc, se pot derula şi prin utilizarea sistemelor informatice.

Astfel, în cazul în care sistemul informatic al entității publice este unul dezvoltat, în sensul că aceasta deține un site cu circuit intern (intranet), procesul de implementare a procedurilor documentate se poate realiza în format electronic, pe baza postării procedurilor pe intranet, într-o secțiune dedicată.

Acest fapt implică, în mod obligatoriu, respectarea unui set minimal de reguli, precum:

Dotare hardware și software

• Existența unui sistem informatic bine dezvoltat, în care întreg personalul dispune de PC;

• Existența unei platforme IT pe site-ul de intranet al entității

publice cu secțiunea ”Proceduri”;

• Accesul întregului personal la site-ul de intranet;

Decizia conducătorului entității

• Procesele de analiză și distribuire (difuzare) a procedurilor să fie menționate în Procedura de sistem privind elaborarea procedurilor documentate, elaborate în cadrul entității;

• Printr-o decizie a conducătorului entității publice, etapele de elaborare a procedurilor în format electronic, să fie cunoscute la nivelul entității și asumate pe bază de semnătură, atât de personalul implicat în procesul de elaborare, verificare, avizare, aprobare proceduri, cât și de cel implicat în implementarea acestora.

• Monitorizarea și verificarea sistemului, de către conducătorii compartimentelor, că acesta este unul funcțional.

II.4.12. Anexe

Anexele sunt reprezentate prin tabele, diagrame de proces necesare

pentru o mai bună înţelegere şi descriere a activității procedurale.

În această secțiune se pot insera însă și formulare, ca documente distincte, care pot fi codificate, în funcție de tipul procedurii și complexitatea activităților procedurale.

Exemple de formulare

• Pentru activitatea de Registratură

ü   Borderou pentru mandate corespondenţă

ü   Model completare plicuri corespondență

• Pentru activitatea de Corespondență

ü   Model de adresă Ministru

ü   Model de notă internă

ü   Model de minută a unei şedinţe

ü   Model de referat

ü   Model registru de intrare – ieşire documente

ü   Proces verbal predare-primire documente

II.4.12.1. Diagrama de proces privind elaborarea procedurilor

Procesul reprezintă un flux de activități sau operațiuni logic structurate, organizate în scopul atingerii unui obiectiv definit și care utilizează o serie de resurse.

Identificarea  tuturor  activităților,  a  relațiilor  dintre  acestea  și

reprezentarea într-o schemă logică reprezintă Diagrama de proces.

Descrierea unui proces, respectiv Diagrama de proces în sine, trebuie să prezinte înțelegerea corectă a procesului și să cuprindă în principal:

• Obiectivul și rezultatele procesului;

• Acțiunile care trebuie îndeplinite;

• Fluxul documentelor;

• Compartimentul și personalul implicat în proces;

• Modalitatea în care se aplică principiul separării atribuțiilor;

• Relația cu procesele anterioare și cu cele ulterioare.

RECOMANDARE

1. 1. Diagrama de proces se stabilește la începutul conceperii procedurii documentate, exprimând esența procesului sau activității procedurale.
2. 2. Diagramele de  proces  utilizează  simboluri  comune  ce exprimă     imaginea     de:     document,     compartiment,

responsabil, bucle „Ce se întâmplă dacă !” etc.

Pentru  exemplificare  prezentăm  două  modele  de  Diagrame  de proces, aferente Machetelor anexate.

II.5. Verificarea, avizarea și aprobarea procedurilor

Pe baza principiului „celor patru ochi”, procedurile documentate se recomandă a fi analizate de cel puțin două persoane, care verifică independent, una faţă de cealaltă, procedura documentată, cu scopul de a atinge un grad ridicat de siguranţă.

1. a) Verificarea detaliată a procedurii documentate se realizează la nivelul compartimentului responsabil cu activitatea procedurală, de către conducătorul compartimentulu

1. b) La nivelul Secretariatului tehnic al Comisiei de Monitorizare, procedura documentată se analizează din punct de vedere al respectării conformității cu structura minimală, impusă de cadrul legislativ sau procedura internă stabilită la nivelul entității public

Pentru buna desfășurare a activităților, fiecare entitate publică își adaptează separarea atribuțiilor și responsabilităților la dimensiunea acesteia, prin implementarea de acțiuni de control suplimentare.

Comisia de Monitorizare analizează procedurile de sistem iar Președintele Comisiei de Monitorizare le avizează și dispune transmiterea acestora spre aprobare conducătorului entităţii publice.

Aprobarea procedurilor documentate este recomandat să se realizeze la nivelul conducătorului entității publice, în conformitate

cu principiul responsabilităţii manageriale.

La nivelul entităților publice centrale, în situația în care acest lucru nu este eficient, aprobarea procedurilor operaționale, se va efectua după caz, la nivelul secretarului de stat responsabil cu domeniul activității procedurale, secretarului general sau a conducătorilor compartimentelor aflate la primul nivel de conducere,

în conformitate cu ”Procedura de elaborare a procedurilor”.

II.6. Evidența procedurilor

Evidența procedurilor documentate se realizează prin elaborarea Registrului de evidență a procedurilor, de către Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare și gestionat ulterior tot de către acesta.

Evidența procedurilor de sistem și operaționale la nivelul Secretariatului tehnic al Comisiei de Monitorizare este utilă la elaborarea raportărilor anuale privind implementarea sistemului de control intern managerial la nivelul entității publice.

Registrul procedurilor cuprinde secțiuni separate pentru procedurile de sistem și procedurile operaționale, conform modelului prezentat mai jos.

Registru evidență proceduri documentate

Înregistrarea procedurilor documentate se realizează anterior aprobării acestora, respectiv în momentul transmiterii la Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare pentru verificarea formatului și structurii procedurii.

După caz, în măsura posibilităților, Registrul privind evidența procedurilor documentate este postat, în format electronic, pe pagina internet sau intranet a entităţii publice și este actualizat

periodic de către Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare.

II.7. Distribuirea procedurilor

După înregistrarea procedurilor în Registrul privind evidența procedurilor documentate, acestea sunt distribuite, după cum urmează:

• Procedurile de sistem se distribuie tuturor compartimentelor entității publice de către Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare;
• Procedurile operaționale se distribuie, dacă este cazul și altor compartimente, de către responsabilul cu elaborarea și actualizarea procedurii de la compartimentul inițiator;

În ambele cazuri, se utilizează Formularul de distribuire (difuzare)

al procedurii.

Pentru asigurarea transparenței procedurilor documentate în cadrul entității publice, se recomandă postarea acestora pe pagina de intranet a entității; acest fapt contribuie la operaționalizarea circuitului documentelor și eficientizării activității Comisiei de Monitorizare.

II.8. Actualizarea procedurilor

Actualizarea  procedurilor  documentate  implică  una  din  formele prezentate în capitolele anterioare, respectiv:

ü   revizuirea procedurii, ce constă în:

–     adăugarea   sau   eliminarea   unor    informații,    date, componente ale unei ediții; modificările propuse nu depăsesc 50% din conținutul reviziei curente;

–     detalierea unor activități care nu au fost suficient de bine

prezentate anterior;

ü   elaborarea  unei  noi  ediții,  de  regulă  la  trei  revizii    și

presupune:

–     modificări legislative aferente activității procedurale;

–     modificări organizatorice;

–     modificări ale documentelor de referință;

–     modificări al căror volum depășeste 50% din conținutul

reviziei curente;

Pentru a fi un instrument de lucru eficient, procedura se

actualizează periodic sau ori de câte ori este necesar.

II.9. Arhivarea procedurilor

Arhivarea procedurilor documentate se realizează astfel:

• Pentru procedurile de sistem, Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare arhivează procedurile în original și copiile retrase, conform condițiilor și termenelor legale în domeniul arhivării și procedurii interne.

• Pentru procedurile operaționale, persoana responsabilă din cadrul compartimentului, arhivează procedurile în original și copiile retrase, conform acelorași prevederi sau proceduri.

CAPITOLUL III – CONCLUZII

Procedurile reprezintă instrumente utile, atât pentru conducătorii entităților publice, cât și pentru personalul responsabil cu aplicarea acestora; scopul principal al procedurilor este eficientizarea activităților compartimentului și entității publice.

Procedurile trebuie să fie clare, simple, specifice pentru fiecare activitate semnificativă sau proces major repetitiv; procedurile trebuie să fie actualizate ori de câte ori este cazul, aduse la cunoștința întregului personal implicat și înțelese de acesta.

Procedurile trebuie să fie elaborate chiar dacă există acte normative care reglementează activitățile sau procesele în domeniu; acestea completează procesul în ansamblul său cu responsabili, termene de realizare, conexiuni între activități și secvențialitatea acestora.

Procedurile trebuie să sprijine personalul entității publice, prin clarificări care nu sunt precizate în actele normative și nu doar să fie o reproducere a acestora.

Procedurile trebuie să pună în practică standardele cuprinse de componentele controlului intern managerial, respectiv mediul de control,  performanţe  şi  managementul  riscului,  activităţi  de

control, informarea şi comunicarea, evaluare şi audit.

MACHETE PROCEDURI

Macheta nr. 1

Procedură de sistem

[ANTET ENTITATE PUBLICĂ SAU DENUMIREA ENTITĂȚII PUBLICE]

Aprob [Funcția conducătorului entității publice] [Nume, Prenume conducător entitate publică] [Semnătură]

Procedură de Sistem [Denumirea procedurii de sistem]

Cod: PS – [Nr. procedură din Registrul de evidență PS]

Ediția [……..]      Revizia [……..]      Data [……..]

Avizat

Președinte Comisia de Monitorizare

[Nume, Prenume Președinte Comisie de Monitorizare]

[Semnătură]

Verificat

Conducător compartiment

[Nume, Prenume conducător compartiment]

[Semnătură]

Elaborat

[Nume, Prenume responsabil cu elaborarea procedurii]

[Semnătură]

ompetența face diiferența!

Pagina de gardă ……………………………………………………… Cuprins ……………………………………………………………….

1. 1. Scop ……………………………………………………………..

2. 2. Domeniu de aplicare …………………………………………….

3. 3. Documente de referință …………………………………………

4. 4. Definiții și abrevieri ……………………………………………..

5. 5. Descrierea procedurii ……………………………………………

6. 6. Responsabilități ………………………………………………….

7. 7. Formular evidență modificări ……………………………………

8. 8. Formular analiză procedură ……………………………………..

9. 9. Formular distribuire procedură ………………………………….

10. 10. Anexe …………………………………………………………….

10.1. Diagrama de proces ……………………………………………

Pag |49

1. Scop

[Se va completa conform Ghidului]

2. Domeniu de aplicare

[Se va completa conform Ghidului]

3. Documente de referinţă

[Se va completa conform Ghidului]

4. Definiţii şi abrevieri

4.1. Definiţii

• Entitate  publică   –   autoritate   publică,   instituţie   publică, companie/societate naţională, regie autonomă, societate la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este acţionar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează   fonduri   publice   şi/sau   patrimoniu public.

• Compartiment –  Direcţie  Generală,  Direcţie,  Departament, Serviciu, Birou, Comisii, inclusiv instituție fără personalitate juridică aflată în subordinea, coordonarea sau sub autoritatea entității;

• Conducător  compartiment  –  Director  General,  Director,  Şef

Departament, Şef Serviciu, Şef Birou;

• Procedură documentată – modul specific de realizare a unei activități sau a unui proces, editat pe suport de hârtie sau în format electronic; procedurile documentate pot fi proceduri de sistem şi proceduri operaţionale;

• Procedura de sistem (procedura generală) – descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul entității publice aplicabil (aplicabilă) majorității sau tuturor compartimentelor dintr-o entitate publică;

• [Se va completa după caz]

4.2. Abrevieri

• EP – Entitate publică;

• PS – Procedură de sistem

• [Se va completa după caz]

5. Descrierea procedurii

[Se va completa conform Ghidului, după caz]

6. Responsabilităţi

[Se va completa conform Ghidului, după caz]

7. Formular evidenţă modificări

8. Formular analiză procedură

9. Formular distribuire (difuzare) procedură

10. Anexe

10.1. Diagrama de proces – Anexa A