Implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern managerial în orice entitate publică implică o serie de procese, activități și acțiuni care necesită asumarea de responsabilități, nominalizarea personalului responsabil și nu în ultimul rând stabilirea termenelor de realizare a activităților.
Modul cum sunt tratate toate aceste procese complexe este prezentat în Metodologia de management al riscurilor și Ghidul de realizare a procedurilor de sistem și procedurilor operaționale, documente elaborate de Secretariatul General al Guvernului în cadrul proiectului „Consolidarea implementarii standardelor de control intern managerial la nivel central și local„ – cod SIPOCA 34.
Responsabilii cu implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern managerial precum și distribuția principalelor responsabilități sunt după cum urmează:
1) Conducătorul entităţii publice
Aspecte administrative
- Stabilește obiectivele generale ale entității publice;
- Dispune emiterea Deciziei de constituire a Comisiei de Monitorizare;
- Aprobă Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial la nivelul entității;
- Aprobă Raportul anual asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie;
- Analizează Informările privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor și monitorizarea performanțelor la nivelul entității;
Managementul riscului
- Aprobă Profilul de risc și limita de toleranță a riscurilor;
- Aprobă Planul de implementare a măsurilor de control;
Proceduri
- Avizează Lista de activități procedurale de sistem de la nivelul entității publice; (în funcție de entitatea publică, această responsabilitate poate fi la nivelul Comisiei de Monitorizare);
- Aprobă Procedurile de sistem și după caz, pe cele operaționale;
Pentru entitățile publice din administrația publică centrală, cu o structură organizatorică dezvoltată (exemplu: minister) procedurile operaționale pot fi aprobate la nivelul compartimentului inițiator în care se aplică procedura, conform prevederilor Ordinului Secretarului General al Guvernului nr.600/2018.
2. Preşedintele Comisiei de Monitorizare
Aspecte administrative
- Dispune emiterea Ordinii de zi a ședințelor Comisiei de Monitorizare; Aprobă ROF-ul Comisiei de Monitorizare;
- Conduce ședințele Comisiei de Monitorizare;
- Aprobă Minutele ședințelor Comisiei de Monitorizare și hotărârile luate;
- Avizează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial la nivelul entității;
- Aprobă Situațiile centralizatoare anuale, privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial;
- Aprobă Informarea privind monitorizarea performanțelor la nivelul entității;
Managementul riscului
- Aprobă Registrul de riscuri pe entitate;
- Avizează Profilul de risc și limita de toleranță a riscurilor; Avizează Planul de implementare a măsurilor de control;
- Aprobă Informarea privind desfășurarea procesului de gestionare a riscurilor;
Proceduri
- Avizează (aprobă, după caz) Situația activităților procedurale de sistem de la nivelul entității publice;
- Avizează procedurile de sistem și operaționale
3) Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare
Aspecte administrative
- Managementul documentelor aflate în atribuția Comisiei de Monitorizare; Organizează desfășurarea ședințelor Comisiei de Monitorizare;
- Emite Ordinea de zi a ședințelor Comisiei de Monitorizare;
- Elaborează ROF-ul Comisiei de Monitorizare;
- Elaborează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial la nivelul entității;
- Elaborează Raportările și Situațiile centralizatoare anuale, privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial;
- Elaborează Informarea privind monitorizarea performanțelor la nivelul entității;
- Transmite Informarea privind monitorizarea performanțelor la nivelul entității, aprobată de Președintele Comisiei de Monitorizare, conducătorului entității publice.
Managementul riscului
- Analizează Registrele de riscuri pe compartimente; Elaborează Registrul de riscuri pe entitate;
- Propune Profilul de risc și limita de toleranță a riscurilor;
- Elaborează Planul de implementare a măsurilor de control (prin centralizarea măsurilor primite de la compartimente) și îl transmite la compartimente (aprobat) în vederea aplicării acestuia;
- Elaborează Informarea privind desfășurarea procesului de gestionare a riscurilor;
Proceduri
- Centralizează evidențele3 cu activitățile procedurale de sistem de la nivelul compartimentelor;
- Elaborează Situația activităților procedurale de sistem la nivelul entității publice;
- Ține evidența și înregistrează procedurile de sistem și operaționale; Alocă codul procedurilor de sistem;
- Verifică dacă procedurile elaborate respectă structura minimală aprobată;
- Transmite spre analiză procedurile de sistem membrilor Comisiei de Monitorizare;
- Distribuie compartimentelor copii sau fișiere în format electronic ale procedurilor de sistem;
- Îndosariază originalul procedurilor de sistem și copiile retrase; Arhivează originalul procedurilor de sistem;
4) Membrii Comisiei de Monitorizare
Aspecte administrative
- Iau la cunoștință Minutele ședințelor și după caz, Hotărârile Comisiei de Monitorizare;
- Coordonează procesul de actualizare al obiectivelor;
- Avizează Situația activităților procedurale de sistem de la nivelul entității publice;
- Analizează Informarea privind monitorizarea performanțelor la nivelul entității.
Managementul riscului
- Analizează Registrul de riscuri pe entitate;
- Analizează Profilul de risc și limita de toleranță la risc la nivelul entității;
- Analizează Informarea privind desfășurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul entității;
Proceduri
- Analizează Procedurile de sistem și după caz, pe cele operaționale; Hotărăsc actualizarea procedurilor de sistem;
5) Conducătorul compartimentului
Aspecte administrative
Stabilește Obiectivele specifice ale compartimentului;
- Pentru asigurarea unui management eficient al riscurilor la toate nivelurile entității publice, conducătorii compartimentelor de la primul nivel de conducere din structura organizatorică desemnează la nivelul acestora un responsabil cu riscurile;
- Dispune elaborarea și aprobă Chestionarul de autoevaluare a stadiului de implementare a sistemului de control intern managerial;
- Dispune elaborarea și aprobă Raportarea privind monitorizarea performanțelor la nivelul compartimentului (numai conducătorii compartimentelor de la primul nivel de conducere);
Managementul riscului
- Decide asupra riscului identificat în Formularul de alertă la risc și aprobă FAR-ul;
- Aprobă Registrul riscurilor la nivelul compartimentului;
- Stabilește și urmărește măsurile de control privind gestionarea riscurilor și le transmite Secretariatului tehnic al Comisiei de Monitorizare;
- Analizează și avizează Fișa de urmărire a riscului (FUR);
- Analizează și aprobă Raportarea privind procesul de gestionare a riscurilor pe compartiment;
Proceduri
- Elaborează Lista (situația) de activități procedurale de sistem și operaționale la nivelul compartimentului;
- Stabilește persoanele responsabile cu elaborarea procedurilor de sistem și procedurilor operaționale;
- Verifică Diagrama de proces a procedurilor de sistem și operaționale; Verifică și semnează Procedurile de sistem și operaționale;
- Inițiază măsuri pentru actualizarea Procedurilor de sistem și operaționale;
6) Responsabilul cu riscurile
Managementul riscului
- Consiliază personalul din cadrul compartimentului pe aspecte de managementul riscurilor;
- Analizează Formularele de alertă la risc;
- Elaborează Registrul riscurilor la nivelul compartimentului;
- Asistă persoana care identifică riscul la elaborarea Fișei de urmărire a riscului;
- Urmărește implementarea măsurilor de control din Planul de măsuri;
- Elaborează Raportarea anuală privind procesul de gestionare al riscurilor pe compartiment;
7) Persoana care identifică riscul
Managementul riscului
- Completează Formularul de alertă la risc (FAR), dacă este cazul;4 Elaborează Fișa de urmărire a riscului (FUR);5
- Contribuie la implementarea măsurilor de control din Planul de măsuri;
Persoanele responsabile cu elaborarea procedurilor de sistem și operaționale
Proceduri
- Elaborează Diagrama de proces a procedurii;
- Elaborează Procedurile de sistem, respectiv cele operaționale; Actualizează Procedurile;
- Distribuie copii sau fișiere în format electronic ale procedurilor operaționale;
- Îndosariază originalul procedurilor operaționale și copiile retrase;
- Arhivează originalul procedurilor operaționale;