Cum se completează DUAE în 2026 – ghid complet (SEAP/SICAP)

DUAE este documentul cu care începe orice ofertă într-o licitație publică — și, în același timp, unul dintre cele mai frecvente motive de respingere atunci când este completat greșit. Acest ghid explică, pe înțelesul tuturor, ce este DUAE, cum se completează corect în SEAP/SICAP în 2026, cine îl depune, ce documente justificative urmează și ce greșeli să eviți.

Ce este DUAE?

DUAE-Documentul Unic de Achiziție European este o declarație pe propria răspundere prin care operatorul economic confirmă, ca dovadă preliminară, că nu se află în situații de excludere și că îndeplinește criteriile de calificare și selecție dintr-o procedură de achiziție publică.

Pe scurt: în loc să încarci de la început toate certificatele și documentele, declari prin DUAE că le îndeplinești. Documentele efective le prezinți mai târziu, doar dacă ți le cere autoritatea contractantă (de regulă dacă ești clasat pe primul loc). Rolul DUAE este să simplifice și să accelereze faza de ofertare.

Cadrul legal al DUAE

DUAE este reglementat de art. 193–195 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice și de Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2016/7, care stabilește formularul standard la nivel european. Motivele de excludere pe care le acoperă DUAE sunt cele din art. 164, 165 și 167 din Legea 98/2016 (condamnări, obligații de plată a impozitelor și taxelor, alte situații de excludere).

Notă privind actualizarea: acest ghid reflectă forma actualizată a Legii 98/2016. Cadrul a fost modificat ulterior prin OUG 52/2024 și Legea 118/2025, iar pragurile valorice se actualizează periodic — însă mecanismul DUAE (declarație preliminară, completată electronic în SEAP) a rămas neschimbat. Verifică întotdeauna forma consolidată în vigoare la data procedurii.

Cum se completează DUAE în SEAP/SICAP — pas cu pas

DUAE se completează electronic, integrat direct în SEAP/SICAP — sistemul integrat funcționează din 2019 și este în continuare modalitatea în vigoare în 2026. Se completează pentru fiecare procedură și fiecare lot, direct în platformă, după autentificare.

1. Autentifică-te în SEAP/SICAP și deschide procedura/lotul la care vrei să participi.
2. Accesează secțiunea Informații DUAE / Ghid de completare DUAE a procedurii.
3. Completează secțiunile privind motivele de excludere (art. 164, 165, 167) — bifează corect și, unde e cazul, adaugă detalii.
4. Completează criteriile de calificare și selecție cerute de autoritate: capacitate de exercitare, situație economico-financiară, capacitate tehnică și profesională.
5. Indică, dacă e cazul, partea subcontractată și terții susținători (cu DUAE separat pentru fiecare).
6. Corelează informațiile din DUAE cu propunerea tehnică și financiară — orice neconcordanță este un risc.
7. Salvează, semnează electronic și depune DUAE împreună cu oferta, în termen.

Regula de aur: completează un DUAE pentru fiecare lot la care participi. Un DUAE lipsă pe un lot înseamnă ofertă incompletă pe acel lot.

DUAE pentru operatorul economic (ofertant)

Dacă ești ofertant, DUAE este prima ta carte de vizită în procedură. Completează-l astfel încât fiecare afirmație să poată fi dovedită ulterior cu un document real:

• declară doar ce poți proba — fiecare criteriu bifat trebuie susținut de un document justificativ valabil;
• corelează experiența similară declarată cu contractele/recepțiile pe care le vei prezenta;
• dacă te bazezi pe un terț susținător sau pe un subcontractant, declară-l explicit și atașează DUAE-ul lui;
• verifică valabilitatea informațiilor: datorii la buget, cazier, certificate ONRC, autorizări.

DUAE pentru autoritatea contractantă

Dacă ești autoritate contractantă, configurarea corectă a DUAE în documentația de atribuire este la fel de importantă ca verificarea lui:

• solicită prin DUAE doar criteriile proporționale cu obiectul și valoarea contractului (evită cerințele restrictive);
• corelează secțiunile DUAE cu cerințele din fișa de date — orice nepotrivire generează clarificări și contestații;
• la evaluare, verifică DUAE pentru toți participanții și solicită documentele justificative ofertantului clasat pe primul loc;
• documentează în dosarul achiziției modul de verificare a DUAE (trasabilitate pentru control).

Formular DUAE și DUAE editabil

Pe lângă DUAE-ul integrat în SEAP, există formularul standard ESPD (din Regulamentul UE 2016/7) și șabloane editabile (Word/PDF) folosite pentru pregătirea internă. Un model editabil te ajută să aduni și să verifici informațiile în echipă, înainte de a le completa efectiv în platformă — așa eviți greșelile sub presiunea termenului.

Resursă gratuită: descarcă modelul nostru de DUAE editabil — un șablon pe care îl completezi intern, ca listă de verificare, înainte de a-l introduce în SEAP. [link către lead magnet / formular de email]

Cum deschizi și revizuiești fișierul DUAE (XML)

În unele proceduri vei întâlni fișiere DUAE în format XML. Acestea nu se deschid cu un dublu-clic obișnuit, ci se importă în serviciul ESPD sau în secțiunea DUAE din SEAP, care le transformă într-un formular completabil. Dacă trebuie să revizuiești un DUAE deja început în SICAP, îl redeschizi din procedură, faci modificările și salvezi din nou — nu crea un fișier paralel, ca să nu pierzi corelarea cu oferta.

Documentele justificative: când le prezinți

Documentele care susțin declarațiile din DUAE se prezintă doar la solicitarea autorității contractante, de regulă de ofertantul clasat pe primul loc, înainte de atribuire. Cele mai frecvente:

Cele mai frecvente greșeli la DUAE (și cum le eviți)

• Necorelarea DUAE cu oferta. Declari un nivel de experiență sau o capacitate pe care documentele nu o susțin. Verifică fiecare bifă față de dovada reală.
• DUAE lipsă pe un lot. Completează câte un DUAE pentru fiecare lot la care participi.
• Nedeclararea subcontractanților/terților. Dacă te bazezi pe ei pentru îndeplinirea criteriilor, trebuie declarați, cu DUAE separat.
• Bifarea greșită a motivelor de excludere. Citește cu atenție secțiunile pe art. 164/165/167 — o bifă greșită poate atrage excluderea.
• Informații neactualizate. Datorii la buget, cazier sau certificate expirate între ofertare și verificare — actualizează înainte de depunere.
• Lipsa semnăturii electronice. DUAE se semnează electronic; fără semnătură valabilă, oferta este vulnerabilă.

Ai nevoie de ajutor cu DUAE?

Completarea DUAE pare simplă, dar o singură necorelare poate costa contractul. Infomed Pro completează și verifică DUAE pentru ofertanți (operator unic, asociere, subcontractare, terț susținător) și configurează corect DUAE în documentația de atribuire pentru autorități. Lucrăm pe un checklist de conformitate, înainte de depunere.

Vezi serviciile pentru ofertanți / companii private (link către /consultanta-achizitii-publice-2026/) și pentru autorități contractante (link către pagina de autorități), sau cere o ofertă cu analiză gratuită a documentației.