Cum să eviți erorile frecvente în achizițiile publice prin SEAP in 2026

Achizițiile publice sunt un proces administrativ sensibil, puternic reglementat, iar erorile, chiar și minore, pot duce la întârzieri semnificative, contestații, corecții financiare sau chiar anularea procedurilor. În special în SEAP, unde toate acțiunile sunt transparente și urmărite pas cu pas, rigurozitatea este esențială. Din această perspectivă, colaborarea cu un expert achiziții publice sau apelarea la servicii de consultanță achiziții publice devine un instrument strategic pentru autoritățile contractante care vor să evite blocaje și sancțiuni.

1. Planificare deficitară Una dintre cele mai frecvente greșeli este lipsa unui plan anual de achiziții bine corelat cu bugetul și nevoile reale. Lipsa prioritizării, estimarea incorectă a valorilor sau fragmentarea artificială a contractelor pentru a evita anumite proceduri sunt abateri grave. Legea 98/2016 interzice expres divizarea achizițiilor (art. 11), iar nerespectarea acestei prevederi poate atrage sancțiuni sau anularea procedurii. Un expert achiziții publice poate identifica din timp tipurile de proceduri potrivite fiecărui obiect de achiziție și poate corela nevoile instituției cu termenele legale.
2. Întocmirea greșită a documentației de atribuire Documentațiile incomplete, incoerente sau restrictive sunt cauză principală de contestații. De exemplu, specificațiile tehnice care favorizează un anumit operator sau criteriile de calificare disproporționate sunt ușor atacabile. O consultanță achiziții publice externă poate revizui obiectiv documentația, înlăturând ambiguitățile și cerințele nejustificate. Consultarea unui consultant SEAP permite formularea unor cerințe clare, măsurabile și conforme cu HG 395/2016, evitând capcanele redactărilor ambigue.
3. Estimarea incorectă a valorii achiziției Estimarea prea mică duce la proceduri greșite, iar subestimarea repetată poate semnala intenția de a evita SEAP. Estimarea trebuie să se bazeze pe prețuri reale din piață și nu pe valori istorice nerelevante. Un expert achiziții publice cunoaște metodele de fundamentare și poate justifica alegerea valorii estimate în caz de control. De asemenea, un consultant SEAP va urmări pragurile de actualizare și va avertiza când se modifică regimul procedural aplicabil.
4. Publicarea eronată în SEAP Greșelile de operare în SEAP sunt dese: lipsa fișierelor esențiale, setarea incorectă a termenelor, alegerea greșită a tipului de procedură. Acestea pot duce la suspendarea automată a licitației sau la neconformități identificate de ANAP. Un consultant SEAP poate prelua partea tehnică a publicării și se asigură că toate câmpurile sunt completate corect, conform structurii cerute de platformă.
5. Lipsa răspunsurilor la clarificări sau răspunsuri neconforme Ignorarea solicitărilor de clarificări sau răspunsurile ambigue pot genera suspiciuni de lipsă de transparență și pot fi temei de contestație. Răspunsurile trebuie să fie clare, concise, coerente cu documentația și publicate în termen. O consultanță achiziții publice serioasă include și suportul pentru clarificări, redactate juridic corect și fără discriminări. Expertul în achiziții publice are experiența de a anticipa întrebările ofertanților și poate contribui la redactarea unei documentații care să necesite cât mai puține completări ulterioare.
6. Evaluarea neuniformă a ofertelor Comisiile de evaluare comit adesea erori prin aplicarea incorectă sau inconsistentă a factorilor de evaluare. Fără o metodologie clară, interpretările subiective devin inevitabile. Expertul achiziții publice poate contribui la elaborarea grilelor de evaluare și a formulelor de calcul. Totodată, poate asista comisia pe tot parcursul analizei tehnice și financiare, oferind interpretări conforme cu documentația.
7. Neglijarea clarificărilor în etapa de evaluare Solicitarea de clarificări în această etapă este permisă, dar trebuie utilizată cu atenție. Nu se pot accepta completări substanțiale sau modificări ale ofertelor. Legea 98/2016 (art. 209) stabilește clar limitele clarificărilor. Nerespectarea acestora poate duce la anularea rezultatului procedurii. Consultanța achiziții publice asigură în aceste cazuri ghidajul juridic necesar pentru a rămâne în limitele legii.
8. Lipsa verificării ofertelor anormal de scăzute Comisia trebuie să identifice și să analizeze ofertele cu preț nejustificat de mic. Nepreluarea acestora sau respingerea fără motivare atrage anularea rezultatului în caz de contestație. Consultantul SEAP poate furniza modele de solicitare a justificărilor și poate interpreta răspunsurile din perspectiva sustenabilității ofertei.
9. Comunicarea defectuoasă a rezultatului Notificările trebuie trimise în termenele prevăzute de lege și trebuie să conțină motivele clare ale rezultatului. Lipsa motivării, omiterea ofertanților sau transmiterea tardivă poate genera litigii. Expertul achiziții publice redactează aceste notificări clar și cu respectarea rigorilor legale.
10. Semnarea contractului înainte de expirarea perioadei de standstill Graba de a încheia contractul ignorând termenul de așteptare legal (standstill) poate duce la nulitatea absolută a contractului. Legea 101/2016 prevede termene clare de 6 sau 10 zile pentru depunerea contestațiilor. Un consultant SEAP urmărește aceste termene și nu permite semnarea prematură.

Concluzie Majoritatea erorilor din achiziții publice sunt rezultatul presiunii de timp, al necunoașterii detaliate a legislației sau al lipsei de personal specializat. Colaborarea cu un expert achiziții publice sau cu o firmă de consultanță achiziții publice oferă instituției publice nu doar asistență tehnică, ci și o garanție de conformitate. Un consultant SEAP bine pregătit știe cum să evite greșelile, unde să fie atent și când trebuie cerută o opinie suplimentară. Într-un domeniu în care transparența și legalitatea sunt cruciale, prevenția prin expertiză face diferența între o procedură contestată și una derulată impecabil.