Comisia SCIM – Punctul Central al Sistemului de Control Intern Managerial în Instituțiile Publice

Ce este Comisia SCIM?

Comisia SCIM este structura organizatorică responsabilă cu monitorizarea, coordonarea și îndrumarea metodologică a implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial la nivelul fiecărei instituții publice. Aceasta este constituită prin decizie internă a conducătorului instituției și este compusă, de regulă, din conducătorii compartimentelor de la primul nivel ierarhic (cu excepția auditului intern).

Scopul și responsabilitățile Comisiei SCIM

Conform art. 3 și 4 din Ordinul 600/2018, Comisia SCIM are următoarele responsabilități esențiale:

• Coordonarea actualizării obiectivelor generale și specifice;

• Elaborarea și actualizarea Programului de dezvoltare SCIM;

• Supervizarea documentării procedurilor de sistem și operaționale;

• Gestionarea și monitorizarea riscurilor;

• Monitorizarea performanțelor și întocmirea rapoartelor anuale privind stadiul implementării SCIM.

Comisia SCIM în anul 2025: adaptare la noile provocări

Anul 2025 aduce noi cerințe privind digitalizarea, transparența și eficiența instituțională. Comisia SCIM trebuie să integreze în activitatea sa bune practici din proiectele POCA, precum și recomandările Ghidului de implementare SCIM. Acest lucru presupune o mai mare implicare în:

• utilizarea platformelor electronice pentru managementul riscurilor și procedurilor;

• raportări digitale integrate cu sistemele naționale (ex. MySMIS pentru fonduri europene);

• profesionalizarea continuă a membrilor comisiei.

Componența Comisiei SCIM

Comisia SCIM trebuie să reflecte structura organizatorică a instituției. În primării și alte autorități locale, componenta minimă include:

• Președintele comisiei: de obicei secretarul general sau un director executiv;

• Reprezentanți ai compartimentelor: șefi de servicii, birouri sau compartimente;

• Secretariat tehnic: un funcționar desemnat pentru întocmirea documentelor și centralizarea informațiilor.

Această componentă a comisiei SCIM este esențială pentru aplicarea în practică a Standardelor din Codul SCIM și pentru elaborarea documentelor precum Programul de dezvoltare sau Registrul de riscuri.

Regulamentul de organizare și procesul-verbal al Comisiei SCIM

Funcționarea eficientă a comisiei este guvernată de Regulamentul de organizare și funcționare, actualizat ori de câte ori este necesar. Fiecare ședință a comisiei este consemnată printr-un proces-verbal, semnat de participanți și aprobat de președintele comisiei. Procesul-verbal este un document-cheie în auditul intern și în autoevaluarea anuală SCIM.

Ce conține un proces-verbal Comisie SCIM?

• Data și locul ședinței;

• Ordinea de zi;

• Participanții;

• Deciziile adoptate (ex. aprobarea Planului de măsuri);

• Termene și responsabili;

• Semnăturile participanților.

Interacțiunea cu responsabilii compartimentelor

Responsabilii din compartimente, desemnați de conducători, au rolul de a colabora direct cu Comisia SCIM în:

• Elaborarea procedurilor documentate (Standardul 9);

• Identificarea și tratarea riscurilor (Standardul 8);

• Autoevaluarea anuală (Standardul 16).

Această colaborare este reglementată prin circulare interne, decizii și fișe de responsabilități.

Documente-cheie elaborate/avizate de Comisia SCIM

Comisia SCIM este implicată direct în validarea următoarelor instrumente:

• Programul de dezvoltare SCIM (actualizat anual);

• Registrul de riscuri al instituției;

• Fișa de autoevaluare (nivel compartiment și instituție);

• Planul de măsuri pentru riscuri semnificative;

• Proceduri de sistem și operaționale.

Exemple de bune practici

Conform Ghidului de bune practici SIPOCA 34, următoarele exemple sunt considerate repere în activitatea Comisiei SCIM:

• Instituirea unui calendar anual cu ședințe trimestriale;

• Instruirea specifică a membrilor comisiei și a secretariatului tehnic;

• Digitalizarea documentelor și menținerea unei arhive electronice;

• Implementarea unui sistem intern de alerte pentru riscuri emergente.

Dificultăți frecvente în funcționarea Comisiei SCIM

Printre provocările întâlnite în administrația locală se numără:

• Lipsa de experiență a membrilor numiți formal;

• Neactualizarea procedurilor și obiectivelor;

• Întârzierea ședințelor sau lipsa proceselor-verbale;

• Confuzie între atribuțiile Comisiei SCIM și cele ale auditului intern.

Aceste aspecte pot fi corectate prin instruire continuă și printr-un sprijin metodologic extern, oferit prin proiecte POCA sau colaborări interinstituționale.

Concluzii și recomandări pentru anul 2025

Comisia SCIM 2025 trebuie să fie mai mult decât o structură formală. Ea trebuie să fie un veritabil motor al performanței și transparenței instituționale, un garant al calității guvernanței interne.

Recomandări pentru întărirea activității comisiei:

• Desemnarea unui președinte activ și implicat;

• Digitalizarea integrală a proceselor SCIM;

• Elaborarea unui regulament intern clar și actualizat;

• Raportări anuale coerente, în corelație cu cerințele Ordinului 600/2018;

• Colaborare strânsă cu auditul intern și conducerea instituției.

Aplicabilitate în cadrul Programului Operațional Capacitate Administrativă (POCA)

Comisia SCIM joacă un rol esențial în atingerea obiectivelor asumate prin proiectele POCA – inclusiv cele care vizează îmbunătățirea capacității administrative, creșterea transparenței și combaterea corupției.

Instituțiile care implementează proiecte POCA trebuie să demonstreze funcționarea efectivă a SCIM, iar activitatea comisiei este un indicator esențial evaluat în cadrul auditului de sistem.

FAQ – Întrebări frecvente despre Comisia SCIM

1. Ce este Comisia SCIM și care este rolul ei?

Comisia SCIM (Comisia de Monitorizare SCIM) este o structură internă obligatorie, constituită prin decizie a conducătorului instituției publice, care are rolul de a coordona și monitoriza implementarea Sistemului de Control Intern Managerial (SCIM) conform Ordinului SGG nr. 600/2018.

2. Este obligatorie constituirea Comisiei SCIM?

Da. Conform art. 3 din Ordinul SGG nr. 600/2018, toate entitățile publice trebuie să constituie Comisia SCIM, indiferent de dimensiunea instituției sau nivelul acesteia (local/central).

3. Cine face parte din Comisia SCIM?

Comisia include, în mod uzual:

• conducătorul instituției sau o persoană cu autoritate delegată (președinte);

• conducătorii compartimentelor de la primul nivel ierarhic (cu excepția auditului intern);

• un secretariat tehnic (persoană desemnată pentru documentare și coordonare).

În instituțiile mici, pot fi desemnați reprezentanți ai compartimentelor.

4. Care sunt atribuțiile Comisiei SCIM?

Printre atribuții se numără:

• elaborarea Programului de dezvoltare SCIM;

• coordonarea managementului riscurilor;

• avizarea procedurilor documentate (sistem și operaționale);

• monitorizarea implementării standardelor SCIM;

• centralizarea rapoartelor de autoevaluare;

• întocmirea informărilor anuale pentru conducere.

5. Cum se organizează activitatea Comisiei?

Activitatea este reglementată prin:

• Regulamentul de organizare și funcționare al comisiei;

• Calendarul de ședințe (de regulă, trimestrial);

• Procesul-verbal al fiecărei ședințe, aprobat de președinte.

6. Ce conține un proces-verbal al Comisiei SCIM?

• Ordinea de zi;

• Deciziile adoptate;

• Responsabili și termene;

• Observații/recomandări;

• Semnăturile participanților.

Procesul-verbal este document oficial și trebuie păstrat în arhiva SCIM a instituției.

7. Poate face parte din comisie și personal cu funcție de execuție?

În mod obișnuit, nu. Comisia SCIM este formată din persoane cu funcție de conducere. Totuși, în cazul în care structura organizatorică este redusă, se pot desemna și funcționari cu experiență, la decizia conducătorului instituției.

8. Ce rol are Comisia SCIM în managementul riscurilor?

• centralizează riscurile semnificative;

• propune și aprobă profilul de risc și limita de toleranță;

• validează Planul de măsuri pentru riscurile prioritare;

• monitorizează aplicarea măsurilor la nivelul compartimentelor.

9. Ce documente elaborează sau avizează Comisia SCIM?

• Programul de dezvoltare SCIM;

• Registrul de riscuri la nivelul instituției;

• Planul de măsuri pentru controlul riscurilor;

• Fișa de autoevaluare (nivel instituție);

• Informarea anuală privind SCIM către ordonatorul principal.

10. Cum contribuie Comisia SCIM la accesarea fondurilor europene?

O instituție cu un SCIM funcțional are mai multe șanse să acceseze și să gestioneze proiecte finanțate din fonduri europene (ex. POCA). Funcționarea comisiei este un indicator de capacitate administrativă în cadrul evaluărilor externe.