Proceduri SCIM: Ghid practic privind elaborarea și utilizarea procedurilor SCIM în instituțiile publice

Proceduri SCIM: Ce sunt?

Conform Standardului 9 – Proceduri, prevăzut în Codul controlului intern managerial, o procedură SCIM este un document formalizat care descrie succesiunea activităților necesare pentru îndeplinirea unei sarcini, împreună cu responsabilitățile, resursele implicate și documentele utilizate.

Procedurile SCIM se clasifică în două categorii principale:

1. Proceduri de sistem SCIM – reglementează procesele comune, transversale, care implică mai multe compartimente (ex. managementul documentelor, planificarea activităților).

2. Proceduri operaționale SCIM – se referă la activități recurente specifice unui compartiment (ex. înregistrarea cererilor, eliberarea avizelor).

Importanța procedurilor SCIM în administrația publică

Procedurile SCIM au rolul de a:

• Asigura coerența și continuitatea activităților;

• Reduce riscul de eroare sau abuz;

• Permite monitorizarea și îmbunătățirea proceselor;

• Susține evaluarea performanței prin indicatori clari;

• Asigura conformitatea cu legislația în vigoare.

În lipsa procedurilor documentate, activitățile instituției devin vulnerabile în fața riscurilor organizaționale, a disfuncționalităților și a lipsei de trasabilitate.

Elaborarea procedurilor SCIM – pașii concreți

Ghidul pentru realizarea procedurilor documentate (proiect SIPOCA 34) prevede o metodologie detaliată de elaborare a procedurilor SCIM. Principalii pași sunt:

1. Identificarea activităților procedurale

Fiecare compartiment analizează procesele curente și selectează acele activități care necesită formalizare.

2. Codificarea procedurilor

Se stabilește un sistem unitar de codificare (ex. PS-ADM-01 pentru proceduri de sistem, PO-CONT-01 pentru proceduri operaționale).

3. Definirea structurii procedurii

Formatul minimal cuprinde: scop, domeniu de aplicare, documente de referință, responsabilități, descrierea procesului, formular de evidență a modificărilor și anexe.

4. Elaborarea propriu-zisă

Conținutul trebuie redactat clar, pe pași, cu desemnarea responsabilităților și a modului de verificare a fiecărei etape.

5. Verificarea, avizarea și aprobarea

Procedura este verificată de șeful compartimentului, avizată de Comisia de monitorizare și aprobată de conducerea instituției.

6. Difuzarea și instruirea personalului

Toți angajații implicați trebuie să cunoască și să aplice procedura.

Rolul Comisiei de Monitorizare în validarea procedurilor SCIM

Conform art. 3 și art. 6 din Ordinul 600/2018, Comisia de Monitorizare coordonează procesul de elaborare și aprobare a procedurilor SCIM. Secretariatul tehnic al comisiei se asigură că acestea respectă cerințele structurale minime și că sunt actualizate periodic.

Proceduri operaționale SCIM – specificitate și aplicabilitate

Procedurile operaționale SCIM sunt cele mai frecvente în activitatea instituțiilor publice. Ele vizează activități concrete și repetitive și trebuie:

• Să fie ușor de înțeles și de aplicat;

• Să indice clar pașii, responsabilitățile și termenele;

• Să conțină formulare standardizate, dacă este cazul.

Exemplu de procedură operațională SCIM: „Înregistrarea unei petiții primite la registratură”.

Întreținerea și actualizarea procedurilor SCIM

Conform Ghidului și Ordinului 600/2018:

• Procedurile se revizuiesc anual sau ori de câte ori apar modificări legislative sau organizatorice;

• Fiecare procedură trebuie să conțină o fișă de modificări;

• Evidența procedurilor se ține într-un Registru al procedurilor documentate.

Bune practici în utilizarea procedurilor SCIM

1. Implicarea responsabililor din compartimente în redactare.

2. Formarea profesională continuă privind redactarea și aplicarea procedurilor.

3. Utilizarea diagramelor de proces pentru claritate vizuală.

4. Monitorizarea implementării prin audituri interne periodice.

Dificultăți frecvente în implementarea procedurilor SCIM

Potrivit Manualului SCIM și Ghidului de bune practici:

• Lipsa cunoștințelor privind diferența între procedură de sistem și operațională;

• Codificarea neunitară;

• Lipsa actualizării periodice;

• Proceduri prea generale sau, dimpotrivă, prea detaliate;

• Reticența personalului în aplicarea riguroasă.

Legătura cu Programul Operațional Capacitate Administrativă (POCA)

Programul POCA susține consolidarea capacității administrative prin dezvoltarea și aplicarea SCIM, inclusiv prin finanțarea de proiecte care vizează elaborarea de proceduri SCIM, formarea personalului și dezvoltarea instrumentelor de lucru standardizate.

Concluzie

Elaborarea și aplicarea corectă a procedurilor SCIM — atât de sistem, cât și operaționale — este o responsabilitate esențială pentru orice instituție publică. Acestea nu doar că asigură conformitatea legală și managerială, ci contribuie în mod direct la îmbunătățirea calității serviciilor publice, a transparenței și a responsabilității instituționale.