SCIM în 2025: Din ce în ce mai important pentru Instituțiile Publice

Sistemul de Control Intern Managerial în instituțiile publice din România în 2025: Progres, digitalizare și provocări

În anul 2025, implementarea Sistemului de Control Intern Managerial (SCIM) în instituțiile publice din România a evoluat semnificativ, devenind o componentă esențială a bunei guvernări și a performanței administrative. Prin actualizarea metodologiilor, digitalizarea proceselor și creșterea gradului de profesionalizare, SCIM a devenit nu doar o obligație legală, ci și un instrument real de management al calității în sectorul public.

Elemente centrale ale SCIM în 2025

Sistemul SCIM este structurat în jurul a 16 standarde, grupate în cinci domenii funcționale (controlul mediului, planificare, informare și comunicare, evaluare și monitorizare, activități de control). Printre cele mai importante se numără:

• Standardul 1 – Etică și integritate, care impune crearea unui climat etic și existența unui consilier de etică;

• Standardul 8 – Managementul riscurilor, care asigură identificarea, evaluarea și tratarea riscurilor instituționale;

• Standardul 9 – Proceduri, care cere documentarea clară și completă a proceselor instituționale.

Aceste standarde nu sunt opționale și nu pot fi implementate superficial. Ele presupun implicare activă din partea conducerii, resurse dedicate și o cultură organizațională axată pe responsabilitate.

Platforma SCIM360: Digitalizare Completă

În 2025, una dintre cele mai importante inovații în domeniul SCIM este utilizarea platformei SCIM360, o soluție digitală destinată gestionării centralizate a documentelor, activităților de autoevaluare, raportării riscurilor și elaborării procedurilor. Platforma permite:

• crearea și arhivarea cu ușurință de documente SCIM;

• completarea online a fișelor de autoevaluare;

• sprijin direct în relația cu Curtea de Conturi; organizarea clară a documentelor, istoricul modificărilor și evidențe complete

• suport complet în vederea documentelor și a funcționalității platformei pe întreaga durată a colaborării

SCIM360 este deja utilizată în mai multe primării și instituții centrale, reducând birocrația și crescând trasabilitatea datelor. În special pentru unitățile administrativ-teritoriale mici, platforma oferă un cadru clar, intuitiv și standardizat pentru gestionarea SCIM.

Rolul Comisiei de Monitorizare și al responsabililor SCIM

Comisia de Monitorizare, prevăzută la art. 3 din Ordinul 600/2018, este responsabilă pentru coordonarea întregului proces SCIM. Formată din conducătorii de compartimente, această structură monitorizează implementarea standardelor, coordonează managementul riscurilor și aprobă programul anual de dezvoltare SCIM.

La nivelul fiecărui compartiment, sunt desemnați responsabili cu riscurile, care consiliază și asistă managerii în identificarea și tratarea riscurilor, inclusiv prin instrumente precum Registrul de riscuri, Planul de măsuri și Fișele de urmărire a riscurilor.

SCIM în primării: între obligație legală și instrument de dezvoltare

În administrația locală, implementarea SCIM a fost adesea tratată ca o obligație birocratică. În 2025, acest trend se inversează treptat. Tot mai multe primării folosesc SCIM pentru a eficientiza activitățile interne, a preveni conflictele de interese, a asigura trasabilitatea deciziilor și a crește transparența.

Exemplu practic: O primărie comunală din județul Bihor, folosind SCIM360, a reușit să identifice un risc major legat de întârzierea eliberării autorizațiilor de construire. Prin documentarea procedurilor operaționale, alocarea clară a responsabilităților și stabilirea unor termene de control, durata medie de procesare a fost redusă cu 45%.

Importanța procedurilor documentate

Procedurile documentate (Standardul 9) sunt esențiale pentru asigurarea consistenței, transparenței și trasabilității activităților administrative. Acestea se împart în două categorii:

• Proceduri de sistem, care vizează activitățile recurente și transversale (ex. achiziții publice, comunicare internă);

• Proceduri operaționale, care detaliază modul de realizare a unei activități concrete (ex. emiterea certificatelor fiscale).

Conform Ghidului pentru realizarea procedurilor documentate elaborat în cadrul SIPOCA 34, fiecare procedură trebuie să conțină: scop, domeniu de aplicare, responsabilități, diagrama de proces, documente aferente și formular de evidență a modificărilor. Verificarea, aprobarea și actualizarea periodică sunt esențiale pentru menținerea relevanței acestor proceduri.

Managementul riscurilor: o responsabilitate strategică

Standardul 8, privind managementul riscurilor, presupune o abordare sistematică: de la identificarea riscurilor la nivel de compartiment, la elaborarea profilului de risc și stabilirea planurilor de acțiune. Riscurile se clasifică după probabilitate și impact și sunt gestionate prin măsuri de prevenție, reducere sau transfer.

În 2025, se pune accent pe utilizarea indicatorilor de performanță pentru monitorizarea riscurilor și pe documentarea riguroasă a fiecărei etape, astfel încât să poată fi auditată și replicată.

Dificultăți frecvente în Implementarea SCIM

Implementarea SCIM rămâne provocatoare, mai ales în administrațiile locale:

• lipsa de resurse umane dedicate;

• confuzia între documente de control și documente operaționale;

• tratamentul formalist al autoevaluării și raportării.

Recomandare: Formarea continuă a personalului și implicarea conducerii instituției sunt două condiții fundamentale pentru succesul SCIM. Sprijinul din partea Secretariatului General al Guvernului (prin Direcția de Control Intern Managerial) și proiectele POCA rămân surse valoroase de expertiză și resurse.

SCIM nu este un „dosar de bifat”, ci un instrument viu, integrat în managementul instituției. În 2025, succesul implementării depinde de maturitatea organizațională, capacitatea de adaptare și utilizarea tehnologiei. Pentru primării, dar și pentru instituțiile publice centrale, SCIM devine parte dintr-un ecosistem mai larg de guvernanță deschisă, performanță și responsabilitate.