Procedura de sistem: definire și aplicabilitate

Procedura de sistem – definiție:

Procedura de sistem este un document formal care reglementează modul de desfășurare al unui proces complex sau al unei activități care implică întregul aparat administrativ sau majoritatea compartimentelor dintr-o instituție publică.

Este diferită de procedura operațională tocmai prin faptul că vizează procese generale (cum ar fi: managementul riscurilor, elaborarea documentelor oficiale, circuitul informației), și nu sarcini punctuale ale unui compartiment. Conform Ordinului 600/2018, toate instituțiile publice trebuie să aibă astfel de proceduri documentate, aprobate și aplicate unitar.

Proceduri de sistem și responsabilitățile aferente

Printre exemplele uzuale de proceduri de sistem regăsim:

• Procedura de elaborare și actualizare a procedurilor documentate;

• Procedura privind prevenirea fraudelor și a conflictelor de interese (Standardul 1);

• Procedura privind managementul riscurilor (Standardul 8).

Elaborarea și actualizarea procedurilor de sistem intră în atribuțiile Comisiei de Monitorizare, iar implementarea efectivă este în sarcina responsabililor desemnați la nivelul compartimentelor.

Lista proceduri operaționale obligatorii într-o instituție publică

Ce presupune lista procedurilor operaționale obligatorii

Lista procedurilor operaționale obligatorii nu este una fixă, dar există un nucleu minimal impus prin standarde SCIM. Fiecare instituție trebuie să-și elaboreze propria listă a activităților procedurale, ținând cont de funcționarea reală a compartimentelor sale.

Exemple de proceduri operaționale frecvent întâlnite:

• Procedura de salarizare;

• Procedura de gestionare a documentelor de corespondență;

• Procedura de organizare a arhivei;

• Procedura de programare a concediilor;

• Procedura de primire și soluționare a petițiilor;

• Procedura de evaluare profesională.

Rolul procedurilor în SCIM: prevenție, transparență și eficiență

Procedurile operaționale: coloana vertebrală a SCIM

Procedurile operaționale transformă regulile informale în reguli clare, aplicabile, monitorizabile. Ele garantează:

• continuitatea activităților;

• instruirea corectă a noilor angajați;

• trasabilitatea deciziilor și acțiunilor;

• reducerea riscurilor de corupție sau ineficiență administrativă.

În lipsa acestor proceduri, auditul intern nu poate valida eficiența SCIM, iar raportarea anuală devine incompletă și formalistă.

Ce trebuie evitat când vine vorba de aplicarea SCIM în primării

1. Tratarea SCIM ca formalitate birocratică

SCIM devine eficient doar dacă este înțeles ca mecanism de prevenție și control, nu ca un set de hârtii pentru a „da bine” la audit.

2. Lipsa digitalizării

Fără o platformă dedicată, instituțiile se confruntă cu:

• Fișiere disparate, greu de găsit

• Lipsă de responsabilitate clară pentru actualizarea documentelor

• Lipsă de trasabilitate

3. Nerespectarea ciclului anual de control intern

Un SCIM implementat, dar neactualizat anual, devine rapid irelevant. Sistemele digitale ca SCIM360 ajută la:

• Reamintirea automată a termenelor

• Generarea anuală a noii structuri de control

Rolul Comisiei de Monitorizare și al responsabililor

Comisia de Monitorizare în SCIM

Comisia de Monitorizare este structura care supervizează întregul proces de implementare a SCIM la nivelul unei entități. Este desemnată prin decizie internă și este coordonată fie de conducătorul instituției, fie de o persoană cu funcție de autoritate delegată.

Responsabilii procedurali: arhitecții aplicării

Responsabilii cu procedurile și riscurile sunt angajații desemnați la nivelul fiecărui compartiment pentru a asigura documentarea și aplicarea corectă a regulilor și proceselor.

Documentarea procedurilor: condiție de legalitate și eficiență

Cum se redactează o procedură: pași esențiali

Conform Ghidului elaborat în cadrul POCA, o procedură documentată trebuie să includă:

• scop;

• domeniu de aplicare;

• documente de referință;

• diagrama de proces;

• responsabilități;

• formular de evidență a modificărilor.

Întrebări Frecvente (FAQ)

Care este diferența dintre procedura operațională și procedura de sistem?

• Procedura operațională reglementează activitățile specifice ale unui compartiment sau domeniu restrâns (ex. salarizare, arhivare).
• Procedura de sistem are aplicabilitate largă, interdepartamentală, și vizează procese administrative generale (ex. managementul riscurilor, elaborarea documentației).

Ce se întâmplă dacă instituția nu implementează SCIM?

• Neimplementarea sau implementarea formalistă a SCIM poate atrage consecințe grave:
• risc crescut de neconformitate în audituri;
• dificultăți în atragerea fondurilor europene;
• vulnerabilitate la fraude sau erori;
• lipsă de coerență și eficiență în activitatea curentă.

Câte și ce tipuri de proceduri trebuie să existe într-o instituție?

Nu există un număr fix impus de lege, dar se recomandă ca fiecare activitate relevantă să fie reglementată printr-o procedură operațională, iar funcțiile transversale să aibă proceduri de sistem. Instituția trebuie să stabilească o listă proprie de proceduri obligatorii, actualizată anual.

Cine este responsabil pentru elaborarea și actualizarea procedurilor?

Fiecare compartiment este responsabil de elaborarea procedurilor care îl privesc. Verificarea, avizarea și aprobarea se fac în coordonare cu Comisia de Monitorizare, conform Ordinului 600/2018, art. 6.

Ce este Registrul de riscuri și de ce este important?

Registrul de riscuri este documentul în care sunt identificate, evaluate și clasificate riscurile semnificative care pot afecta obiectivele instituției. Este un instrument-cheie în implementarea Standardului 8 – Managementul riscurilor, permițând instituției să planifice măsuri preventive și corective.

Cum este monitorizată aplicarea SCIM în instituțiile publice?

Prin raportarea anuală SCIM și prin evaluările interne coordonate de Comisia de Monitorizare. La nivel central, Secretariatul General al Guvernului centralizează aceste date și elaborează un raport național privind stadiul de implementare.

Este SCIM relevant pentru accesarea fondurilor europene?

Da. Un sistem SCIM bine implementat este o condiție de eligibilitate în multe proiecte cu finanțare europeană (inclusiv POCA). Lipsa unor proceduri clare și a unui sistem de control funcțional poate duce la corecții financiare sau la refuzul finanțării.